LC Proc 15 – 18 MAART 2022 – Aansluitingsregister – gebruiksregels
Betreft: Aansluitingsregister - gebruiksregels
1. INGEBRUIKNAME VAN HET AANSLUITINGSREGISTER
Het aansluitingsregister, bedoeld in artikel 26/1 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag, wordt in gebruik genomen op 1 april 2022.
Het register wordt vóór deze datum geïnitialiseerd met de vereiste parameters, zoals bepaald in artikel 8 van het besluit van 22 januari 2022 van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie betreffende de aansluiting van de bijslagtrekkende bij een kinderbijslaginstelling, en dit:
- voor alle bijslagtrekkenden die op deze datum aangesloten zijn bij een Brusselse kinderbijslaginstelling in toepassing van de artikels 26 of 39 van de ordonnantie van 4 april 2019;
- voor alle toekomstige bijslagtrekkenden die vóór deze datum een geldige aanvraag tot eerste aansluiting ingediend hebben;
- voor alle bijslagtrekkenden voor wie vóór deze datum een geldige aanvraag tot wijziging van de aansluiting ontvangen werd, met uitwerking na deze datum.
Deze parameters worden door elke kinderbijslaginstelling afzonderlijk aangeleverd volgens de modaliteiten die overeengekomen zijn tussen Iriscare en de kinderbijslaginstellingen.
2. WELKE AANVRAGEN DIENEN GEREGISTREERD TE WORDEN IN HET AANSLUITINGSREGISTER?
2.1. AANVRAGEN TOT EERSTE AANSLUITING
De kinderbijslaginstellingen dienen elke geldige aanvraag tot eerste aansluiting die zij ontvangen, onverwijld te registreren in het aansluitingsregister. Een geldige aanvraag is een aanvraag die voldoet aan de bepalingen die opgenomen zijn in het besluit van 22 januari 2022, en verder toegelicht worden in de omzendbrief CO GB 18 van 18 november 2021. Een aanvraag die niet aan de vereiste voorwaarden voldoet, is ongeldig en mag bijgevolg niet in het register opgenomen worden.
Nota bene, de regelgeving voorziet dat een toekomstige bijslagtrekkende een geldige aanvraag kan indienen in twee specifieke situaties:
- De aanvraag tot aansluiting wordt ingediend vanaf de zesde maand van de zwangerschap, in het kader van een aanvraag tot voorafbetaling van het kraamgeld. Om dergelijke aanvragen te registeren, volstaat het dat de kinderbijslaginstelling beschikt over een geldige aanvraag tot aansluiting en een geneeskundig attest waaruit blijkt dat de aanvrager ten minste 5 maanden zwanger is. Er hoeft dus niet gewacht te worden tot de datum waarop het kraamgeld toegekend wordt, alvorens de aanvraag te registreren in het register.
- De aanvraag tot aansluiting wordt ingediend in de maand die voorafgaat aan de het verwerven van de hoedanigheid van bijslagtrekkende. De kinderbijslaginstellingen hoeven voor de registratie van dit type aanvragen niet te wachten tot de hoedanigheid van bijslagtrekkende daadwerkelijk verworven is, en de betalingsperiode dus effectief aangebroken is. De aanvraag mag geregistreerd worden zodra de kinderbijslaginstelling over alle nodige inlichtingen en feitelijke elementen beschikt die toelaten om de kinderbijslag toe te kennen aan de aanvrager met ingang van de maand volgend op de aanvraag, en om bijgevolg aansluitend op de registratie in het aansluitingsregister ook de betalingsperiode in het kadaster te registreren. Zolang deze inlichtingen en elementen ontbreken, dient de kinderbijslaginstelling zich te onthouden van registratie.
2.2. AANVRAGEN TOT WIJZIGING VAN AANSLUITING
De kinderbijslaginstellingen dienen elke geldige aanvraag tot wijziging van aansluiting die zij ontvangen, onverwijld te registreren in het aansluitingsregister. Een geldige aanvraag is een aanvraag die voldoet aan de bepalingen die opgenomen zijn in het besluit van 22 januari 2022, en verder toegelicht worden in de omzendbrief CO GB 18 van 18 november 2021. Een aanvraag die niet aan de vereiste voorwaarden voldoet, is ongeldig en mag bijgevolg niet in het register opgenomen worden.
Nota bene:
Een aanvraag tot wijziging van de aansluiting is niet geldig indien deze ingediend wordt binnen de termijn van 24 maanden volgend op de voorgaande aansluiting (met uitzondering van het specifieke geval van de aansluiting van rechtswege bij de kinderbijslaginstelling die over een betaaldossier beschikt voor één of meer kinderen waarvoor de hoedanigheid van bijslagtrekkende retroactief vastgesteld wordt). De kinderbijslaginstellingen hebben evenwel geen mogelijkheid om de naleving van deze termijn vooraf te controleren, aangezien de inhoud van het aansluitingsregister niet vrij consulteerbaar is. De kinderbijslaginstellingen dienen voor dit type aanvragen dus zelf enkel na te gaan of de aanvraag tot wijziging aan alle overige bepalingen voldoet, alvorens deze te registreren in het aansluitingsregister. De controle met betrekking tot de termijn van 24 maanden wordt door het register zelf uitgevoerd. Indien uit deze automatische controle blijkt dat de aanvraag vroegtijdig ingediend werd, zal de registratie onmiddellijk geweigerd worden door het register, en moet de instelling de aanvraag afwijzen. In het andere geval zal het register de succesvolle registratie bevestigen.
2.3. AANSLUITING VAN RECHTSWEGE
Een aansluiting van rechtswege bij de publieke kinderbijslaginstelling ingeval van non-take-up dient onverwijld geregistreerd te worden in het register. De gebruikers van de publieke operator beschikken over een extra aanvinkvakje in de applicatie dat toelaat om deze gevallen te identificeren. Enkel aansluitingen van rechtswege die voldoen aan de bepalingen die opgenomen zijn in het Besluit van 22 januari 2022, en die verder toegelicht worden in de omzendbrief CO GB 18 van 18 november 2021, kunnen op deze wijze geregistreerd worden.
Aansluitingen van rechtswege bij de kinderbijslaginstelling die reeds over een betaaldossier beschikt voor de kinderen waarvoor de hoedanigheid van bijslagtrekkende retroactief vastgesteld wordt, kunnen niet in het aansluitingsregister ingevoerd worden via de applicatie. De kinderbijslaginstellingen dienen deze dossiers voor te leggen aan de beheerder van het register via het adres admin.ctrl@iriscare.brussels. Deze zal de geldigheid van de aansluiting van rechtswege evalueren en deze in functie daarvan al dan niet toevoegen aan het register. De kinderbijslaginstelling wordt vervolgens ingelicht over de registratie (of niet-registratie) van de aansluiting.
Voor kinderen die geplaatst zijn met betaling van het één derde op een spaarboekje, blijft de instelling die meteen vóór de plaatsing instond voor de uitbetaling van de kinderbijslag verder bevoegd. Deze gevallen vallen strikt genomen buiten het toepassingsgebied van het aansluitingsmechanisme, aangezien er geen sprake is van een bijslagtrekkende die zich dient aan te sluiten bij een kinderbijslaginstelling. De kinderbijslaginstellingen dienen de beheerder van het register via het adres admin.ctrl@iriscare.brussels op de hoogte te brengen van deze dossiers.
3. WELKE TIMING DIENEN DE KINDERBIJSLAGINSTELLINGEN TE RESPECTEREN?
Zodra de kinderbijslaginstellingen de geldigheid van een ontvangen aanvraag vastgesteld hebben, met toepassing van de bovenstaande bepalingen, dienen zij onverwijld over te gaan tot de registratie in het aansluitingsregister. Registratie via de applicatie is niet langer mogelijk eens er 30 kalenderdagen verstreken zijn sinds de datum van de aanvraag. In dat geval dient de kinderbijslaginstelling de aanvraag voor te leggen aan de beheerder van het register via het adres admin.ctrl@iriscare.brussels. Deze zal de geldigheid van de aanvraag evalueren en deze in functie daarvan al dan niet toevoegen aan het register. De kinderbijslaginstelling wordt vervolgens ingelicht over de registratie (of niet-registratie) van de aanvraag.
Zoals aangegeven in de omzendbrief CO GB 18 van 18 november 2021, mogen de kinderbijslaginstellingen pas na de succesvolle registratie in het aansluitingsregister overgegaan tot de registratie van de betalingsperiodes in het kadaster van de kinderbijslag (en vervolgens tot de daadwerkelijke uitvoering van de betalingen).
4. TOEGANG TOT HET AANSLUITINGSREGISTER
Het aansluitingsregister is toegankelijk via de link die ter beschikking gesteld wordt door Iriscare. Het staat de kinderbijslaginstellingen vrij om de toegang tot het register te beperken tot een selectie van hun medewerkers. In dat geval dienen zij aan Iriscare mee te delen aan welke medewerkers zij toegang wensen te verlenen. In het andere geval wordt de toegang verleend aan alle medewerkers van de kinderbijslaginstelling die toegang hebben tot het kadaster van de kinderbijslag.
5. GEBRUIK VAN HET AANSLUITINGSREGISTER
Iriscare stelt een gebruikershandleiding ter beschikking van de kinderbijslaginstellingen.
Als een kinderbijslaginstelling problemen ondervindt of vragen heeft bij het gebruik van de applicatie, dan kan contact opgenomen worden met de beheerder via het adres admin.ctrl@iriscare.brussels. Met het oog op een efficiënte uitwisseling wordt aan elke kinderbijslaginstelling gevraagd om een interne SPOC aan te wijzen die de vragen over het aansluitingsregister centraliseert en die instaat voor de communicatie hieromtrent met de beheerder bij Iriscare.
Het register biedt niet de mogelijkheid om reeds registreerde aansluitingen te consulteren, te wijzigen of te schrappen. Als er een rechtzetting doorgevoerd moet worden, bijvoorbeeld wanneer blijkt dat een aanvraag ten onrechte of foutief geregistreerd werd, dan kan de SPOC van de kinderbijslaginstelling hiervoor contact opnemen met de beheerder van het register via het adres admin.ctrl@iriscare.brussels.
De kinderbijslaginstellingen worden tevens verzocht om de beheerder langs dezelfde weg in te lichten wanneer het BIS- of INSZ-nummer van een aangesloten bijslagtrekkende gewijzigd is, zodat deze aanpassing zo spoedig mogelijk doorgevoerd kan worden in het register.
6. TOEZICHT OP HET CORRECT GEBRUIK VAN HET AANSLUITINGSREGISTER
Het register bevat een reeks automatische controles die toelaten om ongeldige of incoherente aanvragen te identificeren en te weigeren. In deze gevallen wordt de gebruiker onmiddellijk op de hoogte gebracht via een foutmelding.
Er werd een specifiek controlemechanisme ingebouwd voor het scenario waarbij een bijslagtrekkende meerdere aanvragen heeft ingediend bij verschillende kinderbijslaginstellingen. Pro memorie: Indien deze aanvragen op verschillende datums ingediend zijn, heeft enkel de eerst ingediende aanvraag uitwerking. Zijn de aanvragen op dezelfde datum ingediend, dan zal de regulator aan de belanghebbende vragen om een definitieve voorkeur uit te spreken. Dergelijke tegenstrijdige aansluitingen worden automatisch gedetecteerd en geanalyseerd door het register. Als hieruit blijkt dat een reeds geregistreerde aanvraag niet de eerste ingediende aanvraag is voor deze bijslagtrekkende, dan wordt een aangepaste foutboodschap weergegeven aan de kinderbijslaginstelling die wel over de eerst ingediende aanvraag beschikt. In deze boodschap wordt de kinderbijslaginstelling in kwestie uitgenodigd wordt het dossier voor te leggen aan de beheerder via het adres admin.ctrl@iriscare.brussels.
De beheerder van het register zal tevens periodieke, systematische controles uitvoeren op de coherentie van de ingevoerde gegevens. Als hieruit blijkt dat de informatie die door de kinderbijslaginstellingen ingevoerd werd, bijvoorbeeld met betrekking tot de aanvang van de betalingsperiode of de vermoedelijke geboortedatum, niet overeenstemt met de werkelijkheid, dan zal voor deze aansluitingen verder onderzocht worden of de aanvraag voldeed aan de toepasselijke regelgeving, en of deze terecht en correct geregistreerd werd door de kinderbijslaginstelling.
Tot slot zal de correcte toepassing van het aansluitingsmechanisme, inclusief de registratie in het aansluitingsregister, opgenomen worden in de jaarlijkse administratieve controle.
Bedankt voor uw medewerking.
Hoogachtend,
Tania Dekens
Leidend ambtenaar