Conditions générales de la centrale de marchés d’Iriscare, approuvées par le Comité général de gestion le 8 OCTOBRE 2020

1.Définitions

Centrale de marchés: La centrale d'achat d'équipements de protection individuelle organisée par Iriscare conformément à la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics (articles 2, 6°, a), 2, 7°, b) et 47, § 2), et à l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales (article 4, § 8, inséré par l'ordonnance portant confirmation des arrêtés du Collège réuni de la Commission communautaire commune pris en exécution de l'ordonnance du 19 mars 2020 visant à octroyer des pouvoirs spéciaux au Collège réuni de la Commission communautaire commune dans le cadre de la crise sanitaire du COVID-19 et relative à l'octroi de missions complémentaires à l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, article 13) ;

Iriscare: L'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, visé à l'article 2, § 1er, de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales ;

Adhérent: Le pouvoir adjudicateur appartenant au groupe-cible qui a effectivement adhéré à la Centrale de marchés conformément à la procédure prévue au point 3.5. ;

Groupe-cible: Les pouvoirs adjudicateurs qui appartiennent à l'une des catégories suivantes :

1.Les maisons de repos et les maisons de repos et de soins quidépendent d'Iriscare ;

2.Les établissements et services de soins agréés par laCommission communautaire commune (Cocom) (Iriscare, Services duCollège réuni - SCR), la Commission communautaire française (Cocof), laCommission communautaire flamande (VGC), et les établissements etservices de soins agréés par la Communauté flamande ou laCommunauté française qui sont établis en région bruxelloise :

2.1. Pour Iriscare : les centres de soins de jour pour personnes âgées, les centres de jour pour personnes âgées, les résidences-services, les établissements pour personnes handicapées, l’habitat accompagné des personnes handicapées, les services d’aide aux actes de la vie journalière (services AVJ), les centres de jour pour personnes handicapées, les services d’aide à domicile, les services de garde à domicile, les centres de rééducation fonctionnelle, les équipes de soins palliatifs multidisciplinaires, les centres de planning familial ;

2.2. Pour les SCR : les maisons de soins psychiatriques (MSP), les initiatives d’habitations protégées (IHP), les services de soins de santé mentale et les hôpitaux ;

2.3. Pour la Cocof : les institutions pour personnes handicapées (enfants et adultes), l’habitat accompagné pour personnes handicapées, les services d’encadrement pour personnes handicapées, les centres de jour pour personnes handicapées, les services de soins de santé mentale, les deux hôpitaux psychiatriques Parhélie et l’Equipe, l’IHP Juan Luiz Vivez, les résidences-services, les équipes de soins palliatifs multidisciplinaires, les maisons médicales, les services d’aide à domicile, les centres de planning familial et les hôpitaux ;

2.4. Pour la Communauté flamande : les centres de soins résidentiels, les appartements de service, les centres de jour, les centres de court séjour, les initiatives de logement protégé, les centres de réhabilitation et les hôpitaux ;

2.5. Pour la Communauté française : les centres de revalidation et les hôpitaux.

3.Les prestataires de soins actifs sur le territoire de la régionbruxelloise, à savoir les personnes physiques qui dispensent des soinsde manière professionnelle sur le territoire de la région bruxelloise etqui sont agréées pour ce faire par l'autorité compétente.

4.Les autres structures d’accueil que celles citées au point 2 quisont agréées par la Cocom (y compris les CPAS), la Cocof, la VGC, etcelles qui, parmi ces autres structures, sont agréées par la Communautéflamande ou la Communauté française et établies en région bruxelloise,dont les centres pour sans-abri ;

5.Les administrations :

5.1. Les administrations communales et régionales relevant de laRégion de Bruxelles-Capitale (RBC) ;

5.2. Les administrations de la Cocof et de la VGC ;

5.3. Les administrations de la Communauté flamande et de laCommunauté française qui sont situées en région bruxelloise.

6.Tous les services agréés/subventionnés par la RBC, Iriscare, lesSCR, la Cocof et la VGC dans les secteurs suivants et tous les servicesagréés/subventionnés par la Communauté flamande ou la Communautéfrançaise et qui sont situés en région bruxelloise :

6.1. Secteur social

6.2. Economie sociale

6.3. Secteur culturel

6.4. Sport

6.5. …

7.Les évènements agréés/subventionnés par la RBC, Iriscare, lesSCR, la Cocof et la VGC, et les évènements qui sont agréés/subventionnés par la Communauté flamande ou la Communauté française et qui ont lieu en région bruxelloise.

Equipement de protection individuelle: Tout équipement destiné à être porté ou utilisé par un individu pour le protéger contre un ou plusieurs risques susceptibles de mettre en péril sa santé ainsi que tout complément ou accessoire destiné à cet objectif.

Comité général de gestion: Le Comité général de gestion d'Iriscare, institué par l'article 9, § 1er, de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales. Cet organe est compétent notamment pour approuver les marchés publics d'équipements de protection individuelle, et pour organiser la Centrale de marchés.

Conseil des utilisateurs (point 3.3.) : Le conseil des utilisateurs mis en place par le Comité général de gestion au sein d'Iriscare. Il s’agit de l’organe au sein duquel des (groupes d’) utilisateurs sont représentés afin de fournir des avis au sujet des besoins et de la priorisation en matière d’équipement de protection individuelle (volume et spécifications d’un nombre limité de produits).

Panel d'experts (point 3.4) : Le panel d'experts mis en place par le Comité général de gestion au sein d'Iriscare. Il s’agit de l’organe où siègent des experts (médicaux/techniques) pour fournir des avis au sujet des spécifications (médicales/techniques) des produits et éventuellement la priorisation nécessaire dans l’approvisionnement des institutions.

2. Objet de la Centrale de marchés

La centrale de marchés permet aux adhérents de faire usage des contrats-cadres passés dans ce contexte par Iriscare avec les fournisseurs. La Centrale de marchés garantit à l’Adhérent que la réglementation relative aux marchés publics est respectée pour les marchés qu’elle passe.

L’Adhérent qui acquiert des équipements de protection individuelle par le biais des marchés passés par la Centrale de marchés est dès lors considéré comme ayant respecté les obligations relatives à la passation des marchés publics.

La centrale de marchés signifie qu’Iriscare organise les marchés publics (adjudication publique, conclusion de contrats-cadres), afin que les adhérents à cette centrale de marchés publics puissent passer directement et pour leur propre compte des commandes auprès des fournisseurs avec lesquels un contrat-cadre a été conclu.

Iriscare intervient donc dans le marché public mais pas dans la commande (sous réserve des modalités de fonctionnement de la centrale de marchés prévues au point 3), la livraison, le stockage et la facturation des produits.

L'objectif de la centrale de marchés est de garantir à l’avenir que toutes les institutions, services et administrations du groupe-cible au sein de la Région de Bruxelles-Capitale disposent en temps voulu des équipements de protection individuelle nécessaires, de qualité adéquate et à un tarif aussi avantageux que possible (en temps de crise mais aussi dans des circonstances « normales »).

Certains produits disponibles dans le cadre de la centrale de marchés sont par ailleurs testés/certifiés.

3. Fonctionnement de la centrale de marchés

3.1. L'eCat

Iriscare met en place un eCat des produits disponibles dans le cadre de la centrale de marchés. Ces produits sont sélectionnés selon les modalités prévues aux points 3.2 à 3.4.

Pour chaque produit disponible dans l’eCat, Iriscare prévoit :

- des directives en vue d’une utilisation proportionnelle et efficiente ;

- les spécifications techniques des produits.

3.2. Le Comité général de gestion

Le Comité général de gestion organise la centrale de marchés. À cet effet, il approuve les marchés publics d'équipements de protection individuelle et détermine les produits qui sont proposés dans l'eCat. Il bénéficie à cet égard des avis du conseil des utilisateurs (voir point 3.3) et du panel d'experts (voir point 3.4).

3.3. Le conseil des utilisateurs

Le conseil des utilisateurs peut fournir des avis au Comité général de gestion au sujet des besoins lors de la rédaction de cahiers des charges qui doivent déboucher sur de nouveaux contrats-cadres.

Le conseil des utilisateurs fournit des avis au sujet des besoins en termes de produits, de leurs spécificités et quantités. Le conseil des utilisateurs peut aussi fournir des avis sur la répartition prioritaire des équipements de protection individuelle en cas de pénurie et/ou de crise (voir point 7) sur avis du panel d’experts (voir point 3.4).x

La composition du conseil des utilisateurs prévoit une représentation équilibrée des fédérations d’institutions et des administrations qui participent à la centrale de marchés publics.

3.4. Le panel d'experts

Le panel d’experts fournit directement des avis aux collaborateurs de la centrale de marchés et au conseil des utilisateurs.

Ces avis seront utilisés pour la rédaction de cahiers des charges pour les nouveaux marchés publics (produits, spécifications des produits, volumes), et pour le suivi de l’exécution des contrats-cadres (priorisation).

Le panel d’experts est constitué de 4 experts disposant d'une expertise complémentaire axée sur la pratique en matière d'équipements de protection individuelle à l’usage des institutions de soins.

3.5. Procédure d’inscription auprès de la centrale de marchés

Un formulaire de demande de participation qu’il est possible de remplir et de soumettre en ligne se trouve sur le site web d’Iriscare (https://www.iriscare.brussels/fr/. Outre le formulaire de demande, le candidat adhérent devra également : fournir les coordonnées des deux acheteurs pour lesquels un accès à l'eCat est demandé.

Iriscare vérifie la demande et notifie sa décision au candidat adhérent. En l’absence de refus écrit d'Iriscare dans les trente jours de calendrier de l’envoi d’une demande d’adhésion par un candidat adhérent appartenant au groupe-cible, Iriscare est réputé accepter l’adhésion à la centrale de marchés.

Pour toute demande d'adhésion acceptée, Iriscare crée l’organisation dans l’eCat et associe les deux acheteurs dans le système (eCat) à l’organisation après que les acheteurs se soient enregistrés au moyen de leur carte d'identité (eID) ou via Itsme sur le site de l'eCat.

Une fois qu’Iriscare aura validé et associé les acheteurs, les adhérents pourront passer des commandes via l’eCat.

Iriscare tiendra le Comité général de gestion informé des nouvelles inscriptions, de sorte que le Comité général de gestion puisse les ratifier (éventuellement a posteriori).

3.6. Le fonctionnement opérationnel en matière de commande, facturation et rapportage

- Chaque adhérent désigne deux gestionnaires administratifs (= acheteurs) qui ont la compétence d’achat et accès à l’eCat (voir point 3.5).

- Pour chaque commande, l’acheteur devra s’identifier au moyen de sa carte d’identité (eID) ou via Itsme, afin que l'on puisse vérifier s’il est enregistré et est un acheteur autorisé.

- L’acheteur peut passer des commandes pour l’ensemble des produits disponibles dans l’eCat. L’eCat permet aux acheteurs enregistrés des adhérents à la centrale de marchés publics de passer des commandes directes en ligne auprès du ou des fournisseurs.

- Les fournisseurs sont informés des commandes par le biais de l'eCat, les livrent directement chez l'adhérent et les lui facturent également directement.

Iriscare sera chargé de la gestion des acheteurs et du rapportage au sujet des commandes.

- Lorsque la commande est clôturée, l’acheteur doit toujours de nouveau approuver les conditions générales avant la confirmation finale.

- Chaque acheteur examinera et respectera le manuel d’utilisateur en vue d’utiliser l’eCat.

- Chaque adhérent suit lui-même les commandes ; il veille à cet égard à ce que les livraisons et facturations soient effectuées conformément aux conditions fixées dans le cahier des charges.

3.7. Procédure de désinscription

Toute demande de désinscription à la centrale de marchés doit être introduite par mail par l'adhérent à l'adresse suivante : ecat@iriscare.brussels.

Toute demande de désinscription introduite par un acheteur sera considérée comme irrecevable.

4. Obligations de l'adhérent

4.1. Recours exclusif à l'eCat

Dans le cadre de la centrale de marchés, l'adhérent effectue toutes ses commandes via l'eCat mis en place par Iriscare.

Aucune commande directe ne peut être passée auprès des fournisseurs dans le cadre de la centrale de marchés.

4.2. Instructions relatives à la répartition prioritaire et proportionnelle des produits

L'adhérent respecte les instructions d’Iriscare en matière d’utilisation proportionnelle et efficiente des produits (et suit à cet effet les protocoles d’utilisation) et le maintien de stocks stratégiques limités et rotatifs au niveau de l'adhérent comme fil conducteur pour passer des commandes.

4.3.Spécifications techniques des produits

L'adhérent s'engage à prendre connaissance et à adhérer aux spécifications techniques des produits disponibles dans l'eCat. Ces spécifications techniques sont reprises par produit dans l'eCat.

4.4. Stock stratégique

Les adhérents qui relèvent de la catégorie 1 du groupe-cible sont censés détenir pour les équipements de protection individuelle un stock stratégique d'un mois en cas de crise.

4.5. Clause de préférence

L'adhérent accepte la condition que les produits en question sont achetés en priorité par le biais de la centrale de marchés d’Iriscare. L'adhérent peut commander ailleurs si le fournisseur de l’eCat ne peut livrer dans un délai raisonnable, en cas d'application des règles de priorité prévues au point 7, ou si les prix sont moins élevés auprès d'autres fournisseurs.

4.6. Notifications

Chaque adhérent signale à Iriscare les irrégularités concernant la qualité, les volumes et/ou les livraisons et litiges. Les notifications ont lieu en envoyant un mail à l’adresse ecat@iriscare.brussels.

Cette obligation de notification porte sur les cas mentionnés ci-dessous et les cas comparables :

- La qualité des produits livrés diffère des spécifications du produit ou des produits livrés précédemment ;

- La livraison a lieu avec plus de 5 jours ouvrables de retard (par rapport au délai de livraison maximum garanti par le fournisseur) ;

- La facturation ne correspond pas à la livraison ;

- Il y a un litige avec le fournisseur ;

- Les utilisateurs des produits livrés sont structurellement insatisfaits de la qualité des produits ;

- Le fonctionnement de l’eCat ne correspond pas à ce qui était prévu ou ce qui peut raisonnablement être attendu.

5. Responsabilité d'Iriscare

- Iriscare n’est pas responsable de vérifier la compétence d’achat de l’adhérent.

- Iriscare fournit les spécifications techniques des produits disponibles dans le eCat ;

- Iriscare décline toute responsabilité pour les situations visées au point 4.6., à l'exception des incidents relatifs au fonctionnement du eCat.

6. Participation aux frais

Le recours à la Centrale de marchés est gratuit pour les Adhérents.

7. Règles de priorité en cas de pénurie

- L'adhérent accepte la possibilité de limitation (temporaire) des possibilités de commande après décision d’Iriscare en raison de la répartition prioritaire et proportionnelle des produits disponibles.

- L'adhérent accepte la répartition prioritaire des produits disponibles en fonction des besoins et de l’urgence des autres adhérents, telle que définie par le Comité général de gestion sur avis du panel d’experts et du conseil des utilisateurs. Cela est surtout important si, à un moment donné, la demande dépasse l’offre que les fournisseurs de la centrale de marchés peuvent fournir.

- L'adhérent accepte également le droit prioritaire d’Iriscare sur la base de sa large responsabilité à l’égard des établissements de soins sur le territoire de la région bilingue de Bruxelles-Capitale et du stock stratégique à détenir à cette fin.

8. Résolution des litiges

8.1. Contentieux avec l’attributaire ou un tiers

Tout contentieux concernant l’attribution et l’exécution d’un marché passé par Iriscare dans le cadre de la Centrale de marchés sera géré en toute autonomie par Iriscare.

La gestion et le suivi des litiges éventuels avec l'attributaire d'un marché dans le cadre d'une commande passée par l'Adhérent sur le eCat sont assurés par l'Adhérent.

Tout Adhérent concerné par un différend avec l’attributaire d’un marché passé par Iriscare dans le cadre de la Centrale de marchés ou un tiers informe Iriscare.

8.2. Contentieux entre Iriscare et un Adhérent

Les Parties s’engagent à trouver une solution amiable pour résoudre tout différend résultant de l’interprétation ou de l’application des présentes conditions générales.

Toutefois, lorsqu’aucune solution amiable n’est possible, les parties s’engagent à porter leur différend devant les Cours et Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles et seul le droit belge sera applicable.