Règlement d’ordre intérieur du conseil d’utilisateurs de la centrale de marchés publics

CHAPITRE 1 - DÉFINITIONS

Article 1

Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, on entend par :

1° membres : les fédérations d'institutions, représentées par les personnes qu'elles désignent, et les administrations des entités fédérées, représentées par des représentants effectifs et suppléants, désignées à l'article 6 de la décision du Comité général de gestion du 12 novembre 2020 portant création du Conseil d'utilisateurs de la centrale de marchés publics ;

2° coordinateurs : les deux personnes de contact désignées par chaque fédération d'institutions désignée à l'article 6 de la décision du Comité général de gestion précitée ;

3° représentants : les représentants effectifs et suppléants des administrations des entités fédérées désignés à l'article 6 de la décision du Comité général de gestion précitée, et les personnes désignées par les fédérations d'institutions pour les représenter.

CHAPITRE 2 - SÉANCES

Article 2

Le Conseil d'utilisateurs se réunit lorsque son avis est requis.

Il est convoqué par son président ou, en son absence, par le membre de l’Office qu'il désigne à cet effet.

Le Conseil d'utilisateurs se réunit au siège de l'Office ou virtuellement.

La durée des séances n'excède, si possible, pas deux heures.

Article 3

L'ordre du jour est établi par le président ou, en son absence, par le membre de l’Office qu'il désigne à cet effet.

Les membres sont convoqués aux séances par courrier électronique, au moins 5 jours ouvrables avant la date de la séance.

La convocation, l'ordre du jour, ainsi que tous les documents s'y rapportant, sont envoyés aux représentants des administrations et aux coordinateurs, par courrier électronique par le secrétariat au moins 3 jours ouvrables avant la date de la séance.

Article 4

Les coordinateurs communiquent au secrétariat le nom du représentant de leur fédération d'institutions au moins 2 jours avant la date de la séance.

En cas d'empêchement, les représentants effectifs des administrations veillent à leur remplacement par les représentants suppléants.

Les représentants suppléants siègent uniquement en l'absence des représentants effectifs.

CHAPITRE 3 - DÉLIBÉRATIONS ET AVIS

Article 5

Le Conseil d'utilisateurs ne peut rendre valablement son avis que si au moins 4 membres sont présents.

Le procès-verbal, reprenant la liste des membres présents, atteste que le quorum est atteint.

Article 6

Les avis sont adoptés par consensus.

S'il n'y a pas de consensus, l'avis du Conseil d'utilisateurs consiste en un rapportage des différents avis.

L'avis, ou le cas échéant le rapportage des différents avis, est repris dans le procès-verbal.

Article 7

Tout représentant, qui assiste aux séances à quelque titre que ce soit et qui a directement un intérêt de nature patrimoniale ou personnel à la délibération d’un point mis à l’ordre du jour du Conseil d'utilisateurs, doit le signaler au président. Si le président estime qu'il y a conflit d'intérêt, il est interdit au représentant de prendre part à la délibération sur ledit point.

CHAPITRE 4 - ORGANISATION

Article 8

Le Conseil d'utilisateurs est présidé par le directeur du Département Services généraux de l'Office.

Le président ouvre, suspend et clôt les séances ; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances et fait observer le règlement d'ordre intérieur.

Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées en vertu du présent article sont exercées par le président de séance.

Le président de séance est le membre de l’Office désigné à cette effet par le président.

Le président et le président de séance ne prennent pas part à la délibération.

Article 9

Le secrétariat du Conseil d'utilisateurs est assuré par la Direction Facility du Département Services généraux de l'Office.

Le secrétariat rédige l'ordre du jour et communique les documents. Il s'occupe des aspects logistiques des séances.

Le secrétariat rédige le procès-verbal. Ce dernier relate brièvement les délibérations et tient lieu d'avis.

Le procès-verbal est envoyé aux représentants des administrations et aux coordinateurs, par courrier électronique, au plus tard 5 jours ouvrables après la séance.

En l'absence de remarques dans les 2 jours ouvrables suivant l'envoi par courrier électronique du procès-verbal, ce dernier est réputé approuvé.

Article 10

Les documents soumis au Conseil d'utilisateurs, les délibérations et les procès-verbaux sont confidentiels.

Article 11

Le président du Conseil d'utilisateurs ou, en son absence, le membre de l’Office qu'il désigne à cet effet, peut, en raison de la technicité de l'ordre du jour et des questions traitées, convoquer d'autres experts, internes ou externes à l'Office, aux séances du Conseil d'utilisateurs.

Ces experts sont convoqués selon les modalités de l'article 3 du présent règlement d'ordre intérieur.

Ces experts ne sont présents en séance que lors de la discussion du point inscrit à l'ordre du jour pour lequel ils sont convoqués.

Le Fonctionnaire dirigeant et le Fonctionnaire dirigeant adjoint de l'Office peuvent participer aux séances.

Ces experts et les fonctionnaires dirigeant et adjoint de l'Office ne prennent pas part à la délibération.

CHAPITRE 5 - FLUX

Article 12

Dès approbation du procès-verbal de la séance, celui-ci est communiqué en tant qu'avis au Comité général de gestion de l'Office.

Si le Conseil d'utilisateurs est défaillant, le Comité général de gestion de l'Office peut se prononcer sans attendre son avis.

CHAPITRE 6 - ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS

Article 13

Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de son approbation par le Comité général de gestion de l'Office.

Article 14

Si le Conseil d'utilisateurs le juge nécessaire ou à la demande de tout membre, le présent règlement d'ordre intérieur peut être modifié en tout ou en partie.

Une modification n'est effective qu'après approbation par le Comité général de gestion de l'Office.