Règlement d’ordre intérieur du panel d’experts de la centrale de marchés publics

CHAPITRE 1 - SÉANCES

Article 1

Le Panel d'experts se réunit lorsque son avis est requis.

Il est convoqué par son président ou, en son absence, par le membre de l’Office qu'il désigne à cet effet.

Le Panel d'experts se réunit au siège de l'Office ou virtuellement.

La durée des séances n'excède, si possible, pas deux heures.

Article 2

L'ordre du jour est établi par le président ou, en son absence, par le membre de l’Office qu'il désigne à cet effet.

Les experts sont convoqués aux séances par courrier électronique, au moins 5 jours ouvrables avant la date de la séance.

L'ordre du jour, ainsi que tous les documents s'y rapportant, sont envoyés aux experts par courrier électronique au moins 3 jours ouvrables avant la date de la séance.

CHAPITRE 2 - DÉLIBÉRATIONS ET AVIS

Article 3

Le Panel d'experts ne peut rendre valablement son avis que si au moins 2 experts sont présents.

Le procès-verbal, reprenant la liste des experts présents, atteste que le quorum est atteint.

Article 4

Les avis sont adoptés par consensus.

S'il n'y a pas de consensus, l'avis du Panel d'experts consiste en un rapportage des différents avis.

L'avis, ou le cas échéant le rapportage des différents avis, est repris dans le procès-verbal.

Article 5

Tout expert, qui assiste aux séances à quelque titre que ce soit et qui a directement un intérêt de nature patrimoniale ou personnel à la délibération d’un point mis à l’ordre du jour du Panel d'experts, doit le signaler au président. Si le président estime qu'il y a conflit d'intérêt, il est interdit à l'expert de prendre part à la délibération sur ledit point.

Si le président estime qu'il y a conflit d'intérêt, il est interdit à l'expert de prendre part à la délibération sur ledit point.

CHAPITRE 3 - ORGANISATION

Article 6

Le Panel d'experts est présidé par le directeur du Département Services généraux de l'Office.

Le président ouvre, suspend et clôt les séances ; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances et fait observer le règlement d'ordre intérieur.

Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées en vertu du présent article sont exercées par le président de séance.

Le président de séance est le membre de l’Office désigné à cet effet par le président.

Le président et le président de séance ne prennent pas part à la délibération.

Article 7

Le secrétariat du Panel d'experts est assuré par la Direction Facility du Département Services généraux de l'Office.

Le secrétariat rédige l'ordre du jour et communique les documents. Il s'occupe des aspects logistiques des séances.

Le secrétariat rédige le procès-verbal. Ce dernier relate brièvement les délibérations et tient lieu d'avis.

Le procès-verbal est envoyé aux experts par courrier électronique, au plus tard 5 jours ouvrables après la séance.

En l'absence de remarques de la part des experts dans les 2 jours ouvrables suivant l'envoi par courrier électronique du procès-verbal, ce dernier est réputé approuvé par les experts.

Article 8

Les documents soumis au Panel d'experts, les délibérations et les procès-verbaux sont confidentiels.

Article 9

Le président du Panel d'experts ou, en son absence, le membre de l’Office qu'il désigne à cet effet, peut, en raison de la technicité de l'ordre du jour et des questions traitées, convoquer d'autres experts, internes ou externes à l'Office, aux séances du Panel d'experts.

Ces experts sont convoqués selon les modalités de l'article 2 du présent règlement d'ordre intérieur.

Ces experts ne sont présents en séance que lors de la discussion du point inscrit à l'ordre du jour pour lequel ils sont convoqués.

Le Fonctionnaire dirigeant et le Fonctionnaire dirigeant adjoint de l'Office peuvent participer aux séances.

Ces experts et les fonctionnaires dirigeants et adjoints de l'Office ne prennent pas part à la délibération.

CHAPITRE 4 - FLUX

Article 10

Dès approbation du procès-verbal de la séance par les experts du Panel d'experts, celui-ci est communiqué en tant qu'avis au Comité général de gestion de l'Office, et peut être communiqué au Conseil d'utilisateurs pour information.

Si le Panel d'experts est défaillant, le Comité général de gestion de l'Office peut se prononcer sans attendre son avis.

CHAPITRE 5 - ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS

Article 11

Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de son approbation par le Comité général de gestion de l'Office.

Article 12

Si le Panel d'experts le juge nécessaire ou à la demande de tout expert, le présent règlement d'ordre intérieur peut être modifié en tout ou en partie.

Une modification n'est effective qu'après approbation par le Comité général de gestion de l'Office.