Règlement d’ordre intérieur de la commission d’experts en aides à la mobilité

CHAPITRE 1ER : SEANCES

Article 1er

La commission se réunit au siège de l'Office ou via une connexion à distance présentant des garanties suffisantes de sécurité et de confidentialité, répondant aux conditions définies par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, "la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel") et aux recommandations du Responsable sécurité de l'information de l'Office (ci-après, "le DPO").

En principe, la commission se réunit une fois par mois à jour fixe, sauf durant le mois d’août, en tenant toutefois compte des modalités ci-dessous.

Sans préjudice de l'alinéa 2, le nombre de séances peut être augmenté, notamment pour le traitement d'un dossier visé à l'article 27/1, § 2, alinéa 1er, 1°, a), de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales (ci-après "l'ordonnance"), et lorsque l'exercice des missions de la commission l'exige, ou peut être diminué.

Art. 2

Les membres sont convoqués aux séances par invitation électronique, envoyée cinq jours ouvrables avant la séance.

Art. 3

Lorsque, conformément à l'article 23, § 3, alinéa 2, de l'ordonnance, pour traiter des questions d'intérêt commun, des séances communes sont organisées avec le Collège Multidisciplinaire, une ou plusieurs commissions techniques ou une autre commission d'experts visées aux articles 23/1 à 27/0/1 de l'ordonnance précitée, ces séances sont convoquées et organisées selon les règles contenues dans leurs règlements d'ordre intérieur respectifs.

Art. 4

Les demandes de points à inscrire à l'ordre du jour d'une séance sont communiquées au moins huit jours ouvrables avant la séance concernée, par le Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes, le Collège Multidisciplinaire, les commissions paritaire ou consultative "Personnes handicapées" ou la commission d'experts en aides individuelles.

L'ordre du jour est établi par le président, en concertation avec le secrétaire, visés aux articles 15 et 16, et éventuellement avec le personnel de l'Office présidant les organes ayant demandé l'inscription de points conformément à l'alinéa 1er.

Il prévoit la possibilité d'examiner des "divers".

L'ordre du jour, ainsi que toutes les pièces s'y rapportant, sont communiqués aux membres au moins cinq jours ouvrables avant la date de la séance.

Le délai visé à l'alinéa 2 peut être réduit si le traitement d'un dossier visé à l'article 27/1, § 2, alinéa 1er, 1°, a), de l'ordonnance, l'exige.

CHAPITRE 2 : DÉLIBÉRATIONS ET ADOPTION DES AVIS TECHNIQUES

Art. 5

Le calcul des quorum et majorités se fait vers le haut dès que la décimale atteint 0,5.

Art. 6

Pour l'application du présent chapitre, et en cas d'incapacité des membres désignés dans les articles 6 et 7 de la décision du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes du 27 mars 2024, ceux-ci peuvent se faire remplacer par une autre personne appartenant à la même organisation.

Afin que la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel puisse être respectée, les membres doivent communiquer le nom de la personne qui les remplacera effectivement au plus tard le jour avant la séance pour laquelle le remplacement doit avoir lieu.

Art. 7

La commission ne peut valablement rendre des avis techniques que si au moins la moitié des membres est présente ou représentée sur le banc des organismes assureurs bruxellois d'une part, et au sein des technologues orthopédiques en aides à la mobilité, d'autre part.

Chaque membre peut être porteur d’une procuration donnée par un autre membre du même banc.

Une liste de présence tenue par le secrétaire, atteste que le quorum est atteint et mentionne les procurations visées à l'alinéa 2.

Art. 8

Pour l'application de l'article 9, alinéas 2 et 3 :

- Les organismes assureurs bruxellois ont voix délibérative.

- Sur le banc des experts, seuls les technologues orthopédiques en aides à la mobilité ont voix délibérative ; les autres membres ont voix consultative.

Les observateurs visés à l'article 8 de la décision du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes du 27 mars 2024 n'ont ni voix délibérative, ni consultative.

Art. 9

En principe, les avis techniques de la commission sont adoptés par consensus.

Si un vote est demandé par un membre au moins ou en l'absence de consensus constaté par le président, ces avis techniques sont adoptés à la majorité absolue des suffrages, éventuelles procurations comprises, sur le banc des organismes assureurs bruxellois d'une part, et au sein des technologues orthopédiques en aides à la mobilité présents ou représentés, d'autre part.

Les abstentions sont comptées dans le nombre des membres présents ; elles n’interviennent pas pour déterminer la majorité des suffrages.

Lorsque le quorum nécessaire est acquis, mais qu’aucune majorité, visée à l'alinéa 2, n’est atteinte, la prise de décision peut être reportée à la séance suivante ou faire l'objet d'un vote électronique conformément à l'article 11. Il est fait mention dans le procès-verbal des raisons de l'absence de majorité.

Lorsque les délais ne le permettent pas, l'alinéa 4 n'est pas d'application lorsque la commission traite d'un dossier visé à l'article 27/1, § 2, alinéa 1er, 1°, a), de l'ordonnance.

Art. 10

En séance, en cas de vote, les avis et les décisions, sont adoptés par un vote à main levée ou tout autre moyen permettant de manifester sa volonté de façon certaine, ou au scrutin secret lorsqu'un membre le demande.

Art. 11

Le président peut décider de procéder à un vote électronique sur un point de l'ordre du jour dans l'un des cas suivants :

- le quorum n'est pas atteint en séance ;

- le point à l'ordre du jour n'a pas ou pas complètement pu être traité ;

- la commission, à l'unanimité, en fait la demande ;

- en cas d'urgence constatée par le président et le secrétaire, lorsque la commission ne pourra se réunir en temps opportun ou,

- dans le cadre de la prise de décisions par le Collège Multidisciplinaire relatives aux dossiers visés à l'article 27/1, § 2, alinéa 1er, 1°, a), de l'ordonnance, si le dossier ne peut pas être traité à la prochaine séance.

Le vote est alors exprimé par voie électronique. Les membres s’expriment par courriel en réponse, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique. A défaut de réponse dans le délai fixé, le membre concerné est censé avoir exprimé valablement un vote favorable.

Ce vote est valide dans les mêmes conditions qu'au chapitre 2.

Le secrétaire communique le résultat du vote au président et ensuite par courriel aux membres.

Ce résultat est signalé dans le procès-verbal d’une réunion ultérieure de la commission.

Art. 12

Tout membre qui assiste aux séances à quelque titre que ce soit et qui par rapport à un point de l'ordre du jour de la commission, se trouve dans l'une des deux situations suivantes :

1° avoir directement un intérêt de nature patrimoniale, professionnelle ou personnelle ;

2° être conjoint ou cohabitant, parent ou allié avec une personne impliquée dans un dossier soumis à délibération,

doit le communiquer aux autres membres de la commission. Il lui est interdit d'être présent à la délibération et au vote sur ces points et il quitte la séance à cette occasion.

Les membres concernés par l'introduction des demandes d'inscription sur la liste des produits admis au remboursement quittent la séance lors du traitement des demandes du ou des fabricant(s) concerné(s).

CHAPITRE 3 : ORGANISATION

Art. 13

Les documents ne contenant pas de données à caractère personnel sensibles, tels que l'ordre du jour, les notes, les rapports de séances, sont transmis aux membres (et, si nécessaire, à toutes les personnes qui assistent aux séances) par l'application BOS.

Les documents contenant des données à caractère personnel sensibles (dossiers visés à l'article 27/1, § 2, alinéa 1er, 1°, a), de l'ordonnance…), sont communiqués aux membres (et, si nécessaire, à toutes les personnes qui assistent aux séances) via l'application Tresorit (ou sous format électronique sécurisé aux conditions définies par la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel et après consultation du DPO).

Art. 14

L'avis technique adopté en séance est transmis, le cas échéant :

- directement au Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes ;

- directement au Collège Multidisciplinaire qui, selon le cas, le fait ensuite inscrire à l'ordre du jour du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes ;

- directement à la Commission paritaire ou consultative "Personnes handicapées" qui le fait ensuite inscrire à l'ordre du jour du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes.

Les avis techniques rendus par la commission :

- mentionnent que le quorum est atteint ;

- doivent être adéquatement motivés.

Art. 15

La commission est présidée par un membre faisant partie du personnel de l'Office.

Le président ouvre, suspend et clôt les séances ; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances et fait observer le règlement d'ordre intérieur.

Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées en vertu du présent règlement d'ordre intérieur sont exercées par le président de séance, membre du personnel de l’Office, désigné par le président empêché ou, à défaut, en séance.

Le personnel de l'Office ne prend pas part au vote.

Art. 16

Le secrétaire, fait partie du personnel de l'Office. Il assure et rédige l'ordre du jour et le procès-verbal, il prépare les dossiers pour les points inscrits à l'ordre du jour de la séance de la commission.

Au minimum, le procès-verbal relate brièvement les débats, reprend le résultat des délibérations et votes, et la liste de présence visée à l'article 7, alinéa 3, attestant que le quorum est atteint. Il mentionne également les commentaires, si un membre en fait la demande, et les opinions divergentes.

Le procès-verbal est soumis à l'approbation de la commission au cours de la séance suivante.

Tout membre peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal. Si l'observation est retenue par la commission, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée.

Art. 17

Les autres experts externes à la commission, visés à l'article 9 de la décision du Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes du 27 mars 2024, éventuellement consultés, n'ont pas voix délibérative.

Il leur est interdit d'être présents à la délibération et au vote et ils quittent la séance à cette occasion.

Il peut notamment s'agir d'une personne spécialement compétente de l'organisme assureur bruxellois concerné par le traitement d'un dossier visé à l'article 27/1, § 2, alinéa 1er, 1°, a), de l'ordonnance, pour la présentation et l'explication de ce dossier, ou d'un membre d'un autre organe consultatif ou décisionnel de l'Office, aux mêmes fins.

L'Office peut proposer des experts externes à la commission.

Les autres experts externes à la commission sont désignés selon les modalités définies au chapitre 2.

CHAPITRE 5 : CONFIDENTIALITE

Art. 18

L'ordre du jour, les documents et les procès-verbaux soumis aux membres de la commission et aux personnes qui assistent aux séances sont confidentiels.

Il en va de même des délibérations et renseignements dont ils prennent connaissance lors de la séance de la commission.