29 AOUT 2024 – Arrêté portant exécution de l’article 15, par. 2, du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois

CHAPITRE 1er. - Objet et définitions

Article 1er.

Le présent arrêté transpose partiellement la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection de personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

Art. 2.

Le présent arrêté est applicable aux membres du personnel des instances visées à l'article 2, 1° du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois qui relèvent de la compétence de la Commission communautaire commune.

Art. 3.

Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par :

1° RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données);

2° décret et ordonnance conjoints : le décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois ;

3° chef fonctionnel :membre du personnel identifié comme tel conformément au statut du personnel applicable à l'instance. Par ailleurs, le chef fonctionnel est le membre du personnel du niveau A ou B qui, a la direction ou le contrôle journalier du fonctionnement d'une personne ou d'une équipe en vertu de sa description de fonction.

4° membre du personnel : membre du personnel tel que défini à l'article 15, § 1er, alinéas 2 et 3 du décret et ordonnance conjoints ;

5° atteinte suspectée à l'intégrité : atteinte suspectée à l'intégrité telle que définie à l'article 15, § 1er, alinéa 4 du décret et ordonnance conjoints ;

6° auteur de signalement : le membre du personnel qui signale des informations sur des atteintes suspectées à l'intégrité ;

7° service compétent auprès du médiateur bruxellois : le point de contact pour les atteintes suspectées à l'intégrité au sein du service de médiation bruxellois visé à l'article 15, § 4, du décret et ordonnance conjoints ;

8° personne de confiance d'intégrité : personne définie à l'article 15, § 2, alinéa 3, du décret et ordonnance conjoints;

9° service d'audit interne : service indépendant et objectif qui aide l'instance à atteindre ses objectifs en évaluant et améliorant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de maîtrise et de gouvernance, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ;

10° comité d'audit : organe fonctionnellement compétent pour un service d'audit interne ;

11° acteurs internes compétents pour la réception des signalements : la personne de confiance d'intégrité, le chef fonctionnel ou le service d'audit interne.

12° acteur compétent pour le traitement des signalements le service d'audit interne ou d'autres entités désignées comme telles ;

13° instance : une instance visée à l'article 2, 1°, du décret et ordonnance conjoints, qui relève de la compétence de la Commission communautaire commune.

14° organe de gestion : organe de gouvernance, si il existe, d'une instance visée à l'article 2, 1°, du décret et ordonnance conjoints.

15° responsable hiérarchique le plus élevé: le responsable administratif du niveau le plus élevé dans une instance visée par l'article 2, 1°, du décret et ordonnance conjoints.

CHAPITRE 2. - : Composante interne du système de signalement des atteintes suspectées à l'intégrité

Art. 4.

Chaque instance met en place, pour ce qui la concerne, des canaux pour la réception et le traitement des signalements.

Art. 5.

Le membre du personnel qui envisage de signaler une atteinte suspectée à l'intégrité peut se faire informer et conseiller sur le contenu et l'application du présent arrêté par la personne de confiance d'intégrité compétente pour son instance.

Art. 6.

Les acteurs internes compétents pour la réception des signalements reçoivent les signalements par le biais de systèmes qui, de par leur conception, leur mise en place et leur gestion, protègent en toute sécurité la confidentialité des éléments suivants :

1° l'identité de l'auteur de signalement ;

2° l'identité des tiers cités dans le rapport du signalement ;

3° les informations susceptibles de révéler l'identité de l'auteur de signalement ou de tiers cités dans le rapport de signalement. Les acteurs internes compétents pour la réception des signalements ne révèlent les informations qu'ils recueillent, à toutes les phases du processus du signalement, à aucun autre acteur que ceux compétents pour le traitement du signalement.

CHAPITRE 3. - : Désignation des personnes de confiance d'intégrité

Art. 7.

§ 1er. Chaque instance dispose de personnes de confiance d'intégrité. Les instances peuvent désigner des personnes de confiance d'intégrité communes. Une personne de confiance d'intégrité qui prouve la connaissance de la deuxième langue qui ne relève pas de son rôle linguistique de la manière prescrite par l'article 43, § 3, alinéa 3 des lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, peut être désignée à la fois pour le rôle francophone et néerlandophone.

§ 2. La personne de confiance d'intégrité est désignée suite à un appel à candidature interne. Si, à la suite de cet appel interne, aucune personne de confiance d'intégrité n'a pu être désignée, un recrutement peut être organisé conformément aux statuts des différentes instances.

§ 3.Lorsqu'elle agit dans le cadre de sa fonction, la personne de confiance d'intégrité est rattachée fonctionnellement au responsable hiérarchique le plus élevé de l'une des instances visées à l'article 2, 1° du décret et ordonnance conjoints, au sein de laquelle elle intervient. Ce dernier veille à garantir :

1° la visibilité de la fonction des personnes de confiance d'intégrité dont il fait connaître l'existence, l'identité, la disponibilité, l'accessibilité et la mission de manière permanente aux membres de son personnel ;

2° l'exercice autonome et efficace de la fonction de personne de confiance d'intégrité en :

i) la protégeant contre les interférences ou pressions indues exercées par toute personne de manière directe ou indirecte, visant notamment à obtenir des informations concernant ou pouvant concerner l'exercice de sa fonction ;

ii) mettant à sa disposition les moyens nécessaires à l'exercice en toute confidentialité de sa fonction ;

iii) lui permettant de consacrer le temps nécessaire à l'exercice de sa fonction ;

iv) lui permettant d'entretenir tous les contacts nécessaires à l'exercice de sa fonction;

v) lui permettant d'acquérir et/ou d'améliorer les compétences et les connaissances nécessaires à l'exercice de sa fonction.

3° la formation de base des personnes de confiance d'intégrité, dont le contenu fait l'objet d'une concertation préalable avec le service d'audit interne compétent, ou, à défaut, le service compétent auprès du médiateur bruxellois.

La formation contient a minima un module relatif au cadre légal relatif au rôle de la personne de confiance d'intégrité et à son statut ainsi qu' un module sur les techniques d'entretien.

Art. 8.

Pour être désigné à la fonction de personne de confiance d'intégrité, le membre du personnel doit disposer de minimum trois années d'ancienneté au sein d'une instance et être titulaire d'un diplôme donnant accès aux fonctions de niveau A.

CHAPITRE 4. - Modalités de communication du signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 9.

§ 1er. Conformément à l'article 15, § 1er, dernier alinéa, du décret et ordonnance conjoints, tout membre du personnel peut signaler une atteinte suspectée à l'intégrité aux acteurs internes compétents pour la réception des signalements pour son instance, sauf s'il a des raisons légitimes de craindre qu' :

1° aucune suite utile ne sera réservée au signalement dans les délais prescrits par le présent arrêté ;

2° en raison de ce signalement, il risque d'être soumis à une peine disciplinaire ou à toute autre forme de représailles, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles, telles que définies par l'article 15/1, § 1er et § 2, du décret et ordonnance conjoints.

§ 2. En cas de craintes légitimes visées au paragraphe 1er, 1° et 2°, le membre du personnel peut signaler l'atteinte suspectée à l'intégrité au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Art. 10.

§ 1er. Le signalement peut s'effectuer par écrit et/ou oralement et peut s'effectuer de façon anonyme.

Le signalement oral visé à l'alinéa 1er peut inclure le signalement par téléphone ainsi que par d'autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l'auteur de signalement, par le biais d'une rencontre en personne.

Si l'auteur de signalement le demande, une rencontre en personne avec un ou plusieurs acteurs internes compétents pour la réception des signalements est organisée.

Cette rencontre doit avoir lieu dans un délai de quinze jours à dater de la demande. Cette rencontre est organisée de manière telle que l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement reste confidentielle.

§ 2. Conformément à l'article 15/3 du décret et ordonnance conjoints, chaque instance met en place, pour ce qui la concerne, des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d'une manière sécurisée, qui garantissent la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l'accès auxdits canaux par des personnes non autorisées.

Ces canaux permettent tant des signalements écrits que des signalements oraux, et garantissent la confidentialité et, au besoin, l'anonymat de l'auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement.

Art. 11.

§ 1er. Le signalement écrit ou la preuve écrite du signalement oral contient au minimum les éléments suivants :

1° la date du signalement ;

2° le nom et les coordonnées de l'auteur de signalement, sauf en cas de signalement anonyme, mentionner explicitement qu'il s'agit d'un signalement anonyme,;

3° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;

4° la date ou la période à laquelle l'atteinte suspectée à l'intégrité a eu lieu, a lieu ou aura lieu ;

5° les éléments permettant de supposer, sur la base des soupçons raisonnables, l'existence d'une atteinte à l'intégrité.

§ 2. Le signalement écrit ou la preuve écrite du signalement oral est signé par l'auteur de signalement, sauf en cas de signalement anonyme.

CHAPITRE 5. - : Modalités de traitement du signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 12.

§ 1er. L'acteur interne compétent pour la réception des signalements, qui a réceptionné le signalement, adresse à l'auteur du signalement un accusé de réception dans un délai de sept jours à dater de la réception du signalement écrit ou de la preuve du signalement oral jointe au signalement

Un accusé de réception est également fourni en cas de signalement anonyme, via l'un des canaux sécurisés visés à l'article 10, § 3.

§ 2. En cas de signalement auprès du chef fonctionnel, ce dernier transmet le rapport de signalement de manière sécurisée à la personne de confiance d'intégrité ou au service d'audit interne compétent dans les plus brefs délais et informe immédiatement l'auteur de signalement de cette transmission.

§ 3. Tout signalement est inscrit au sein d'un registre des atteintes suspectées à l'intégrité, conformément à l'article 15/3, § 1er, du décret et ordonnance conjoints, par les personnes de confiance d'intégrité et par le service d'audit interne compétent, dans un délai de sept jours après la réception du signalement par celui-ci. L'accès au registre est protégé et limité aux personnes compétentes pour assurer l'inscription dans le registre et le traitement du signalement et au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Art. 13.

Si nécessaire, l'auteur de signalement est invité à un entretien par les personnes de confiance d'intégrité ou par les services d'audit interne compétents afin d'expliciter les éléments de l'atteinte suspectée à l'intégrité qu'il a signalée au plus tard le quinzième jour ouvrable suivant l'accusé de réception visé par l'article 12, § 1er.

Ces explications peuvent être fournies par écrit à la demande de l'auteur de signalement dans le même délai qu'au premier alinéa.

Si les personnes de confiance d'intégrité ou les services d'audit interne compétents pour la réception d'un signalement invitent l'auteur d'un signalement à un entretien le dernier jour du délai prévu à l'alinéa 1er, l'auteur de signalement peut demander que les explications soient fournies par écrit dans un délai de quinze jours débutant à la date de réception de l'invitation à l'entretien.

Art. 14.

L'acteur interne compétent pour la réception des signalements d'atteintes suspectées à l'intégrité, qui a inscrit le signalement au sein du registre visé à l'article 9, § 3, transmet le signalement à l'un des acteurs compétents pour le traitement des signalements.

S'il n'existe pas de service d'audit interne au sein de l'instance, un protocole de collaboration peut être conclu entre un service d'audit interne compétent au sein d'une autre instance et l'instance visée, ou cette dernière peut faire appel à un prestataire externe répondant aux conditions visées à l'article 3, 9°. Dans ce cas, le service d'audit interne ou le prestataire externe assume le rôle de responsable de traitement de données effectué dans le cadre du suivi du signalement interne.

Art. 15.

L'acteur compétent pour le traitement du signalement réalise une enquête préalable de recevabilité et établit un avis écrit et motivé sur les suites données au signalement au plus tard dans les quarante jours à compter de l'accusé de réception visé à l'article 12, § 1er.

.Les suites données au signalement peuvent être :

1° L'irrecevabilité: à défaut d'éléments suffisants permettant de présumer raisonnablement une atteinte à l'intégrité ;

2° L'ouverture d'une enquête interne conformément au Chapitre 6 ;

3° Le renvoi au service compétent auprès du médiateur bruxellois lorsque l'atteinte suspectée à l'intégrité :

a)nécessite des moyens d'investigation qui dépassent ceux susceptibles d'être mis en oeuvre dans le cadre d'une enquête interne ;

b) ne peut faire l'objet d'une enquête interne au vu des risques de conflit d'intérêts pour les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent ou d'immixtion du ou des membre(s) du personnel concerné(s) par les faits signalés.

Art. 16.

§ 1. Le service d'audit interne compétent communique l'avis écrit et motivé visé à l'article 12, à l'auteur de signalement au plus tard dans les quarante jours à compter de l'accusé de réception visé à l'article 12, § 1er .

§ 2. Le service d'audit interne compétent informe le responsable hiérarchique le plus élevé de l'instance concernée de l'ouverture d'une enquête, par écrit, ou, quand il existe un soupçon raisonnable de son implication dans l'atteinte suspectée à l'intégrité, soit les Membres du Collège réuni compétents soit, si l'instance est dotée d'un organe de gestion, son président.

Le service d'audit interne compétent n'informe l'organe de gestion compétent de l'ouverture d'une enquête qu'à la condition que le responsable hiérarchique le plus élevé ne puisse pas en être informé par ce biais.

Le service d'audit interne compétent ne peut communiquer la moindre information permettant aux personnes du premier alinéa d'identifier directement ou indirectement l'identité de l'auteur de signalement ou de tout tiers mentionné dans le rapport du signalement.

§ 4. Le service d'audit interne compétent inscrit dans le registre visé à l'article 12, § 3, les suites utiles réservées au signalement.

Art. 17.

A tout moment, l'auteur de signalement peut s'adresser au service compétent auprès du médiateur bruxellois s'il estime que le traitement de son signalement par le service d'audit interne compétent est susceptible d'être entaché d'un manque de confidentialité ou de garanties d'indépendance, ou s'il n'existe pas de service d'audit interne compétent

CHAPITRE 6. - : Modalités d'enquête relative au signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 18.

§ 1er. Le responsable du service d'audit interne compétent établit par écrit le mandat d'enquête sur l'atteinte suspectée à l'intégrité, en veillant à ce que la procédure respecte le rôle linguistique de l'auteur du signalement Ce mandat mentionne au moins :

1° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;

2° le nom des instances concernées où l'enquête sera effectuée ;

3° le nom, le rôle linguistique et les coordonnées des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent, y compris, des experts qui les assistent ;

4° les questions d'enquête.

L'enquête est clôturée dans un délai de trois mois à compter de la communication de l'avis conformément à l'article 15, et peut être prolongée pour une période supplémentaire de neuf mois maximum pour des motifs dûment justifiés dans le rapport de l'enquête.

§ 2. Toute modification apportée au mandat d'enquête est consignée par écrit dans un addendum.

§ 3. Le mandat d'enquête et les addenda éventuels sont signés et datés par le responsable du service d'audit interne compétent.

Art. 19.

Le membre du personnel concerné par l'enquête reçoit notification écrite de l'enquête par le service d'audit interne compétent.

Cette notification mentionne au moins :

1° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité qui donne lieu à l'enquête ;

2° la possibilité que l'enquête soit étendue aux faits et circonstances qui sont révélés et qui peuvent être utiles pour définir l'ampleur, la nature et la gravité de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;

3° le droit qu'a le membre du personnel concerné par l'enquête de se faire assister par un conseil ;

4° le nom, le rôle linguistique et les coordonnées des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent ;

5° le droit de solliciter des devoirs d'enquête complémentaires dans le courant de l'enquête ;

6° le droit de solliciter la récusation des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent.

L'enquête ne fait pas l'objet de notification lorsque l'intérêt de l'enquête s'y oppose. Le recours à la présente disposition est motivé dans le rapport écrit de l'enquête.

Art. 20.

§ 1er. Les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent peuvent inviter toute personne qu'ils jugent appropriée pour une déclaration individuelle. Celle-ci a le droit d'être assistée par un conseil. Les membres du personnel sont tenus de répondre positivement à cette invitation.

§ 2. Les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent :

1° veillent à ce que les personnes invitées à l'enquête puissent faire leur déclaration individuelle en toute liberté ;

2° recueillent la déclaration individuelle en vue de rassembler des informations objectives ;

3° établissent un compte-rendu écrit de chaque déclaration individuelle ;

4° veillent à ce que la personne concernée soit confrontée aux constatations de l'enquête qui la concernent.

§ 3.Les personnes invitées fournissent aux enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent toutes les informations pertinentes et éclairantes dont elles disposent dans le cadre du mandat d'enquête.

§ 4. Les personnes qui font une déclaration individuelle peuvent compléter le compte-rendu écrit et, le cas échéant, faire des commentaires.

§ 5. Le compte-rendu écrit de la déclaration individuelle est signé et daté par toutes les personnes présentes à l'issue de la déclaration individuelle. Néanmoins, si une personne invitée ou, le cas échéant, son conseil, refuse de signer, ce refus est consigné dans le compte rendu écrit.

Chaque page du compte-rendu est numérotée. A l'issue de la déclaration individuelle, chaque personne invitée reçoit une copie signée de sa déclaration individuelle.

Art. 21.

A tout moment de l'enquête, l'auteur de signalement peut fournir d'initiative ou sur demande, par écrit ou oralement, des explications quant à l'atteinte suspectée à l'intégrité signalée.

Art. 22.

§ 1er. Pour clôturer l'enquête, les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent rédigent un rapport incluant leurs constatations, leurs appréciations en vue de déterminer des faits et/ou apporter des éléments de preuve et les mesures qu'ils recommandent à l'égard de l'atteinte suspectée à l'intégrité.

§ 2. Si le service d'audit compétent estime que le rapport de l'enquête visé au paragraphe 1er contient suffisamment d'éléments pour conclure que l'atteinte suspectée à l'intégrité n'a pas eu lieu, il clôture l'enquête.

§ 3. Le service d'audit interne compétent communique le rapport écrit de l'enquête :

1° au responsable hiérarchique le plus élevé de l'une des instances visée à l'article 2, 1° du décret et ordonnance conjoints, où a été signalée l'atteinte suspectée à l'intégrité, ou, s'il existait un soupçon raisonnable de l'implication du responsable hiérarchique le plus élevé dans l'atteinte suspectée à l'intégrité ou quand le responsable hiérarchique le plus élevé est impliqué dans l'atteinte à l'intégrité, soit aux Membres du Collège réuni compétents soit, si l'instance est dotée d'un organe de gestion, à son président.

2° à son comité d'audit ;

3° au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

§ 4. Le service d'audit interne compétent informe, par écrit, l'auteur de signalement et les personnes concernées par l'enquête du résultat de l'enquête.

§ 5. Lorsque le service d'audit interne compétent estime, au cours de la procédure, qu'il dispose de suffisamment d'éléments pour pouvoir conclure qu'il a acquis la connaissance d'un crime ou d'un délit, il en informe sans délai le procureur du Roi conformément à l'article 29 du Code d'instruction criminelle. Le service d'audit interne compétent en avise par écrit le service compétent auprès du médiateur bruxellois.

CHAPITRE 7. - : Traitement des données à caractère personnel du signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 23.

§ 1er. L'instance qui reçoit un signalement est responsable des traitements de données à caractère personnel qu'elle effectue pour les finalités visées à l'article 25, § 1er.

A moins que l'auteur de signalement et que tout tiers mentionné dans le signalement, n'y consente, la composante interne du système de signalement rejette toute demande de consultation, d'explication ou de communication, sous quelque forme que ce soit, d'un document administratif faisant apparaître, directement ou indirectement, l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement.

Art. 24.

§ 1er. Par dérogation à l'article 22, les divulgations effectuées en vertu de la dérogation prévue dans l'article 15, § 5, alinéa 3, du décret et ordonnance conjoints, font l'objet de mesures de sauvegarde appropriées en vertu des règles de l'Union européenne et des règles belges applicables.

§ 2. Le service d'audit interne compétent qui reçoit des informations sur des atteintes à l'intégrité qui comportent des secrets d'affaires ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets à des fins allant au-delà de ce qui est nécessaire pour assurer un suivi approprié.

§ 3. Toute personne qui n'est pas autorisée par ou en vertu du présent arrêté à prendre connaissance d'un signalement ou des informations qu'il contient et qui reçoit néanmoins un tel signalement, est soumise aux dispositions du paragraphe 1er. Cette personne fait également tous les efforts raisonnables pour transmettre le signalement dans sa forme originale aux acteurs internes compétents pour la réception des signalements.

Art. 25.

Les finalités du traitement des données en réponse à un signalement sont de recevoir et de suivre les signalements d'atteintes à l'intégrité afin de vérifier l'exactitude des allégations faites dans le signalement ou la divulgation visée aux articles 23 et 24, et, si nécessaire, de traiter l'atteinte suspectée à l'intégrité signalée, y compris par des mesures telles qu'une l'enquête préalable interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds ou la clôture de la procédure.

Art. 26.

Les instances portent à la connaissance des membres de leur personnel les informations relatives au contenu et l'application du présent arrêté et s'assurent qu'elles soient disponibles de manière permanente sur leur site internet, dans une section distinct, conformément à l'article 15/4, § 1er, du décret et ordonnance conjoints.

CHAPITRE 8. - : Dispositions finales

Art. 27.

Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2025.

Art. 28.

Les membres du Collège réuni qui ont la fonction publique dans leur attribution sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 29 août 2024.