EESSI – 5 – 30 JUIN 2021 – Entrée dans EESSI – passage en production de RINA

Concerne : Entrée dans EESSI¹ - passage en production de RINA²

Madame, Monsieur,

1- Contexte

Dans le cadre de l'uniformisation et de la modernisation des échanges d'information entre les pays européens, la Commission Européenne a mis en place un système d'échange d'information électronique pour toutes les branches de la sécurité sociale : EESSI.

Ce projet trouve son fondement légal, depuis le 1er mai 2010, dans les règlements européens consolidés suivants :

règlement (CE) n° 883/2004 (Titre V - article 78);
règlement d'application (CE) n° 987/2009. (Titre V - article 95).

Toutes les institutions de sécurité sociale de tous les Etats membres doivent s'adapter pour l'implémentation du projet à leur propre niveau.

Ce système est entré en service au 2 juillet 2019 en Europe.

Il a été donné la possibilité à chaque institution de sécurité sociale de créer une application nationale ou d'utiliser l'application offerte en Webservice par la Commission européenne, RINA. Pour les allocations familiales, il a été décidé d'utiliser RINA dans un premier temps.

2- Entrée dans EESSI

Après plusieurs reports dus à des problèmes techniques³ , le Conseil d'Administration de l'Orint a confirmé l'entrée en production dans EESSI via la plateforme RINA au 6 décembre 2021. Il n'y a plus de report possible au-delà de cette date.

A partir de cette date, vous ne pourrez plus envoyer de formulaires papier auprès des institutions d'allocations familiales des pays suivants :

Autriche,
Allemagne,
Bulgarie,
Chypre,
Croatie,
Danemark,
Estonie,
Espagne,
Finlande,
France,
Grèce,
Hongrie,
Irlande,
Islande,
Italie,
Lettonie,
Lichtenstein,
Lituanie,
Luxembourg,
Malte,
Norvège,
Pays-Bas,
Pologne,
Portugal,
Royaume-Uni,
Slovaquie,
Slovénie,
Suède,
Suisse,
Tchéquie,
Roumanie.

Vous ne pourrez plus non plus accepter de demandes papier de ces pays datées après le 6 décembre 2021.

3- Procédure

Nous avons mis en place un système pour vous informer des demandes arrivées pour votre caisse. Cette information vous parviendra tous les jours par mail à partir du 8 décembre 2021 (nous avons besoin de deux jours en interne pour distribuer les demandes). Même s'il n'y a pas de demandes pour votre caisse, nous vous en informerons.

Pour cela nous avons besoin d'une adresse mail à laquelle nous pouvons envoyer ces listes (de préférence une adresse spécifique) et les coordonnées d'un ou de deux SPOC(s) dans votre caisse. Toutes les informations relatives à EESSI seront envoyées à ce(s) SPOC(s) et à l'adresse donnée.

En outre, nous avons besoin d'une liste⁴ reprenant les personnes à qui nous devrons donner accès à RINA (il n'y a pas de limite en nombre). Cette liste devra reprendre les nom, prénom et adresse mail de chaque personne, ainsi que la priorité de l'accès :

1 - première priorité (avant le 3 décembre 2021)
2 - deuxième priorité (courant décembre 2021)
3 - troisième priorité (après janvier 2022).

Toute autre personne qui demandera l'accès à RINA et qui ne sera pas dans la liste envoyée par le(s) SPOC(s), verra celui-ci refusé. Il sera toujours possible d'ajouter des personnes ultérieurement.

4- Formation

Des formations ont déjà été données à quelques agents de votre caisse, sur le principe de 'Train the Trainer'. Ces personnes doivent donner les formations en interne, et pourront dans un premier temps demander le soutien de l'Orint. De plus, l'Orint donnera d'autres formations dans le courant des mois de octobre 2021 à janvier 2022.

5- Théorie

Pour le secteur des allocations familiales, il y a 15 SED⁵ qui s'inscrivent dans 4 BUC⁶ .

Ces BUC sont :

FB BUC 01 - Determining competences
FB BUC 02 - Discharge of FB
FB BUC 03 - FB for orphans
FB BUC 04 - information about payment regarding priority right.

Le premier (FB_BUC_01) reprend tout ce dont nous avons besoin dans le traitement des dossiers d'allocations familiales. Il servira pour :

les nouvelles demandes d'allocations familiales,
les nouvelles naissances,
les informations de modification dans un dossier,
les décisions de paiement ou de refus,
les contrôles annuels,
les demandes de remboursement de lieu et place ou d'indu,
les demandes d'informations complémentaires.

Il sera notre BUC principal de travail.

Le deuxième (FB_BUC_02) est spécifique pour donner ou demander une information sur le bienfondé du paiement à cette personne plutôt qu'à une autre. Au vu des différentes législations en Belgique, nous pensons qu'il ne sera pas utilisé en tant que Case-owner⁷ , mais nous sommes obligés de pouvoir y répondre en tant que Counterparty⁸ .

Le troisième (FB_BUC_03) est spécifique pour les droits orphelins, mais fait presque double emploi avec le FB_BUC_01. Nous pensons que nous utiliserons plutôt le FB_BUC_01 à la place de ce BUC en tant que Case-Owner, mais nous sommes obligés de pouvoir y répondre en tant que Counterparty.

Le quatrième (FB_BUC_04) est informatif et ne demande pas de réponse. Il sert simplement à informer un autre pays du paiement en priorité. Etant donné qu'il y a souvent des compensations à faire dans les paiements, nous pensons que nous utiliserons plutôt le FB_BUC_01 à la place de ce BUC en tant que Case-Owner, mais nous sommes obligés de pouvoir le recevoir en tant que Counterparty.

6- Helpdesk

En ce qui concerne les problèmes techniques (connexion, message d'erreur, lenteur,…), les erreurs d'orientation des demandes, les problèmes d'accès, les erreurs d'envoi vers un autre pays,… un système de helpdesk EESSI sera bientôt ajouté sur notre site internet www.orint.be⁹ . Ce système demande une inscription préalable, mais celle-ci sera faite par notre service au moyen des listings de demande d'accès dont question ci-dessus.

Nous enverrons les informations sur les problèmes techniques généraux¹⁰ et les problèmes des autres pays¹¹ au(x) SPOC(s) désigné(s) et via ce système.

7- Documentation

Vous trouverez en annexe 8 documents explicatifs quant à l'utilisation des BUCs. D'autres documents et informations suivront.

8- Informations complémentaires

Toutes les demandes de renseignements généraux au sujet d'EESSI doivent être envoyées à l'adresse mail EESSI@orint.be.

Nous vous remercions pour votre collaboration.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.

Catherine Baron
directeur général