CO PF 18 -18 NOVEMBRE 2021 – Règles relatives à l’affiliation de l’allocataire à un organisme d’allocations familiales

Concerne : Règles relatives à l'affiliation de l'allocataire à un organisme d'allocations familiales

Madame,
Monsieur,

1. Contexte

La présente circulaire expose les principes du mécanisme d'affiliation de l'allocataire, en application des art. 26 et 27 de l'Ordonnance du 4 avril 2019 établissant le circuit de paiement des prestations familiales.

2. Scénarios d’affiliation

2.1. Première affiliation

2.1.1. Suite à une demande de l’allocataire

L'art. 26, § 1er, alinéa 2 de l'ordonnance du 4 avril 2019 établissant le circuit de paiement des prestations familiales prévoit que tout allocataire dispose de 120 jours civils pour introduire une demande d'affiliation auprès de l’organisme d’allocations familiales de son choix à compter du jour où il acquiert sa qualité d'allocataire. Cela implique a priori qu'une demande introduite avant cette date ne peut donner lieu à une affiliation au sens de cet article.

Toutefois, le troisième alinéa du même paragraphe stipule qu'une demande d'affiliation peut être introduite plus tôt selon les règles déterminées par le Collège réuni de la Commission communautaire commune, lesquelles visent les situations concrètes suivantes:

Dans le cadre d'un paiement anticipé de l’allocation de naissance, la demande d'affiliation peut être introduite à partir du sixième mois de grossesse, ce qui correspond au délai décrit à l'art. 16 § 2 de l'ordonnance du 25 avril 2019 réglant l'octroi des prestations familiales.
Dans tous les autres cas, la demande d'affiliation à un organisme d'allocations familiales ne peut être introduite au plus tôt qu'un mois avant la date d'acquisition de la qualité d'allocataire¹ .

Exemples :

Une famille bruxelloise attend son premier enfant. La future mère ne s’est pas encore affiliée à un organisme d’allocations familiales. Elle peut introduire une demande d'affiliation dès le début de son sixième mois de grossesse, laquelle sera étayée par un certificat médical. Une demande introduite avant le sixième mois de grossesse doit être rejetée par l’organisme d'allocations familiales. L’organisme ne peut en aucun cas y donner suite.
Une famille avec deux enfants bénéficiaires quitte la Flandre et s’installe dans la Région de Bruxelles-Capitale le 15 novembre 2020. En application de l'arrêté du Collège réuni, la demande d'affiliation à un organisme d'allocations familiales bruxellois ne pourra être introduite qu'à partir du 1er novembre 2020. Une demande introduite avant cette date doit être rejetée par l'organisme d’allocations familiales. L’organisme ne peut en aucun cas y donner suite.

2.1.2. Affiliation de plein droit

À l'opérateur public

Si un allocataire n'introduit pas une demande d'affiliation valable dans les 120 jours civils à compter de l'acquisition de cette qualité, il sera affilié de plein droit à l'opérateur public, pour autant qu'aucun des enfants pour lesquels cette personne a acquis la qualité d'allocataire ne soit connu dans un dossier de paiement auprès d'un organisme bruxellois d'allocations familiales à l'issue de la période de 120 jours² .

Cela implique qu'aucune suite ne peut être donnée à une demande qui serait éventuellement encore introduite à l'expiration de cette période.

Exemples :

Le 5 décembre 2020, l'opérateur public constate qu'un assuré social a acquis la qualité d'allocataire pour ses 2 enfants depuis le 1er août 2020, mais ne s’est pas affilié à un organisme d'allocations familiales bruxellois. Cette personne est affiliée de plein droit à l'opérateur public.
L'organisme privé d'allocations familiales A reçoit une demande d'affiliation le 19 octobre 2020. L'examen du dossier montre que l’allocataire a la qualité d'allocataire depuis le 1er mars 2020, mais qu'il n'avait pas encore introduit de demande auprès d'un organisme bruxellois d'allocations familiales. L'organisme d'allocations familiales A transfère le dossier à l'opérateur public, le délai de 120 jours civils ayant expiré au moment de la demande.

Auprès de l'organisme d'allocations familiales précédent des enfants bénéficiaires

Si un allocataire n'introduit pas une demande d'affiliation valable dans les 120 jours civils suivant l'acquisition de cette qualité, mais qu'un ou plusieurs des enfants en question étaient déjà connus à ce moment-là comme enfant bénéficiaire dans un dossier de paiement d'un organisme d'allocations familiales bruxellois, l'allocataire sera affilié d'office à cet organisme. Cela peut se produire notamment dans le cas d'un changement rétroactif d’allocataire.

Si tous les enfants concernés ne sont pas connus dans un dossier de paiement d’un même organisme d’allocations familiales, l’allocataire sera alors affilié à l’organisme de l'enfant le plus jeune (art. 26 § 1er, alinéa 5 de l’ordonnance).

L'ordonnance du 4 avril 2019 précise que dans ce cas de figure particulier, le nouvel allocataire n'a exceptionnellement pas à attendre le délai de 24 mois (cf. infra), mais peut introduire une demande de changement d’affiliation plus tôt s'il le souhaite.

Exemple :

Un allocataire est affilié à l'organisme d'allocations familiales A. Il est toutefois constaté que cet allocataire n'est pas l’allocataire légal pour les enfants figurant dans le dossier de paiement auprès de l'organisme d'allocations familiales A. Si l’allocataire légal effectif est déjà affilié à un autre organisme d'allocations familiales, alors cet organisme est compétent pour le paiement des allocations familiales pour ces enfants. Si l'allocataire légal n'est pas encore affilié à un organisme d'allocations familiales, et qu'il a déjà acquis la qualité d'allocataire depuis plus de 120 jours civils, il sera affilié d’office à l'organisme d'allocations familiales A, puisque les enfants sont connus dans un dossier de paiement de cet organisme. Dans ce dernier cas, l’allocataire effectif a la possibilité de demander un changement d'affiliation sans délai d'attente.

2.2. Changement d’affiliation

Une demande de changement d'affiliation ne peut être introduite par l’allocataire qu'à l'expiration d'une période de 24 mois civils, à compter de la date de début de l'affiliation au précédent organisme d'allocations familiales (sauf dans le cas exceptionnel d'une affiliation d’office pour les enfants déjà bénéficiaires, cf. supra). Une demande anticipée n'a aucune valeur, et ne peut donc pas être utilisée pour initier un changement d’affiliation à l'expiration de la période de 24 mois.

La date de début d'une affiliation dépend du scénario d’affiliation :

Une première affiliation suite à une demande de l’allocataire débutera à la date de la demande d'affiliation (valable).
L'affiliation de plein droit débute à la date de la constatation du fait que l’allocataire n'a pas introduit de demande (valable) dans les délais.
Une affiliation suite à une demande (valable) de changement d’affiliation, débute à la date à laquelle cette demande produit ses effets, et le nouvel organisme d'allocations familiales devient ainsi compétent pour le dossier.

Une demande de changement est introduite auprès du futur organisme d'allocations familiales. Une demande valable auprès de ce futur organisme produit ses effets à compter du trimestre suivant, sauf si la demande a été introduite au cours des 15 derniers jours civils d'un trimestre. Dans ce cas, la demande ne produira ses effets qu'à partir du trimestre suivant (art. 26 § 2 de l'ordonnance).

Exemples :

L’allocataire est affilié à l'organisme d'allocations familiales A depuis le 12 février 2020 et introduit le 5 mars 2022 une demande valable de changement d'affiliation à l'organisme d'allocations familiales B. Cette demande produit ses effets à partir du 1er avril 2022.
L’allocataire est affilié à l'organisme d'allocations familiales A depuis le 12 février 2020 et introduit une demande valable de changement d'affiliation à l'organisme d'allocations familiales B le 26 mars 2022. Cette demande produit ses effets à partir du 1er juillet 2022.
L’allocataire est affilié à l’organisme d'allocations familiales A depuis le 12 février 2020 et introduit une demande valable de changement d'affiliation à l'organisme d'allocations familiales B le 16 juin 2022. Cette demande produit ses effets à partir du 1er octobre 2022.

3. Critères de validité d'une demande d’affiliation

Une demande valable est définie comme étant une demande explicite et informée de la part de l’allocataire, introduite dans les délais applicables et qui n’est pas en contradiction avec une demande valable antérieure.

Une demande d’affiliation ne peut être introduite qu'au moyen d'un formulaire de demande électronique ou papier, et doit répondre aux obligations formelles suivantes³ :

une demande explicite et informée de la part de l’allocataire
- La demande doit être introduite et datée par l’allocataire (ou, le cas échéant, par son représentant légal) et doit indiquer explicitement et sans ambiguïté que l'intéressé souhaite s'affilier à l'organisme d'allocations familiales mentionné dans le formulaire de demande.
- L’allocataire a été informé des modalités et des conséquences de cette demande au moment de son introduction⁴.
introduite dans les délais
- Le délai applicable dépend du scénario d’affiliation (cf. supra). Une demande introduite de manière anticipée ou tardive n'a aucune conséquence. Dans ce cas, l'organisme d'allocations familiales informe le demandeur du motif du rejet de la demande.
- Pour les demandes via un formulaire papier, la date postale est la date de la demande. En l'absence d'une date postale, la date de l’accusé de réception, remis ou envoyé au demandeur par l'organisme d'allocations familiales dès réception de la demande, est d'application.
- Pour une demande introduite par voie électronique, la date d'envoi du message électronique est considérée comme la date de la demande. Si la demande a été introduite via un formulaire en ligne, la date de la demande est la date à laquelle le demandeur a enregistré le formulaire complété.
ne pas être en contradiction avec une précédente demande valable
- Une fois qu'un (futur) allocataire a introduit une demande d'affiliation valable auprès d'un organisme d'allocations familiales, l'ordonnance ne prévoit pas la possibilité de revenir sur ce choix. Cela implique que si un allocataire introduit plusieurs demandes, la demande la plus ancienne et valable aura la priorité. Toute demande introduite ultérieurement sera considérée comme nulle et devra être rejetée d'emblée. Ceci s'applique indépendamment de l'ordre dans lequel ces demandes ont été enregistrées auprès du régulateur.
- Dans le cas exceptionnel où un allocataire introduirait plusieurs demandes à la même date, ce qui rendrait impossible l'identification de la demande la plus ancienne, le régulateur jouera le rôle de médiateur en demandant à la personne concernée d'exprimer une préférence.
- Il en va de même pour le changement d’affiliation. Une fois qu'un allocataire a introduit une demande valable de changement d’affiliation, il n'est pas possible de changer d’avis, ni pour remplacer le nouvel organisme choisi par un autre, ni pour annuler le changement.

4. Incidence sur la compétence de paiement

La réglementation prévoit que les paiements sont effectués par l'organisme auquel l’allocataire est affilié (art. 27 § 1er de l'ordonnance du 4 avril 2019).

Les paiements effectués par un organisme auquel l’allocataire n'est pas affilié pour la période concernée sont donc par définition invalides, et doivent être révoqués. La seule exception à ce principe concerne les paiements effectués de bonne foi par un organisme d'allocations familiales qui s'est avéré par la suite ne pas être l'organisme compétent. Dans ce cas, aucune régularisation entre les organismes d'allocations familiales concernés ne doit avoir lieu (art. 27 § 3 de l'ordonnance du 4 avril 2019).

Afin d'éviter des paiements indus, Iriscare exige que chaque demande d’affiliation valable soit immédiatement notifiée à son service Politique et gestion des prestations familiales, selon les modalités prescrites par ce service. Ce n'est que lorsque cette obligation a été remplie que l'on peut procéder à l'enregistrement des périodes de paiement dans le cadastre des allocations familiales, puis à l'exécution effective des paiements.

En cas de changement d'affiliation, l'organisme d'allocations familiales précédent reste pleinement compétent pour la gestion et le paiement des prestations familiales pour la période de droit courant jusqu'à la date à laquelle ce changement produit ses effets. La possibilité de paiements provisionnels n'est pas envisagée, ni pour le futur organisme d'allocations familiales pour les périodes antérieures à la date de changement, ni pour l'organisme précédent pour les périodes postérieures à cette date. Cette délimitation stricte des périodes de compétence s'applique également aux régularisations ultérieures concernant ces périodes.

Exemple :

Un allocataire est affilié à l'organisme d'allocations familiales A depuis le 12 février 2020 et introduit le 26 mars 2022 une demande valable de changement d'affiliation à l'organisme d'allocations familiales B. Cette demande produit ses effets à partir du 1er juillet 2022. Jusqu'à cette date, l'organisme d'allocations familiales A reste pleinement compétent. Le 15 septembre 2022, suite à la réception du flux fiscal, il ressort qu'une régularisation est nécessaire pour la période d'août 2020 à décembre 2020. L'organisme d'allocations familiales A est également compétent pour cette régularisation.

5. Période de validité d'une affiliation

L'affiliation d'un allocataire à un organisme d'allocations familiales, sur la base d'une demande valable ou de plein droit, reste en vigueur sans limitation dans le temps, même si l’allocataire perd cette qualité pour une période plus ou moins longue (art. 26 § 1er de l’ordonnance du 25 avril 2019) :

Cela implique que même si un allocataire retrouve sa qualité après une période de plusieurs années, il ne doit pas introduire une nouvelle demande d'affiliation. Toutefois, cette personne a la possibilité de changer et de s'affilier à un autre organisme d'allocations familiales, à condition que la période initiale de 24 mois ait expiré, et compte tenu du délai applicable à un transfert d'affiliation (effet à partir du trimestre suivant).

Exemple :

L'allocataire est affilié à l'organisme d'allocations familiales A depuis le 15 mars 2022 mais n'a plus droit aux allocations familiales depuis le 30 septembre 2023. Le 1er septembre 2024, il retrouvera la qualité d’allocataire. Le 26 juillet 2024, cet allocataire dépose une demande d'affiliation à l'organisme d'allocations familiales B. L'affiliation à l'organisme d'allocations familiales B débute à compter du 1er octobre 2024. Pour le mois de septembre 2024, l'organisme d'allocations familiales A reste compétent pour le paiement des allocations familiales.

6. Modalités pratiques

La réception d'une demande d’affiliation doit toujours être confirmée au demandeur au moyen d'un accusé de réception daté (art. 27, § 2 de l'ordonnance du 4 avril 2019). Si une demande est rejetée parce qu'elle ne répond pas aux critères de validité, l'organisme d'allocations familiales doit informer le demandeur de la raison du rejet.

Si un allocataire est affilié de plein droit à un organisme d'allocations familiales, l'organisme en informe l'allocataire en indiquant le motif et la date de début de l'affiliation, ainsi que les dispositions pertinentes de la réglementation⁵ .

Lorsqu'un organisme d’allocations familiales reçoit une demande valable de changement d'affiliation d'un allocataire, l'organisme doit immédiatement contacter, par écrit ou par voie électronique, l'organisme d'allocations familiales auquel l’allocataire était précédemment affilié. Cette communication renseigne les paramètres pertinents (NISS de l’allocataire, date de la demande, date d'effet du changement d'affiliation) et est étayée par une copie de la demande de changement.

Le deuxième organisme transfère sans délai, et au plus tard dans les dix jours ouvrables suivant la réception de cette communication, un brevet au premier organisme. Le modèle fourni par Iriscare est utilisé à cette fin.

7. Affiliation des enfants placés

Pour les enfants placés avec paiement du tiers sur un compte d'épargne, l'organisme qui était chargé du paiement des allocations familiales immédiatement avant le placement reste compétent.

Dans le cas exceptionnel où il n'existe pas d'organisme d'allocations familiales précédent, l'opérateur public garantit le paiement pendant la période du placement.

8. Mesure transitoire

L'ordonnance prévoit une mesure transitoire (art. 39 de l'ordonnance du 4 avril 2019) pour les allocataires qui dépendent d'un organisme d'allocations familiales fédéral au mois de décembre 2019. Cet article prévoit qu'à partir du 1er janvier 2020, il ne peut y avoir de changement d'affiliation pendant deux ans pour les allocataires qui, pour le mois de décembre 2019, dépendent d'un organisme d'allocations familiales fédéral compétent. Ces allocataires ne peuvent introduire une demande de changement d’affiliation qu'à partir du 1er janvier 2022, avec effet à compter du trimestre suivant, comme le prévoit l'art. 26, § 2 de l'arrêté du 4 avril 2019.

Les allocataires qui, pour le mois de décembre 2019, dépendent de plusieurs organismes d'allocations familiales fédéraux compétents sont, sur la base de ce même art. 39, affiliés à l'organisme d'allocations familiales qui succède à l'organisme d'allocations familiales fédéral qui était compétent pour ce mois pour l'enfant bénéficiaire le plus jeune.

Nous vous remercions de votre collaboration.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de notre considération distinguée.

Tania Dekens
Fonctionnaire dirigeant