LC Proc 03 – 24 AVRIL 2020 – Traitement des données relatives à la situation de séjour de l’enfant de nationalité étrangère

Concerne : Traitement des données relatives à la situation de séjour de l'enfant de nationalité étrangère

Madame, Monsieur,

I. INTRODUCTION : CONTEXTE

La circulaire relative aux directives complémentaires à la CO PF-GB 5 concernant l'enfant bénéficiaire admis ou autorisé à séjourner en Belgique, précise que les organismes d'allocations familiales ont à leur disposition des flux électroniques leur permettant de statuer sur la situation de séjour de l'enfant étranger en Belgique, à partir du NISS de celui-ci :

Le flux de consultation P026 "Données légales" (flux P026) du Cadastre qui reprend les données légales au Registre national, au Registre de la BCSS ou Registre RAD ;
Le flux de distribution D026 (flux D026) lequel permet de recevoir automatiquement les informations sur des modifications relatives aux données légales au Registre national, au Registre de la BCSS, au Registre RAD ou au Registre RAN.
Le flux de consultation P029 "Historique des données légales" (flux P029) du Cadastre reprenant les données historiques des données légales au Registre national, au Registre de la BCSS ou Registre RAD¹ ;
Le flux de consultation P031 "Résidents étrangers" (flux P031) pour les données relatives à la situation de séjour auprès de la BCSS² ;

Les deux conditions nécessaires dans le chef de l'enfant, c'est-à-dire sa domiciliation dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale et son admission ou autorisation de séjour, doivent être vérifiées pour pouvoir ouvrir le droit aux prestations familiales en sa faveur³ .

La procédure pour vérifier cette double condition d'ouverture du droit aux prestations familiales en région bruxelloise se base sur les consultations des flux P029 et P031. Le D026 permet en outre d'en assurer le suivi.

Les données d'information électroniques, provenant de la source authentique et reprises dans ces flux, font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement pour justifier le droit au paiement des prestations familiales.

La consultation du flux P029 permet de faire la vérification de la domiciliation⁴ et de la nationalité de l'enfant. Et dans le cas où cette dernière est autre que belge, le flux P031 permet de vérifier les motifs du séjour et si nécessaire, les documents de séjour. Pour l'enfant de nationalité "indéterminée", l'examen de sa situation de séjour est similaire à celle de l'enfant de nationalité de pays tiers (ni belge ni d'un pays de l'Union européenne).

Le présent document a pour but de décrire le raisonnement à suivre pour effectuer ces vérifications.

L'examen de la situation de séjour se fait enfant par enfant, même s'il fait partie d'une famille comprenant plusieurs enfants. Il peut donc se produire qu'au sein d'une même famille des dates d'octroi de prestations familiales soient différentes pour les enfants qui en font partie.

II. CONSIDERATIONS PREALABLES

1. L'enfant né en Belgique

Cet enfant pourra bénéficier de la situation de séjour de ses parents ou de l'un d'eux (la situation la plus favorable). Cette particularité propre à l'enfant né en Belgique permet d'examiner son droit de séjour sur cette base pour toute période où aucune information n'est disponible, et pour autant qu'il n'apparaît pas que l'enfant est en situation illégale.

Dès lors, en cas de regroupement familial notamment, si la personne rejointe a été radiée ou ne dispose plus d'un titre de séjour, le droit au séjour de l'enfant de nationalité étrangère né en Belgique peut encore être établi via la situation de séjour de l'un des parents en Belgique. Cela permet d'éviter un refus ou une suppression du paiement de prestations familiales.

Il en est de même si l'enfant n'a aucune mention dans la zone "Information spéciale étrangers" du flux P031 et qu'il a moins de 12 ans. Sa situation de séjour peut être établie via celle de ses parents, ou de l'un d'eux. Ce principe est applicable également en cas de modification de la situation de séjour de l'un des parents dont l'enfant bénéficiait. La situation de l'autre parent peut devenir plus favorable ou remplacer celle de l'autre parent si celui-ci venait à perdre ou ne plus remplir les conditions pour un droit de séjour valable. Le parent dont l'enfant suit la situation de séjour, doit être intégré comme allocataire ou 4ème acteur, afin de permettre le suivi par D026.

Exemple: l'enfant est en regroupement familial avec son père. Celui-ci quitte la Belgique. Du fait de ce départ, l'enfant perd le motif de séjour qui le lie à son père. L'enfant devra se voir attribuer un nouveau motif de regroupement familial avec sa mère qui reste dans le ménage (par exemple), ce qui peut prendre du temps. Mais avant l'indication d'un nouveau motif de séjour dans le P031 ou si ce changement de motif n'est finalement pas effectué, le droit de séjour de l'enfant peut suivre celui de la mère dans le ménage (= conséquence du fait que l'enfant est né en Belgique), si celle-ci dispose d'un titre de séjour valable. Toutefois, l'enfant suivait le titre du père qui était plus favorable et qui dès lors primait sur celui de la mère lorsqu'il était dans le ménage.

2. Documents de séjour qui ne sont pas des titres de séjour

Pour rappel, l'attestation d'immatriculation n'est pas considérée comme un titre de séjour valable. Il en est de même pour les annexes 12 et 35 (cf annexe 4). Ainsi toute période pour laquelle les données consultées indiquent un tel document, ne peut donner lieu à un paiement de prestations familiales. Toutefois, il a été constaté, dans de rares cas, que malgré un motif de séjour valable, une attestation d'immatriculation avait été délivrée (ou était en cours de validité).

Deux cas de figure peuvent se présenter :

Le motif de séjour, attestant de l'octroi de l'autorisation de séjour, apparait dans la zone du flux P031 pendant la période couverte par une attestation d'immatriculation. Lorsque l'octroi d'un motif de séjour par l'Office des étrangers est ultérieur à la délivrance de l'attestation d'immatriculation, la décision d'autorisation du séjour est, dès lors, à prendre en considération à partir de la date mentionnée, sans que l'attestation d'immatriculation ne soit un obstacle au titre de séjour. Il n'y a pas lieu de suspendre le paiement dans ce cas de figure, ou de postposer le début d'octroi.

La délivrance de l'attestation d'immatriculation est postérieure à l'octroi d'un motif de séjour par l'Office des étrangers: en principe, le droit de séjour est incompatible avec une telle attestation. Le paiement doit être suspendu et la situation est à soumettre à Iriscare pour vérification (Services Familles - contrôle administratif).

3. L'enfant atteint l'âge de 12 ans

La validité du séjour ne doit toutefois pas nécessairement être revue systématiquement parce que l'enfant atteint l'âge de 12 ans. Ce passage oblige la commune de résidence à octroyer un document de séjour, ce qui ne change rien à la situation de séjour de l'enfant à ce moment. Il s'agit d'une formalité légale. Toutefois, cela apporte une information utile sur le droit de séjour. Le flux est donc à consulter obligatoirement lors du passage d'un enfant à 12 ans, dans l'hypothèse où il est bénéficiaire de prestations familiales alors qu'il n'a pas de motif de séjour (zone "Information spéciale étranger"). Cette consultation est conseillée mais n'est pas obligatoire en fonction des éléments du dossier de l'organisme de paiement.

III. CONSULTATION FLUX P029

1. L'enfant citoyen de l'Union européenne⁵

Le flux P029 contient une zone, "Historique de la nationalité" (Nationality dans la description du flux) indiquant des informations utiles pour identifier un ressortissant de l'Union européenne (UE).

L'enfant ressortissant de l'un des pays de l'UE est à considérer comme bénéficiaire d'un titre de séjour lors de son inscription au registre national (historique des adresses - P029). Le droit aux prestations familiales peut être octroyé à partir de son inscription dans les registres d'une commune de la région de Bruxelles-Capitale.

Toutefois, ce principe est à nuancer. La consultation du flux P031 pourrait être également nécessaire, après une radiation dont fait l'objet l'enfant concerné (voir point V).

Remarque :

Un formulaire Annexe 19 ou Annexe 19ter est octroyé à un citoyen de l'UE ou un membre de sa famille pour attester d'une demande d'enregistrement au Registre national et couvre le séjour de la personne concernée. Le droit aux prestations familiales peut être ouvert à partir de la date du document (sous réserve de sa domiciliation dans une commune bruxelloise).

2. L'enfant réfugié ou apatride

La même zone du flux P029 permet d'identifier un enfant réfugié ou apatride reconnu.

Dans cette zone, la mention "d'origine + nationalité " permet de déduire que le statut de réfugié a été accordé à l'enfant. La date qui figure également dans cette zone précise la date de reconnaissance de ce statut. A cette date, l'enfant dispose d'un motif de séjour. Le droit aux prestations peut être ouvert à partir du mois qui suit la date indiquée en regard de son statut (art. 6, al. 2, de l'ordonnance).

Cette zone "Historique des nationalités" peut également mentionner "apatride". Toutefois la date indiquée pour ce statut est celle de la reconnaissance par l'ordre judiciaire et non celle de l'octroi du titre de séjour qui peut en découler. Ainsi, pour connaître la date du titre de séjour, le P031 est à consulter. La date à prendre en compte est celle figurant en regard du motif de séjour (ou Reason code), dans la zone "Information spéciale Etrangers" (cf point IV. ci-après).

Le droit aux prestations familiales peut être ouvert à partir du 1er jour du mois qui suit le mois de la date mentionnée dans le P029 pour l'enfant réfugié ou la date renseignée dans le flux P031 pour l'enfant apatride, par application de l'art. 6, al. 2, de l'ordonnance.

IV. CONSULTATION FLUX P031

1. Zones utiles

A) Zone "Information spéciale étrangers" (Reasoncode)

Lorsque l'enfant étranger n'est ni un ressortissant d'un État membre de l'UE ni un apatride ni un réfugié, le flux de consultation P031 est alors à consulter pour déterminer le droit de séjour.

La zone essentielle à consulter est la zone qui reprend le motif du séjour et qui s'intitule "Information spéciale étrangers" (ou Reason code dans la liste des codes possibles - cf annexe 2). Le motif du séjour est repris dans cette zone avec mention de la date à laquelle l'Office des Etrangers (IBZ) a pris la décision d'octroi d'un titre de séjour à la personne concernée. Cette date est à prendre en considération pour déterminer la date à laquelle la personne (ici l'enfant) est bénéficiaire d'un titre de séjour, et par conséquent la date permettant l'ouverture possible du droit en vertu de l'art. 6, alinéa 1er, de l'ordonnance.

Vous trouverez en annexe la liste des codes possibles du message de description P031 (annexe 2 + annexe 3 qui reprend les mêmes motifs de séjour mais sous forme détaillée et structurée). Les codes renseignés dans cette liste concernent invariablement toutes les personnes étrangères, enfants ou adultes et ne sont pas spécifiques au secteur des allocations familiales.

Lorsque la personne dispose d'un titre de séjour, cette zone "Information spéciale étrangers" doit automatiquement être remplie. Il apparaît cependant que ce n'est pas toujours le cas alors même que le droit de séjour est octroyé. Pour obtenir davantage d'informations, il faut alors consulter la zone "Titre d'identité", qui reprend la liste des cartes de séjour délivrées à la personne par les communes.

B) Zone "Titre d'identité" (Cardtype)

La zone "Titre d'identité" (Cardtype) dont la liste des codes possibles se trouve en annexe (cf. annexe 4), malgré son nom ne reprend pas uniquement les titres d'identité de la personne mais toutes les cartes, annexes ou documents (y compris la carte d'identité belge) qui ont pu être délivrés, par les communes avec la date correspondante. On peut également y trouver la date de fin de validité éventuelle d'une carte de séjour.

Malheureusement, et comme cela a été précisé dans la CO annexe Titre de séjour, les informations reprises dans la zone "Titre d'identité" ne permettent pas de déterminer la validité du séjour effectif. La personne bénéficie d'un titre de séjour dès la décision d'octroi de l'Office des Etrangers, ce dont ne rend pas compte la zone "Titre d'identité". Les dates présentes dans cette zone actent "mécaniquement" toutes les étapes discontinues de la délivrance d'un document par les communes, mais aussi celles liées à la perte, le renouvellement, la prolongation ou aux délais de notification des décisions de l'office des Etrangers, y compris la négligence ou le retard de traitement dans l'octroi des cartes et documents de séjour. Cette zone n'est donc pas à utiliser seule mais vient en support de la zone "Information spéciale Etrangers", ou la remplace quand cela est nécessaire (cf. point 5 ci-dessous).

Lorsque le droit de séjour est finalement déterminé sur base de cette zone "Titre d'identité", de manière forcément restrictive, les dates de délivrance (et de validité) des cartes doivent être prises en considération. Pour les périodes éventuellement non couvertes, une information supplémentaire est à solliciter auprès de l'allocataire (sauf éventuellement pour l'enfant né en Belgique).

2. Motif de séjour: protection subsidiaire

La zone "Information spéciale étrangers" indique le motif "Protection subsidiaire". Dans ce cas, le statut de protection subsidiaire attribué à l'enfant lui ouvre le droit aux prestations familiales à partir de la date indiquée dans cette zone du flux de consultation P031 et ce, conformément à l'article 6, alinéa 2 de l'ordonnance.

3. Motif de séjour : regroupement familial

A) NISS de la personne de référence

Le séjour pour regroupement familial est un motif valable, qui peut revêtir de multiples formes selon que le regroupement familial se fait avec un non européen, avec un européen ou un Suisse ou encore avec un Belge et selon que la personne rejointe est un époux ou partenaire, un ascendant ou un descendant. Vous trouverez le détail des possibilités de regroupement familial dans les annexes 2 et 3.

Lorsque le motif de la zone "Information spéciale étrangers" est le regroupement familial, le flux de consultation P031 indique en outre dans cette zone le NISS de la personne que l'enfant rejoint et qui conditionne ainsi son droit de séjour. Cette personne n'est pas toujours le père ou la mère.

Dans l'éventualité où la personne qui a permis le regroupement familial n'est pas un acteur du dossier, elle doit être intégrée en qualité de 4ème acteur, afin que sa situation puisse être suivie par l'organisme de paiement. Une modification dans la situation de cette personne peut entraîner une modification dans le dossier de l'enfant bénéficiaire (par exemple si cette personne quitte le ménage de l'enfant). L'intégration de la personne permet le suivi via le flux D026.

Pour pouvoir considérer que l'enfant bénéficie d'un titre de séjour sur base du regroupement familial, la personne rejointe doit elle-même disposer d'un motif de séjour valable. Celui-ci peut être interrompu par une radiation pour perte de titre de séjour, ce qui a pour conséquence que l'enfant ne bénéficie plus d'un motif de séjour valable.

B) Etapes pour l'examen du séjour

L'examen du droit au séjour de la personne de référence, qui permet le regroupement familial, s'effectue en plusieurs étapes.

La 1ère étape consiste à vérifier via le flux P029 que la personne de référence a toujours une adresse en Belgique et n'est pas radiée (voir points d'attention ci-dessous).

Si cette condition est remplie et si la personne de référence est de nationalité belge ou une des nationalités de l'UE ou réfugiée ou apatride reconnue, le motif du séjour de l'enfant est justifié. La date indiquée en regard du motif "regroupement familial" dans le flux P031 pour l'enfant est alors à prendre en considération pour déterminer le droit aux prestations familiales.

Si la personne de référence n'est pas ressortissante de l'UE ou n'est ni réfugiée ni apatride, il faut passer à une 2ème étape.

La 2ème étape consiste à consulter la zone "Information spéciale étrangers" (Reasoncode) du flux P031 de la personne rejointe pour connaître le motif de séjour.

Si la personne de référence bénéficie du motif de protection subsidiaire, alors le motif du séjour de l'enfant est valide également.

Si cette personne bénéficie elle-même d'un regroupement familial, il faut alors rechercher la validité du droit au séjour de la personne qu'elle a elle-même rejointe pour valider le séjour de l'enfant en question (examen en cascade).

Si la personne de référence dispose d'un autre motif que ceux précités, la validité du motif doit être vérifiée (cf liste aux annexes 2 et 3). Si le motif est repris comme valide, le droit de séjour de l'enfant est également confirmé.

Toutefois, dans de rares cas, le motif de séjour valable apparaît dans la zone correspondante alors même qu'une attestation d'immatriculation⁶ est indiquée dans la zone "Titre d'identité" (Cardtype) postérieurement au motif de séjour. Or, l'attestation d'immatriculation n'est pas un titre de séjour. La période ainsi éventuellement couverte par ce document n'est pas à considérer comme valable en matière de droit de séjour et le droit aux prestations familiales pour cette période ne peut être ouvert en faveur de l'enfant dont la situation de séjour dépend de la personne rejointe (cf. point II.2. supra).
En l'absence d'un motif de séjour dans la zone correspondante, il faut passer à une 3ème étape.

La 3ème étape consiste à consulter et se baser uniquement sur la zone "Titre d'identité" (Cardtype) du flux P031 pour y retrouver un titre de séjour valable, permettant de considérer que la personne est titulaire d'un titre de séjour.

Si le droit de séjour est basé sur les mentions de la zone "Titre d'identité" (Cardtype), le droit est à revoir à l'expiration du document de séjour, d'autant plus rapidement lorsque celui-ci a été établi à l'aide de cartes temporaires (type A ou H par exemple). La durée de la validité des cartes de séjour est indiquée dans cette zone.

Si le motif du séjour est valable dans le chef de la personne qui a permis le regroupement familial, le motif de séjour de l'enfant répond également à la condition de l'article 4, 2°, de l'ordonnance et les allocations familiales sont à accorder à partir de la date indiquée dans le P031 de l'enfant mentionnant le motif de regroupement familial.

C) Autre motif de séjour

Les motifs exposés ci-dessus sont les plus fréquemment rencontrés. Tout autre motif est un motif de séjour valable pour autant qu'il corresponde à un motif de la liste correspondante (annexe 2).

Toutefois la zone "Titre d'identité" (Cardtype) est à consulter afin d'écarter les périodes éventuellement couvertes par une attestation d'immatriculation ou une annexe 12 ou encore une annexe 35 (voir annexe 4).

D) Absence de motif de séjour

En l'absence d'un motif du séjour, il y a lieu de se reporter à la zone "Titre d'identité", pour avoir les informations nécessaires à la détermination du droit de séjour de l'enfant.

Pour l'enfant de moins de 12 ans, aucune information pertinente n'apparaît pour celui-ci dans la zone "Titre d'identité" (Cardtype) (cf. point II. 3. ci-dessus). Ainsi, à moins que l'enfant ne soit né en Belgique, l'allocataire doit fournir des informations sur la situation de séjour de l'enfant, attestées par des documents officiels. Si la situation reste confuse, il y a lieu de s'adresser à Iriscare (Services Familles - contrôle administratif).

Pour l'enfant de plus de 12 ans, la zone "Titre d'identité" (Cardtype) du flux P031 doit indiquer un titre de séjour valable. Si tel est le cas, le droit aux allocations familiales peut être établi. Si, par contre, il est indiqué qu'il ne possède qu'une attestation d'immatriculation ou une attestation annexe 12 ou une attestation annexe 35 (voir ci-dessus) ou que rien n'est mentionné, aucun droit aux allocations familiales ne peut alors être établi (sauf éventuellement pour l'enfant né en Belgique).

V. SUIVI PAR LE FLUX D026

Pour tous les enfants de nationalité étrangère, le droit est à revoir en fonction des informations reçues par les messages du flux D026.

Le flux D026 signale, notamment, aux organismes d'allocations familiales une radiation du registre national mais n'en précise pas la nature. Pour connaître la raison de la radiation, il faut consulter le flux P029. L'action à mener sera différente selon la nature de la radiation⁷ .

1. Radiation pour perte de droit au séjour

Cette radiation fait suite à une décision de refus de séjour ou de fin de droit de séjour. Dans ce cas, il faut interrompre les paiements et en fonction de la date mentionnée dans le flux mettre en débit les sommes versées indûment le cas échéant. Une nouvelle inscription au Registre national ne sera possible que si la personne de nationalité étrangère a introduit une autre demande de séjour. La reprise des paiements ne sera donc possible qu'à partir de la date de la nouvelle décision d'autorisation de séjour, soit sous forme d'un nouveau motif de séjour, soit sous forme d'un nouveau document de séjour attestant de cette autorisation, (et à défaut le cas est à soumettre à Iriscare (Services Familles - contrôle administratif)). Toute la procédure pour déterminer le droit de séjour est alors à recommencer notamment avec la consultation du flux P031.

En pratique, on constate que des ressortissants de l'UE perdent leur droit de séjour et sont radiés pour cette raison. Or, la citoyenneté de l'UE entraîne un accès plus aisé au droit de séjour en Belgique et sur la seule base du P029, le droit aux prestations familiales peut être octroyé. Par prudence, en cas de radiation
pour perte de droit au séjour, y compris pour les citoyens de l'UE, un examen via le flux P031 sera effectué afin de s'assurer que la situation résultant des données du P029 corresponde effectivement aux informations plus précises disponibles dans le flux P031.

2. Radiation d'office

Dans ce cas, l'étranger est présumé avoir quitté le pays⁸ , mais a encore un droit de retour dans l'année, voire au-delà sous certaines conditions⁹ . Compte tenu de ce droit de retour, il ne peut être présumé que le motif de séjour précédant la radiation d'office ne soit plus valable.

En effet, si la personne peut prouver qu'elle n'a jamais quitté le pays, ou si elle revient dans les délais prescrits par l'arrêté royal du 8 octobre 1981,elle est réinscrite sans devoir faire une nouvelle demande de séjour et le motif de séjour précédent est toujours valable.

Dans ces cas, la reprise des paiements peut se faire sans attendre un nouveau motif de séjour sur base de la consultation du flux P031¹⁰ .

En cas de doute l'allocataire doit être invité(e) à apporter les éclaircissements nécessaires.

VI. REMARQUES FINALES

Les présentes instructions partent de l'hypothèse qu'il s'agit de l'examen du titre de séjour pour un nouveau droit, dont la période potentielle est couverte par un motif de séjour.
Cependant, pour la période examinée, plusieurs motifs de séjour différents peuvent se suivre dans la zone correspondante du flux P031 et le même raisonnement doit être appliqué pour chaque motif de séjour. Si l'enfant est reconnu réfugié, cela n'empêche pas qu'il puisse bénéficier d'un titre de séjour au préalable pour un autre motif (par exemple un 9ter ou 9 bis).

Par contre, en cas de suppression de droit au séjour suite à une radiation ou une fin de validité de la carte qui fondait le droit de séjour par exemple, le droit aux prestations familiales doit être interrompu en même temps que le début de la période de radiation ou de l'échéance de la carte. L'allocataire doit être prévenu(e) et être invité(e) à fournir de plus amples informations sur le droit de séjour de l'enfant ou à reprendre contact avec la caisse dès que l'enfant est à nouveau admis ou autorisé à séjourner en Belgique.

En cas de paiement de prestations familiales pour des périodes non couvertes par un titre de séjour, celui-ci est à considérer comme un paiement indu et doit être récupéré. Toutefois, l'allocataire peut à tout moment fournir un document officiel¹¹ dont il ressort que l'enfant bénéficie bien d'un droit de séjour.

Les organismes de paiement d'allocations familiales trouveront en annexe 5 un schéma décisionnel appliquant le raisonnement à suivre en vue de déterminer si l'enfant bénéficie d'un titre de séjour, au sens de l'article 3, 1°, de l'ordonnance.

En cas de questions ou si les instructions de la présente circulaire ne permettent pas d'établir le droit de séjour de l'enfant, les organismes de paiement sont invités à s'adresser à Iriscare (Services Familles - contrôle administratif).

Je vous remercie de votre collaboration.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Tania Dekens
Fonctionnaire dirigeant