LC Proc 15 – 18 MARS 2022 – Registre d’affiliation – règles d’utilisation

Objet: Registre d'affiliation - règles d'utilisation

1. MISE EN SERVICE DU REGISTRE D'AFFILIATION

Le registre d'affiliation, visé à l'article 26/1 de l'ordonnance du 4 avril 2019 établissant le circuit de paiement des prestations familiales, sera mis en service le 1er avril 2022.

Le registre sera initialisé avant cette date avec les paramètres requis, comme prévu à l'article 8 de arrêté du 22 janvier 2022 du Collège réuni de la Commission communautaire commune relatif à l’affiliation de l’allocataire auprès d’ un organisme d’allocations familiales, et ceci :

pour tous les allocataires qui sont affiliés à cette date à un organisme d'allocations familiales bruxellois en application des articles 26 ou 39 de l'ordonnance du 4 avril 2019 ;
pour tous les futurs allocataires qui ont introduit une demande valable de première affiliation avant cette date ;
pour tous les allocataires pour lesquels une demande valable de changement d'affiliation a été reçue avant cette date, avec effet à partir de cette date.
Ces paramètres sont fournis par chaque organisme d'allocations familiales séparément, selon les modalités convenues entre Iriscare et les organismes d'allocations familiales.

2. QUELLES DEMANDES DOIVENT ÊTRE ENREGISTRÉES DANS LE REGISTRE D'AFFILIATION ?

2.1. DEMANDES DE PREMIÈRE AFFILIATION

Les organismes d'allocations familiales sont tenus d'enregistrer sans délai chaque demande valable de première affiliation qu'ils reçoivent. Une demande valable est celle qui satisfait aux dispositions incluses dans l'arrêté du 22 janvier 2022, et détaillées dans la circulaire CO PF 18 du 18 novembre 2021. Une demande qui ne remplit pas les conditions requises n'est pas valable et ne peut donc pas être enregistrée dans le registre.

Attention, la réglementation prévoit qu'un futur allocataire peut introduire une demande valable dans deux situations spécifiques :

La demande d'affiliation est introduite à partir du sixième mois de la grossesse, dans le cadre d'une demande de paiement anticipé de la prime de naissance. Pour enregistrer ces demandes, il suffit que l'organisme d'allocations familiales dispose d'une demande d'affiliation valable et d'un certificat médical attestant que la future mère est enceinte d'au moins cinq mois. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre la date à laquelle la prime de naissance est octroyée pour enregistrer la demande.
La demande d'affiliation est introduite dans le mois qui précède l'acquisition de la qualité d'allocataire. Pour l'enregistrement de ce type de demande, les organismes d'allocations familiales ne sont pas tenus d'attendre que la qualité d'allocataire soit effectivement acquise, et donc que la période de paiement ait effectivement commencée. La demande peut être enregistrée dès que l'organisme d'allocations familiales dispose de toutes les informations et éléments factuels qui lui permettent d'accorder les allocations familiales au demandeur à partir du mois suivant la demande et, par conséquent, d'enregistrer la période de paiement au cadastre à la suite immédiate de l'enregistrement de la demande au registre d'affiliation. Tant que ces informations et ces éléments font défaut, l'organisme d'allocations familiales doit s'abstenir de tout enregistrement.

2.2. DEMANDES DE CHANGEMENT D'AFFILIATION

Les organismes d'allocations familiales sont tenus d'enregistrer sans délai chaque demande valable de changement d'affiliation qu'ils reçoivent. Une demande valable est celle qui satisfait aux dispositions incluses dans l'arrêté du 22 janvier 2022, et détaillées dans la circulaire CO PF 18 du 18 novembre 2021. Une demande qui ne remplit pas les conditions requises n'est pas valable et ne peut donc pas être enregistrée dans le registre.

Attention:

Une demande de changement d'affiliation n'est pas valable si elle est introduite dans le délai de 24 mois suivant la précédente affiliation (à l'exception du cas spécifique de l'affiliation d'office à l'organisme d'allocations familiales qui dispose d'un dossier de paiement pour un ou plusieurs enfant(s) pour lesquels la qualité d'allocataire est établie rétroactivement). Cependant, les organismes d'allocations familiales n'ont aucune possibilité de vérifier à l'avance le respect de ce délai, car le contenu du registre d'affiliation n'est pas librement consultable. Pour ce type de demande, les organismes d'allocations familiales doivent uniquement vérifier si la demande de changement est conforme à toutes les autres dispositions, avant de l'enregistrer dans le registre d'affiliation. Le contrôle concernant le délai de 24 mois est effectué par le registre lui-même. Si cette vérification automatique révèle que la demande a été introduite prématurément, l'enregistrement sera immédiatement refusé par le registre, et l'organisme devra décliner la demande. Sinon, le registre confirmera la réussite de l'enregistrement.

2.3. AFFILIATION D'OFFICE

Une affiliation d'office à l'organisme public d'allocations familiales en cas de non-recours doit être enregistrée sans délai dans le registre. Les agents de l'opérateur public disposent d'une case à cocher supplémentaire dans l'application qui leur permet d'identifier ces cas. Seules les affiliations d'office qui répondent aux dispositions reprises dans l'arrêté du 22 janvier 2022, et détaillées dans la circulaire CO PF 18 du 18 novembre 2021, peuvent être enregistrées de cette manière.

Les affiliations d'office à l'organisme d'allocations familiales qui dispose déjà d'un dossier de paiement pour les enfants pour lesquels la qualité d'allocataire est établie rétroactivement, ne peuvent pas être enregistrées dans le registre d'affiliation via l'application. Les organismes d'allocations familiales sont tenus de soumettre ces dossiers à l'administrateur du registre via l'adresse admin.ctrl@iriscare.brussels. Ce dernier évaluera la validité de l'affiliation d'office et, en fonction de cela, l'intégrera ou non au registre. L'organisme d'allocations familiales est ensuite informé de l'enregistrement (ou du non-enregistrement) de l'affiliation.

Pour les enfants placés avec versement du tiers sur un compte d'épargne, l'organisme chargé de l'octroi des allocations familiales immédiatement avant le placement reste compétent. En toute rigueur, ces cas ne rentrent pas dans le cadre du mécanisme d'affiliation, étant donné l'absence d'un allocataire pouvant s'affilier à un organisme d'allocations familiales. Les organismes d'allocations familiales sont tenus de signaler ces cas à l'administrateur du registre via l'adresse admin.ctrl@iriscare.brussels.w

3. QUEL EST LE TIMING QUE LES ORGANISMES D'ALLOCATIONS FAMILIALES DOIVENT RESPECTER?

Dès que les organismes d'allocations familiales ont établi la validité d'une demande reçue, en application des dispositions ci-dessus, ils sont tenus de procéder sans délai à son enregistrement dans le registre d'affiliation. Un enregistrement via l'application n'est plus possible lorsque 30 jours civils se sont écoulés depuis la date de la demande. Dans ce cas, l'organisme d'allocations familiales devra soumettre la demande à l'administrateur du registre via l'adresse admin.ctrl@iriscare.brussels. Ce dernier évaluera la validité de la demande et, en fonction de cela, intégrera ou non l'affiliation au registre. L'organisme d'allocations familiales est ensuite informé de l'enregistrement (ou du non-enregistrement) de l'affiliation.

Comme indiqué dans la circulaire CO PF 18 du 18 novembre 2021, ce n'est qu'après l'enregistrement réussi dans le registre d'affiliation que les organismes d'allocations familiales pourront procéder à l'enregistrement des périodes de paiement dans le cadastre des allocations familiales (et par la suite à l'exécution effective des paiements).

4. ACCÈS AU REGISTRE D'AFFILIATION

Le registre d'affiliation est accessible via le lien fourni par Iriscare. Les organismes d'allocations familiales sont libres de limiter l'accès au registre à une sélection de leurs collaborateurs. Dans ce cas, ils devront informer Iriscare des collaborateurs auxquels ils souhaitent accorder l'accès. Sinon, l'accès sera accordé à tous les collaborateurs de l'organisme d'allocations familiales qui ont accès au cadastre.

5. UTILISATION DU REGISTRE D'AFFILIATION

Iriscare met à disposition un manuel d'utilisation pour les organismes d'allocations familiales.

Si un organisme d'allocations familiales rencontre des problèmes ou a des questions concernant l'utilisation de l'application, l'administrateur du registre peut être contacté via l'adresse admin.ctrl@iriscare.brussels. En vue de l'efficacité des échanges, chaque organisme d'allocations familiales est invité à désigner un SPOC interne qui centralisera les questions relatives au registre d'affiliation et qui sera chargé de communiquer à ce sujet avec l'administrateur chez Iriscare.

Le registre n'offre pas la possibilité de consulter, modifier ou supprimer des affiliations déjà enregistrées. Si une rectification doit être effectuée, par exemple s'il ressort qu'une demande a été enregistrée de manière erronée ou incorrecte, alors le SPOC de l'organisme d'allocations familiales peut contacter le gestionnaire du registre via l'adresse admin.ctrl@iriscare.brussels .

Les organismes d'allocations familiales sont également priés d'informer l'administrateur par la même voie lorsque le numéro BIS ou NISS d'un allocataire a été modifié, afin que cette adaptation puisse être répercutée dans le registre dans les meilleurs délais.

6. VÉRIFICATION DE L'UTILISATION CORRECTE DU REGISTRE D'AFFILIATION

Le registre comprend une série de contrôles automatiques qui identifient et rejettent les demandes non valides ou incohérentes. Dans ces cas, l'utilisateur est immédiatement informé par un message d'erreur.

Un mécanisme de contrôle spécifique a été intégré pour le scénario où un allocataire a introduit plusieurs demandes auprès de différents organismes d'allocations familiales. Pour rappel, si ces demandes ont été introduites à des dates différentes, seule la demande introduite en premier sera prise en compte. Si les demandes sont introduites à la même date, le régulateur sollicitera la personne concernée pour qu'elle exprime une préférence définitive. Ces affiliations contradictoires sont automatiquement détectées et évaluées par le registre. S'il s'avère qu'une demande déjà enregistrée n'est pas la première demande introduite par l'allocataire, un message d'erreur spécifique est affiché à l'organisme d'allocations familiales qui dispose de la première demande introduite. Dans ce message, l'organisme d'allocations familiales en question est invité à soumettre le cas à l'administrateur via l'adresse admin.ctrl@iriscare.brussels.

En outre, le gestionnaire du registre effectuera de manière régulière des contrôles systématiques sur la cohérence des données introduites. S'il s'avère que les informations saisies par les organismes d'allocations familiales, par exemple en ce qui concerne le début de la période de paiement ou la date de naissance présumée, ne correspondent pas à la réalité, il sera procédé à une vérification de la conformité de la demande en question avec la réglementation et de son enregistrement légitime et correct par l'organisme d'allocations familiales.

Enfin, l'application correcte du mécanisme d'affiliation, y compris l'enregistrement dans le registre d'affiliation, sera prise en compte dans le contrôle administratif annuel.

Je vous remercie de votre collaboration.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Tania Dekens
Fonctionnaire dirigeant

Annexe:

Instructions techniques Affiliation