LC Proc 21 – 27 OCTOBRE 2023 – Suppression des chèques circulaires pour le paiement des allocations familiales – Adoption de la carte de paiement prépayée comme nouveau moyen de paiement.

LC Proc 21

Concerne : Suppression des chèques circulaires pour le paiement des allocations familiales - Adoption de la carte de paiement prépayée comme nouveau moyen de paiement.

Madame,
Monsieur,

I. Contexte

L'article 24, alinéa 4, de l'ordonnance du 25/04/2019 réglant l'octroi des prestations familiales prévoyait un paiement par chèque circulaire pour les situations dans lesquelles le virement ne peut pas être utilisé, que ce soit pour des circonstances techniques ou sociales. Depuis le 1er juin 2023, l'ordonnance du 15/12/2022, modifiant l'ordonnance précitée, abroge cette disposition pour le paiement des prestations familiales.

Toutefois, l'arrêté du Collège réuni du 04/05/2023 (ACR), en son article 1er, 1°, autorise encore l'utilisation du chèque circulaire comme moyen de paiement jusqu'au 31/12/2023. L'utilisation du chèque circulaire n'est plus autorisée à partir du 01/01/2024. Cette mesure ne concerne que le chèque circulaire et pas le chèque bancaire international.

Dans le même temps, un nouveau mode de paiement est introduit à partir de juin 2023: la carte de paiement prépayée.

Cette modification dans l'utilisation des moyens de paiement doit donc être effective au plus tard pour le 31/12/2023. Les paiements qui parviennent aux familles à partir du 1er janvier 2024 ne peuvent donc plus être effectués par chèque circulaire, et doivent être effectués par virement bancaire (de préférence) ou par carte de paiement prépayée.

Vu qu'il n'appartient pas au régulateur d'intervenir dans les relations des organismes d'allocations familiales avec leur opérateur bancaire, la recherche d'un opérateur bancaire et d'un contrat à conclure en vue d'appliquer cette mesure, appartient aux organismes d'allocations familiales.

Afin de répondre aux questions pratiques et de soutenir les organismes d'allocations familiales dans cette transition, la présente lettre circulaire apporte des éléments d'informations sur la mise en œuvre de la suppression du chèque circulaire et l'introduction de la carte de paiement prépayée comme nouveau mode de paiement des prestations familiales.

II. Carte de paiement prépayée comme nouveau moyen de paiement

Le choix du mode de paiement parmi ceux prévus à l'art. 1er de l'ACR du 04/05/2023, est laissé à l'appréciation des organismes d'allocations familiales. Une nouvelle modalité de paiement, déjà utilisée par des services publics tels que des CPAS, y est ajoutée : la carte de paiement prépayée, dont les opérations ne sont pas débitées d'un compte bancaire appartenant à l'utilisateur. Plusieurs options existent selon les opérateurs bancaires avec leurs spécificités propres et chaque organisme d'allocations familiales a été invité à définir et choisir le produit bancaire adapté à ses besoins.

Le principe de la carte de paiement prépayée est que l'organisme d'allocations familiales ait un compte dans une banque qui offre ce service. A ce compte seront reliées des cartes de paiement prépayées, qui pourront être chargées directement par l'organisme d'allocations familiales. Ces cartes seront attribuées aux allocataires qui ne peuvent pas, pour des raisons techniques ou sociales, percevoir les allocations familiales via un virement bancaire sur un compte bancaire personnel.

La gestion des cartes se fait donc dans les bureaux des organismes d'allocations familiales, conformément au produit choisi et au contrat qui le lie à l'opérateur bancaire qui offre ce produit. Cette gestion se fait de manière prudente et diligente par l'organisme d'allocation familiales et sous la responsabilité de celui-ci, tant dans les relations avec l'opérateur bancaire qu'avec la personne allocataire qui demande une carte de paiement prépayée à défaut d'être en mesure de percevoir les prestations familiales via d'autres moyens de paiement prévus par la réglementation (attribuer/supprimer une carte, recharger la carte avec le montant dû des prestations familiales, octroyer un nouveau code PIN, gérer les suites à donner en cas de perte ou de vol de la carte, etc.)

L'organisme d'allocations familiales met tout en œuvre pour s'assurer de pouvoir toujours répondre à une demande d'un allocataire.

Lors d'une demande d'ouverture d'un dossier d'allocations familiales ou d'une allocation de naissance/d'adoption ne comprenant pas de compte en banque valide, et s'il s'avère que l'allocataire n'est pas en mesure de peut communiquer un compte bancaire en vue d'utiliser le virement bancaire, l'organisme d'allocations familiales fixe un rendez-vous avec l'allocataire pour lui remettre une carte de paiement prépayée. Toutefois, les organismes d'allocations familiales sont invités à tenter de recourir au virement bancaire le plus possible et de le proposer en priorité aux allocataires.

L'organisme d'allocations familiales est responsable des cartes, de la procédure d'attribution et de suivi, du respect du Règlement général sur la protection des données (dénommé ci-après "RGPD") et de la communication aux familles (cf. ci-dessous).

Pour le RGPD, l'organisme veillera à préparer un document de consentement éclairé à faire signer à ses allocataires reprenant les modalités de traitement de données et renvoyant vers sa politique générale de protection des données. Le titulaire de la carte doit également être informé de sa responsabilité concernant l'utilisation de la carte.

Mise en œuvre de ce nouveau moyen de paiement - Timing

Les organismes d'allocations familiales, pour la mise en œuvre de cette modalité de paiement doivent donc :

Trouver un produit bancaire conforme répondant à ses besoins en matière de carte de paiement prépayée et souscrire un contrat permettant la gestion des cartes de paiement prépayées.
Envoyer un courrier aux familles qui perçoivent leurs allocations familiales par chèque circulaire, en les informant de la suppression du chèque circulaire et les invitant à communiquer un numéro de compte bancaire sur lequel payer les allocations familiales. Dans le cas où le paiement par virement reste impossible, l'allocataire est invité à prendre contact avec son gestionnaire de dossier. Le paiement par carte prépayée sera alors proposé et organisé.
Informer les allocataires concernés que la procédure choisie respecte le RGPD, et leur signaler quelles informations sont nécessaires pour la confection et le traitement de leurs cartes. Lorsque l'allocataire se présentera pour retirer la carte, l'organisme d'allocations familiales devra lui faire signer un document conformément au RGPD pour les données traitées dans le cadre de l'utilisation de la carte de paiement prépayée.

Le paiement par carte prépayée doit être effectif au plus tard le 01/01/2024. A partir de cette date, tout paiement ne peut plus être effectué par chèque circulaire. Les paiements relatifs au mois de décembre 2023, qui ne peuvent intervenir que le 02/01/2024 au plus tôt, doivent donc être prévus par un des moyens prévus par la réglementation autre que le chèque circulaire.

Les frais liés à l'émission de la carte, en tant que moyen de paiement, ainsi qu'à son renouvellement éventuel sont à charge d'Iriscare, conformément à l'art. 38 de l'ordonnance du 4 avril 2019 établissant le circuit de paiement. Les frais de gestion quotidienne liée à la carte de paiement prépayée sont supportés par les organismes d'allocations familiales, par analogie à la gestion des chèques circulaires.

Enfin, les organismes d'allocations familiales sont invités à adapter les courriers et leur site web en vue de supprimer toute mention du chèque circulaire.

Information aux familles

Les familles qui perçoivent encore leur paiement par chèque circulaire doivent être avisées de la modification des modalités de paiement et de la disparition du chèque circulaire. Par ailleurs, lors de l'ouverture d'un nouveau droit, l'allocataire doit renseigner un mode de paiement et la carte de paiement prépayée comme alternative doit être prévue si la possibilité de payer par virement bancaire (ou paiement international) fait défaut.

Ci-après, les organismes trouveront 2 modules de lettres aux familles pour ces hypothèses.

Deux modules : ouverture du droit ou changement du moyen de paiement.

(Ouverture du droit)

Vous avez ouvert le droit au paiement de vos allocations familiales / de votre allocation de naissance/allocation d'adoption auprès de notre organisme. Vous n'avez cependant pas communiqué de numéro de compte bancaire pour que nous puissions effectuer les versements des allocations familiales / de l'allocation de naissance / allocation d'adoption.

Afin que nous puissions vous payer les montants dus, plusieurs alternatives s'offrent à vous :

(Changement de mode de paiement)

A partir du 1er juin 2023, une nouvelle modalité de paiement est introduite dans le régime bruxellois d'allocations familiales. Dans le même temps, le chèque circulaire comme moyen de paiement disparaît définitivement après le 31/12/2023.

Actuellement, à défaut de nous avoir communiqué un numéro de compte bancaire pour le versement de vos allocations familiales, le paiement est encore effectué par chèque circulaire. Cette possibilité prend fin en décembre 2023. Afin de pouvoir continuer à vous payer vos allocations familiales, plusieurs alternatives s'offrent à vous :

Si votre situation a changé et que les allocations familiales peuvent être versées sur un compte à votre nom, nous vous invitons à nous communiquer ce numéro de compte pour le prochain paiement de vos allocations familiales.
Si cela ne vous est pas possible, nous vous invitons à prendre contact avec votre gestionnaire de dossiers, qui trouvera, avec vous, une solution réglementaire pour vous permettre de percevoir vos allocations familiales futures.

Nous vous invitons à nous répondre rapidement, afin de nous permettre d'adapter le mode de paiement de vos allocations familiales et d'éviter tout retard de paiements de vos allocations familiales / de votre allocation de naissance / allocation d'adoption.

Nous vous invitons à nous répondre rapidement, afin que le nouveau moyen de paiement soit effectif et n'entraine pas de retard dans l'octroi de vos allocations familiales.

Votre gestionnaire de dossier reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Je vous remercie de votre collaboration.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées,

Tania Dekens
Fonctionnaire dirigeant