Convention bicommunautaire entre les Maisons de repos pour personnes âgées, les Maisons de repos et de soins, les Centres de soins de jour et les Organismes assureurs Bruxellois

Vu l’ordonnance du 21 décembre 2018 relative aux organismes assureurs bruxellois dans le domaine des soins de santé et de l'aide aux personnes, notamment l’article 3, § 1^er, alinéa 2 ;

Vu l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, tel que modifié par l'arrêté du 12 septembre 2024 du Collège réuni de la Commission communautaire commune modifiant l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, notamment les articles 152, §3 et 153, §2

Vu l’arrêté du 30 septembre 2021 portant exécution de l’article 3, § 1^er, deuxième alinéa de l’ordonnance du 21 décembre 2018 relative aux organismes assureurs bruxellois dans le domaine des soins de santé et de l'aide aux personnes, tel que modifié par l'arrêté du 8 septembre 2022 modifiant l'arrêté du 30 septembre 2021 portant exécution de l'article 3, §1^er, deuxième alinéa de l'ordonnance du 21 décembre 2018 relative aux organismes assureurs bruxellois dans le domaine des soins de santé et de l'aide aux personnes, notamment l’article 2, alinéa 3 ;

Vu l'arrêté du 18 janvier 2024 du Collège réuni de la Commission communautaire commune fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d'établissements, notamment l'article 12 ;

Vu l'accord de coopération du 31 décembre 2018 entre la Communauté flamande, la Région wallonne, la Communauté française, la Commission communautaire commune, la Commission communautaire française et la Communauté germanophone concernant le financement des soins en cas de recours à des institutions de soins en dehors des limites de l'entité fédérée;

Vu les modalités pratiques à la fin du protocole transitoire et à partir du 1^er janvier 2019 - deuxième protocole vertical du 22 mai 2019;

Vu l’approbation du Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales du 24 septembre 2024;

Il est convenu ce qui suit entre, d'une part

les organismes assureurs bruxellois,

et d'autre part,

les organisations représentatives des maisons de repos et de soins, des maisons de repos pour personnes âgées et des centres de soins de jour, agréés par le Collège réuni.

CHAPITRE 1^er : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1^er.

Pour l'application de la présente convention, il faut entendre par:

1° Iriscare: l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, tel que visé à l'article 2 de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales;

2° Direction: le service Budget, financement et monitoring d'Iriscare;

3° Département: le Département de politique des institutions d’aide et de soins d'Iriscare;

4° Conseil: le Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes d'Iriscare, tel que visé à l'article 21 de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales;

5° Commission: la Commission paritaire « Aînés » d'Iriscare, telle que visée à l'article 24 de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales

6° Médecin-conseil: le médecin-conseil, tel que visé à l'article 153 de la loi du 14 juillet 1994 ou l'instance qui sera désignée par ordonnance pour poursuivre les tâches de ces médecins-conseils;

7° Institutions: les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins et les centres de soins de jours, tels que visés à l’article 34, 11° et 12°, de la loi du 14 juillet 1994;

8° Organismes assureurs bruxellois: les organismes, tels que visés à l'article 2, 7° de l'ordonnance du 21 décembre 2018;

9° Loi du 14 juillet 1994: la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994;

10° Ordonnance du 21 décembre 2018: l’ordonnance du 21 décembre 2018 relative aux organismes assureurs bruxellois dans le domaine des soins de santé et de l'aide aux personnes;

11° Bénéficiaires : les bénéficiaires, tels que visés à l'article 3, § 2 de l’ordonnance relative aux organismes assureurs bruxellois;

12° Comité : le Comité général de gestion d'Iriscare, tel que visé à l'article 11 de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales;

13° Arrêté royal du 3 juillet 1996 : l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994;

14° Maisons de repos pour personnes âgées et maisons de repos et de soins : les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et de soins, telles que visées à l’article 34, 11° et 12° de la loi du 14 juillet 1994;

15° Centres de soins de jour: les centres de soins de jours, tels que visés à l’article 34, 11° de la loi du 14 juillet 1994;

16° INAMI: Institut national d’assurance maladie-invalidité, tel que visé à l’article 10 de la loi du 14 juillet 1994;

17° CIN: Collège Intermutualiste National, tel que visé par la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale;

Article 2.

La présente convention détermine les modalités et précise les interventions dans le coût des prestations de soins aux individus dans les institutions pour personnes âgées, telle que visée à l'article 5, § 1^er, I, 3° de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles. La présente convention détermine également les conditions dans lesquelles les données enregistrées, traitées ou communiquées au moyen de techniques photographiques et optiques, ainsi que leur reproduction sur papier ou sur tout autre support lisible, ont la même valeur probante que les données originales.

CHAPITRE 2: DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

A. MAISONS DE REPOS POUR PERSONNES ÂGÉES ET MAISONS DE REPOS ET DE SOINS

Article 3.

§ 1^er. L'intervention dans le coût des prestations de soins aux individus dans les institutions pour personnes âgées, telle que visée à l’article 5, § 1^er, I, 3° de la loi spéciale du 8 août 1980 portant réforme des institutions, est l'intervention pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière, telle que prévue à l'article 37, § 12, de la loi du 14 juillet 1994, couvrant le paquet de soins visés à l'article 147, § 3, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996.

§ 2. Le paiement de l'intervention précitée est dû pour chaque journée d'hébergement comprenant au moins une nuit, c'est-à-dire une admission qui commence avant minuit et se termine après 8 heures le lendemain.

Sont comptés ensemble pour une seule journée d'hébergement, le jour d'entrée et le jour de sortie sauf dans les cas où les conditions suivantes sont réalisées conjointement : admission du bénéficiaire avant 12 heures le jour de son entrée et départ du bénéficiaire après 14 heures le jour de sa sortie.

Dans les autres situations, les journées d’hébergement du bénéficiaire sont comptabilisées comme suit:

• en cas d’admission avant 12 heures le jour de son entrée et départ avant 14 heures le jour de sa sortie : comptabilisation du jour d’entrée ;
• en cas d’admission après 12 heures le jour de son entrée, quelle que soit l’heure de départ le jour de sa sortie : comptabilisation du jour de sortie.

Toutefois, si un bénéficiaire décède le jour même de son admission, le paiement de l'intervention est dû.

Le transfert, au sein d’une même maison de repos pour personnes âgées ou maison de repos et de soins, d’un bénéficiaire de la section maison de repos pour personnes âgées à la section maison de repos et de soins (ou inversement) ainsi que le passage d’un bénéficiaire en court séjour à un hébergement de longue durée, ne sont pas considérés comme une interruption de séjour ou un changement de maisons de repos pour personnes âgées ou de maisons de repos et de soins mais, le cas échéant, comme un changement de catégorie de dépendance.

§ 3. Le paiement de l'intervention précitée n'est pas dû en cas d'absence temporaire du bénéficiaire de la maison de repos pour personnes âgées ou de la maison de repos et de soins.

§ 4. Des séjours de vacances collectifs peuvent être organisés et encadrés par les maisons de repos pour personnes âgées ou les maisons de repos et de soins et sous leur responsabilité pour les bénéficiaires hébergés. Elles portent en compte aux organismes assureurs bruxellois le montant prévu au § 1^er. Le nombre de jours accordé dans le cadre des séjours de vacances collectifs est de quatorze jours par année civile.

Les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et de soins doivent communiquer par écrit aux organismes assureurs bruxellois, deux semaines avant le début du séjour de vacances, la liste des noms des participants ainsi que les dates, la durée et le lieu de ces séjours.

§ 5. Si le bénéficiaire a perçu une intervention particulière de l'assurance soins de santé dans le coût des prestations visées à l'article 147 de l’arrêté royal du 3 juillet 1996, l'intervention visée au §1^er n'est pas due.

§ 6. Les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et de soins qui comptent dans leur personnel des praticiens de l’art infirmier disposant d’un titre ou d’une qualification professionnelle particulière d’infirmier gériatrique (conformément à l’arrêté ministériel du 19 avril 2007 fixant les critères d’agrément autorisant les praticiens de l’art infirmier à porter le titre professionnel particulier d’infirmier spécialisé en gériatrie ou à l’arrêté ministériel du 19 avril 2007 fixant les critères d’agrément autorisant les praticiens de l’art infirmier à se prévaloir de la qualification professionnelle particulière d’infirmier ayant une expertise particulière en gériatrie) peuvent facturer à la Direction les montants suivants. Ces montants sont destinés au paiement d’une prime pour des titres et qualifications professionnels particuliers aux praticiens de l’art infirmier susvisés et ne peuvent pas être facturés pour les praticiens de l'art infirmier susvisés auxquels s'applique le barème IFIC, conformément à l'article 9 de la convention collective de travail du 11 juillet 2022 relative à l'introduction d'un nouveau modèle salarial pour les établissements et services de santé qui sont agréés et/ou subventionnés par la Commission communautaire française et la Commission communautaire commune. La prime est calculée en tenant compte de la date de prise d’effet du titre ou de la qualification et au prorata de l’équivalent temps plein du praticien de l’art infirmier au cours d’une période d’un an comprise entre le 1^er septembre et le 31 août:

• 4. 500 euros x le nombre d’équivalents temps plein à financer d’infirmiers(ères) disposant d’un titre professionnel d’infirmier(ère) gériatrique dans la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins
• 1. 500 euros x le nombre d’équivalents temps plein à financer d’infirmiers(ères) disposant d’une qualification professionnelle d’infirmier(ère) gériatrique dans la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins.

Ces montants sont liés à l’indice pivot 110,51 dans la base 2004 = 100. Ils sont adaptés à l'indice pivot applicable au 1^er janvier de l'année où la prime est versée, et cela conformément aux dispositions de l'article 6, 1° de la loi du 1^er mars 1977 organisant un régime de liaison à l’indice des prix à la consommation du Royaume dans le secteur public.

Pour obtenir ces sommes, les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et des soins concernées doivent transmettre à la Direction les données suivantes:

• noms et prénoms des praticiens de l’art infirmier concernés;
• leurs numéros de registre national;
• copie de leurs titres ou qualifications;
• copie de leurs contrats de travail ou de la décision de leur nomination ou désignation et, pour chacun d’eux, le nombre de jours ou d’heures prestés (ou assimilés) en tant que praticiens de l’art infirmier du 1^er septembre de l’année précédente au 31 août de l’année en cours (avec les dates d’entrée et de sortie éventuelles).

Après la publication d'une circulaire relative à cette prime, la transmission des données précitées se fait selon les modalités suivantes:

• Un modèle complété, établi par Iriscare et disponible sur le site web d'Iriscare, doit être envoyé à la Direction par mail. Ce fichier contient les détails de tous les employés qui ont droit à la prime.
• Une version papier du même document qui a été signé par une personne responsable de la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins doit être envoyée par courrier postal à la Direction.
• Si un employé demande une prime pour la première fois, un certificat délivré par la Communauté française ou flamande (formation agréée) et une copie du contrat doivent être envoyés à la Direction par mail.

La prime susvisée est versée annuellement au mois de septembre par la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins aux praticiens de l’art infirmier concernés, au prorata de leur équivalent temps plein du 1^er septembre de l’année précédente au 31 août de l’année en cours et compte tenu de la date de validité du titre professionnel, de la qualification professionnelle ou de la copie de l'agrément qui a été délivré par l'autorité de tutelle compétente.

Iriscare verse le financement aux maisons de repos pour personnes âgées et maisons de repos et de soins, sous réserve de la transmission à la Direction des documents visés ci-dessus au plus tard le 31 octobre de l'année concernée. Pour la même personne, le financement d’une de ces primes ne peut être cumulé avec celui de primes accordées pour d’autres titres ou qualifications, dans la même spécialité ou dans une autre spécialité.

§ 7. Les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et de soins qui comptent dans leur personnel des praticiens de l’art infirmier disposant d’une qualification professionnelle particulière d’infirmier ayant une expertise particulière en soins palliatifs (conformément à l’arrêté ministériel du 8 juillet 2013 fixant les critères d’agrément autorisant les infirmiers à se prévaloir de la qualification professionnelle particulière d’infirmier ayant une expertise particulière en soins palliatifs) peuvent facturer à la Direction le montant suivant. Ce montant est destiné au paiement d’une prime pour la qualification professionnelle particulière aux praticiens de l’art infirmier susvisés et ne peut pas être facturé pour les praticiens de l'art infirmier susvisés auxquels s'applique le barème IFIC, conformément à l'article 9 de la convention collective de travail du 11 juillet 2022 relative à l'introduction d'un nouveau modèle salarial pour les établissements et services de santé qui sont agréés et/ou subventionnés par la Commission communautaire française et la Commission communautaire commune. La prime est calculée en tenant compte de la date de prise d’effet de la qualification professionnelle et au prorata de l’équivalent temps plein du praticien de l’art infirmier au cours d’une période d’un an comprise entre le 1^er septembre et le 31 août:

• 1. 500 euros x le nombre d’équivalents temps plein à financer d’infirmiers(ères) disposant d’une qualification professionnelle d’infirmier(ère) ayant une expertise particulière en soins palliatifs dans la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins.

Ce montant est lié à l’indice pivot 110,51 dans la base 2004 = 100. Il est adapté à l'indice pivot applicable au 1^er janvier de l'année où la prime est versée, et cela en application des dispositions de l'article 6, 1°, de la loi du 1^er mars 1977 organisant un régime de liaison à l’indice des prix à la consommation du Royaume dans le secteur public.

Pour obtenir ce montant, les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et de soins concernées doivent transmettre à la Direction les données suivantes:

• noms et prénoms des praticiens de l’art infirmier concernés;
• leurs numéros de registre national;
• copie de leurs qualifications ;
• copie de leurs contrats de travail ou de la décision de leur nomination ou désignation et, pour chacun d’eux, le nombre de jours ou d’heures prestés (ou assimilés) en tant que praticiens de l’art infirmier du 1^er septembre de l’année précédente au 31 août de l’année en cours (avec les dates d’entrée et de sortie éventuelles).

Après la publication d'une circulaire relative à cette prime, la transmission des données précitées se fait selon les modalités suivantes:

• Un modèle complété, établi par Iriscare et disponible sur le site web d'Iriscare, doit être envoyé à la Direction par mail. Ce fichier contient les détails de tous les employés qui ont droit à la prime.
• Une version papier du même document qui a été signée par une personne responsable de la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins doit être envoyée par courrier postal à la Direction.
• Si un employé demande une prime pour la première fois, un certificat délivré par la Communauté française ou flamande (formation agréée) et une copie du contrat doivent être envoyés à la Direction par mail.

La prime susvisée est versée annuellement au mois de septembre par la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins aux praticiens de l’art infirmier concernés, au prorata de leur équivalent temps plein du 1^er septembre de l’année précédente au 31 août de l’année en cours et compte tenu de la date à laquelle la qualification professionnelle s'applique.

Iriscare verse le financement aux maisons de repos pour personnes âgées et maisons de repos et de soins, sous réserve de la transmission à la Direction des documents visés ci-dessus au plus tard le
31 octobre de l'année concernée. Pour la même personne, le financement de cette prime ne peut être cumulé avec celui de primes accordées pour d’autres titres ou qualifications, dans la même spécialité ou dans une autre spécialité.

B. CENTRES DE SOINS DE JOUR

Article 4.

§ 1^er. L'intervention dans le coût des prestations de soins aux individus dans les institutions pour personnes âgées, telle que visée à l’article 5, § 1er, I, 3° de la loi spéciale du 8 août 1980 portant réforme des institutions, est l'intervention pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière, telle que prévue à l'article 37, § 12, de la loi du 14 juillet 1994, couvrant le paquet de soins visés, telle que visée à l'article 147, § 3, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996, à l'exception de l'admission des personnes de moins de soixante ans.

§ 2. Le paiement de l'intervention précitée est dû pour chaque journée d'hébergement comprenant au moins six heures. L'admission doit avoir lieu au plus tard à 12 heures.

Toutefois, si un bénéficiaire décède ou doit être hospitalisé lors d'une journée d'hébergement, le paiement de l'intervention est dû.

§ 3. Pour pouvoir bénéficier de l'intervention précitée, les centres de soins de jour doivent tenir un registre de présence comportant, pour chaque jour d'ouverture, le nom des bénéficiaires admis, l'heure de leur entrée et celle de leur sortie. Ce registre doit être clôturé chaque jour à 13 heures en ce qui concerne le nombre de bénéficiaires admis et l'heure de leur entrée, et complété en fin de journée pour l'heure de leur sortie.

Ces registres de présence ne peuvent comporter des feuilles volantes ni des passages en blanc, des ratures ou des surcharges. Ils doivent pouvoir être consultés à tout moment, soit par les médecins-conseils ou par les auxiliaires paramédicaux délégués par eux, soit par le personnel d'Iriscare. Ils doivent être conservés dans le centre de soins de jour pendant une période de 5 ans après leur clôture.

§ 4. Si le bénéficiaire a perçu une intervention particulière de l'assurance soins de santé dans le coût des prestations visées à l'article 147 de l’arrêté royal du 3 juillet 1996 précité, l'intervention visée au §1^er n'est pas due.

§ 5. Un bénéficiaire qui réside dans une maison de repos et de soins ou une maison de repos pour personnes âgées, bénéficiant ou non des interventions, ne peut prétendre à l'intervention visée au § 1^er dans un centre de soins de jour.

§ 6. Les centres de soins de jour sont tenus de mettre le formulaire de demande d'intervention dans les frais de transport pour les bénéficiaires admis dans un centre de soins de jour, conformément au modèle repris à l’annexe 1, à la disposition des bénéficiaires et, si nécessaire, d’aider le bénéficiaire ou sa famille à le compléter.

CHAPITRE 3: DISPOSITIONS COMMUNES

Article 5.

§ 1^er a) La demande d'obtention d’une intervention, telle que visée à l'article 3, § 1er ou à l'article 4, § 1er, selon le cas, est introduite par l'institution auprès de l'organisme assureur bruxellois, conformément à l'article 152, § 3, ou à l'article 153bis, § 1er, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996, au moyen d'un formulaire conforme au modèle figurant à l'annexe 2a.1. ou 2a.2. ou à l'annexe 3a., selon le cas. Le cas échéant, un formulaire, conforme au modèle de l'annexe 9, est joint à l'annexe 3a.

Les déclarations sur l'honneur prévues à l'article 152, § 3, alinéa 3, 2°, 4° et 5°, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 sont rédigées conformément au modèle figurant à l'annexe 10.

L'organisme assureur bruxellois répond, conformément à l'article précité, au moyen d'un formulaire conforme aux modèles figurant aux annexes 2b ou 2c ou aux annexes 3b ou 3c, selon le cas.

b) Dans le cadre de l'admission visée à l'article 12, § 2, de l'arrêté du 18 janvier 2024, la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins doit obtenir une autorisation préalable de l'organisme assureur bruxellois (via le médecin-conseil) du bénéficiaire pour l'admission de toute personne de moins de soixante ans. Cette demande est envoyée par envoi recommandé avec accusé de réception, en utilisant le formulaire prévu à l'annexe 2d.1. Elle contient tous les documents nécessaires à l'examen de la demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière tels que visés à l'article 152, § 3, alinéa 3, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996, à l'exception du formulaire de demande mentionné en annexe 2a.2.

L'organisme assureur bruxellois saisi notifie sa décision relative à l'autorisation préalable à l'admission à la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins au plus tard, le quinzième jour suivant la réception de la demande (cachet de la poste faisant foi). Par dérogation, les notifications de refus sont envoyées par envoi recommandé avec accusé de réception. La notification peut prendre la forme d'un accord, d'un refus ou d'une demande de renseignements complémentaires. Dans le cadre de la demande d'autorisation préalable, l'organisme assureur bruxellois (via le médecin-conseil) évalue le respect de la condition visée à l'article 12, § 2, 1° de l'arrêté du 18 janvier 2024 aux moyens de l'ensemble des données transmises dans le demande en annexe 2d.1.

Si la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins reçoit une notification d'accord elle dispose de quarante-cinq jours à partir du premier jour suivant la date de l'autorisation préalable de l'organisme assureur bruxellois, pour admettre la personne de moins de soixante ans.

Si la maison de repos pour personne âgées ou la maison de repos et de soins ne reçoit pas de notification expresse de la part de l'organisme assureur bruxellois, la demande d'autorisation préalable est tacitement approuvée à compter du premier jour suivant l'échéance du délai de traitement de 15 jours.

Une fois la personne de moins de soixante ans admise dans la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins, cette dernière dispose du délai visé au §6, pour demander l'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière. Passé ce délai, et sans demande notifiée par la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins, l'organisme assureur bruxellois clôture le dossier.

Une demande d'admission pour une personne de moins de soixante ans concerne toute nouvelle demande, c’est-à-dire toute première demande auprès d'une maison de repos pour personnes âgées ou d'une maison de repos et de soins au sein de laquelle la personne n'a jamais séjourné.

§ 2. La demande de révision de la catégorie de dépendance est introduite par la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins auprès de l'organisme assureur bruxellois, conformément à l'article 153, § 2, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996, au moyen du formulaire conforme au modèle figurant à l'annexe 2a. L'organisme assureur bruxellois répond, conformément à l'article précité, au moyen d'un formulaire conforme au modèle figurant à l’annexe 2b ou 2c.

§ 3. La demande de prolongation de l’intervention précitée est introduite par le centre de soins de jour auprès de l'organisme assureur bruxellois au moyen d'un formulaire conforme au modèle figurant à l'annexe 3a et, le cas échéant, en combinaison avec le formulaire conforme au modèle figurant à l'annexe 9. L'organisme assureur bruxellois répond, conformément à l'article 153bis, § 2 de l'arrêté du 3 juillet 1996, au moyen d'un formulaire conforme au modèle figurant aux annexes 3b ou 3c.

§ 4. L’échelle d'évaluation, telle que visée à l'article 152, § 3, alinéa 2 et 153bis, § 1^er de l'arrêté royal du 3 juillet 1996, est introduite par l’institution à l'organisme assureur bruxellois au moyen d'un formulaire, conforme au modèle repris à l'annexe 4.

§ 5. La sortie du bénéficiaire de la maison de repos pour personnes âgées ou maisons de repos et de soins, son décès ou son transfert doivent être notifiés par la maison de repos pour personnes âgées ou maisons de repos et de soins à l'organisme assureur bruxellois au moyen d'un formulaire établi en trois exemplaires, conforme au modèle figurant à l’annexe 5.

§ 6. La demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière est, conformément aux articles 153, § 2, premier et deuxième alinéa, et 153bis, § 2, troisième et quatrième alinéa, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996, considérée comme approuvée lorsque l'organisme assureur bruxellois notifie à l'institution où le bénéficiaire est admis, un engagement de paiement ou, s’il n’a pas notifié à cette institution, au plus tard le quinzième jour suivant la réception de la demande, une décision motivée de refus ou une demande de renseignements complémentaires. L'approbation tacite ou expresse de la demande susvisée prend cours au plus tôt le jour de l'admission si la demande est introduite dans les sept jours qui suivent le jour de l'admission, ou le jour de l'introduction de la demande dans le cas contraire. Le cachet de la poste fait foi pour la date de la demande.

Article 6.

§ 1^er. L'organisme assureur bruxellois s'engage à payer directement à l'institution l'intervention visée, selon le cas, à l’article 3, § 1^er ou à l’article 4, § 1^er, conformément aux dispositions légales et réglementaires en la matière.

§ 2. À cet effet, l'institution établit, par bénéficiaire et par trimestre civil, une note de frais individuelle, conforme au modèle figurant à l’annexe 6, partie "note de frais individuelle".

Ladite note de frais individuelle est accompagnée d'une note de frais récapitulative, conforme au modèle figurant à l’annexe 6, partie "note de frais récapitulative".

§ 2/1. La note de frais récapitulative, telle que visée au § 2, alinéa 2, est revêtue de la vignette de concordance imposée par l'arrêté ministériel du 22 décembre 2015 déterminant le modèle et l'usage des reçus-attestations de soins et de la vignette de concordance à utiliser par les établissements qui dispensent des soins de santé.

§ 3. Les notes de frais individuelles sont établies au moins en deux exemplaires dont l'un est envoyé à l'organisme assureur bruxellois et l'autre au bénéficiaire.

§ 4. Le montant des notes de frais individuelles et récapitulatives, établies conformément à cette convention, présentées à l'organisme assureur bruxellois est dû dès réception de celles-ci, sous réserve de rectifications ultérieures.

§ 4/1. En cas de modification du montant de l'intervention, telle que visée à l'article 3, § 1^er, et dans des cas exceptionnels que le Conseil peut déterminer, la maison de repos pour personnes âgées ou la maison de repos et de soins soumet à l'organisme assureur bruxellois une note de frais rectificative, conforme au modèle figurant à l’annexe 7.

§ 4/2. Les institutions sont invitées à joindre volontairement, à la facturation papier de l'intervention, telle que visée, selon le cas, à l’article 3, § 1^er ou l’article 4, § 1^er, les données de facturation par CD-Rom ou via MyCareNet, conformément aux règles prescrites par le Conseil dans l’annexe des "Instructions aux établissements et à tous les autres dispensateurs qui recourent au système bruxellois de délivrance des fichiers de facturation et aux organismes assureurs bruxellois" (disponible sur le site web d'Iriscare).

Pendant une période d’essai, les organismes assureurs bruxellois recevront et testeront des CD-Roms.

La procédure qui sera suivie est la suivante:

1° Les institutions qui le souhaitent s’inscrivent auprès d’un des fournisseurs de logiciels qui se sont déclarés à l’INAMI;

2° Chaque fournisseur de logiciels envoie au CIN une liste des numéros INAMI de toutes les institutions clientes, en faisant figurer la mention « test » en regard des numéros INAMI désignant les institutions choisies pour faire l’objet d’un test de facturation (10 % du nombre de clients, avec un maximum de 10), ainsi que le trimestre de facturation concerné. Les institutions non clientes d’un fournisseur de logiciels s’adressent directement à la Cellule de coordination du CIN (Manhattan Center, 7^ème étage, Avenue du Boulevard 21, 1210 Saint-Josse-Ten-Noode);

3° Au terme des tests prévus pour les fournisseurs de logiciels, chaque organisme assureur bruxellois transmet le résultat des tests au CIN en y indiquant: le nom du fournisseur, le nombre de fichiers de facturation testés, les résultats (… OK / … NOK), et l’avis final de l’organisme assureur bruxellois (favorable si le nombre d’erreurs est inférieur à 5 %). Sur base de ces résultats communiqués par les organismes assureurs bruxellois, le CIN donne l’accréditation aux fournisseurs de logiciels pour lesquels quatre organismes assureurs bruxellois sur six (dont les O.A. 100, 300 et 500) ont donné un avis favorable;

La même procédure est d’application pour les institutions non clientes d’un fournisseur de logiciels;

4° Le CIN informe les fournisseurs de logiciels et les institutions non clientes de leur accréditation, en mentionnant le trimestre à partir duquel toutes les facturations électroniques peuvent désormais être transmises aux organismes assureurs bruxellois. Cette accréditation est accompagnée d’un numéro d’agrément propre à chaque fournisseur ou institution;

5° le CIN communique ces accréditations au Département, qui en informe les organismes assureurs bruxellois par circulaire et publie les accréditations des fournisseurs de logiciels sur son site web;

6° Les institutions accréditées et les institutions qui utilisent un logiciel accrédité par le CIN recevront de la Direction une prime informatique unique de 800 euros après s’être engagées à fournir leurs données de facturation sur CD-Rom de pair avec la facturation papier, au plus tôt à partir du trimestre indiqué par le CIN. La liste de ces institutions est transmise aux organismes assureurs bruxellois par circulaire.

La facturation doit être transmise aux organismes assureurs bruxellois avec les notes de frais, dans le délai visé au § 5.

§ 5. Pour autant que les notes de frais individuelles et récapitulatives trimestrielles, visées aux §§ 2 à 3 inclus, soient introduites au plus tard le 20 du premier mois du trimestre civil suivant celui auquel elles se rapportent, l'organisme assureur bruxellois verse à l'institution une somme égale à la moitié du montant des notes de frais individuelles et récapitulatives trimestrielles susvisées. L'institution est tenue à cet effet d’introduire, le même jour, une note provisoire servant de note d'échéance. L'organisme assureur bruxellois en effectue le paiement au plus tard le 15 du deuxième mois du trimestre civil considéré. La somme ainsi versée est déduite du montant porté en compte sur les notes de frais individuelles et récapitulatives immédiatement postérieures.

Pour le premier trimestre considéré à partir de l'adhésion de l'institution à la présente convention, sous réserve que cette institution introduise au plus tard le 15 du deuxième mois de ce trimestre une note provisoire servant de note d'échéance, l'organisme assureur bruxellois verse à l'institution, au plus tard le 1^er du troisième mois, une somme égale à la moitié du montant de cette note provisoire.

En ce qui concerne la régularisation financière de l’intervention, telle que visée, selon le cas, à l’article 3, § 1^er ou l’article 4, § 1^er qu’une nouvelle institution reçoit lors du trimestre de l’agrément et pour les deux trimestres suivants, pour autant que cette institution introduise les notes de frais individuelles et récapitulatives trimestrielles relatives à cette régularisation financière au plus tard le dernier jour du premier mois du trimestre qui suit celui au cours duquel le montant de cette régularisation lui a été communiqué, l'organisme assureur bruxellois en effectue le paiement au plus tard à la fin du trimestre au cours duquel les notes de frais individuelles et récapitulatives trimestrielles ont été introduites par l'institution.

En cas de non-paiement des notes de frais individuelles et récapitulatives avant la fin du deuxième mois qui suit le mois de leur introduction, un intérêt de retard est dû à partir du premier jour qui suit ce délai, sans mise en demeure. L’intérêt correspond au taux d'intérêt de la facilité de dépôt de la Banque centrale européenne, majoré de 1,75 %, fixé à la date d'expiration du délai de paiement. Ces intérêts de retard ne sont cependant pas dus si le retard est imputable au transfert tardif des avances mensuelles visées à l'article 202 de la loi du 14 juillet 1994.

L'institution est tenue d'introduire ses notes de frais individuelles et récapitulatives avant la fin du deuxième mois du trimestre civil qui suit celui auquel elles se rapportent pour que l'intérêt de retard soit dû en cas de paiement tardif par les organismes assureurs bruxellois.

§ 5/1. Par dérogation aux §§ 2, 3, 4/2 et 5, les institutions peuvent, à partir du 1^er janvier 2023, transmettre mensuellement à l'organisme assureur bruxellois et au bénéficiaire les notes de frais individuelles et récapitulatives. À partir du 1^er avril 2023, cette transmission mensuelle sera obligatoire.

Ces notes de frais individuelles et récapitulatives sont introduites auprès de l'organisme assureur bruxellois au plus tard le 20 du mois qui suit le mois auquel elles se rapportent. L'organisme assureur bruxellois paie dans les deux semaines à compter de la réception des notes de frais individuelles et récapitulatives. Aucune provision ne peut être facturée ou versée.

Au moment où les notes de frais individuelles et récapitulatives sont transmises aux organismes assureurs bruxellois, l'institution fournit au bénéficiaire une note de frais individuelle conforme au modèle figurant à l'annexe 6, partie « note de frais individuelle ».

§ 5/2. Par dérogation aux §§ 4/2 et 5, à partir du 1^er janvier 2023, la facturation des interventions précitées peut se faire par la remise des données de facturation aux organismes assureurs bruxellois sur support électronique. À partir du 1^er avril 2023, cette remise sur support électronique sera obligatoire. À partir de cette dernière date, l'application du § 2/1 est également exclue.

§ 5/3. Les données enregistrées, traitées ou communiquées au moyen de techniques photographiques et optiques, ainsi que leur reproduction sur papier ou sur tout autre support lisible ont la même valeur probante que les données originales lorsque les conditions d'application suivantes sont réunies:

1° L'échange de données électroniques doit avoir lieu conformément à l'article 36/1 de la loi du
21 août 2008 relative à l’institution et à l’organisation de la plate-forme eHealth. Les systèmes informatiques utilisés par les institutions et les organismes assureurs bruxellois doivent garantir que les données échangées sont stockées de manière systématique et complète. En outre, les données relatives à l'identité de la personne responsable de l'envoi ainsi que de la personne qui y a procédé, les données complètes de date et heure et les rapports de défaillances éventuelles constatées pendant le traitement doivent être conservées. La procédure de transfert des données doit répondre aux conditions énoncées à l'annexe 8 de la présente convention.

2° Afin de permettre à un logiciel d'utiliser IrisCareNet, un certain nombre de démarches administratives doivent être effectuées et des tests doivent être réalisés avec la plate-forme IrisCareNet et avec les organismes assureurs bruxellois. La Cellule de coordination du CIN (Manhattan Center, 7^ème étage, Avenue du Boulevard 21, 1210 Saint-Josse-Ten-Noode) intervient dans la validation des logiciels. La procédure complète de connexion d'un fournisseur de logiciel est décrite dans les documents qui sont disponibles auprès du CIN (https://share.intermut.be/IrisCare/Default.aspx).

§ 5/4. Par dérogation aux §§ 5/1 et 5/2, lorsqu'il n'est pas possible, pour des raisons organisationnelles ou techniques, de facturer mensuellement le 1^er janvier 2023 ou le 1^er avril 2023 au moyen de la délivrance de données de facturation sur support électronique, il peut être décidé de reporter simultanément cette possibilité de facturation et cette obligation de facturation à des dates ultérieures. Ce report doit être approuvé par le Conseil.

§ 6. En cas de manquements répétés dans l'institution et l'envoi des notes de frais ou des notifications d'entrée et de fin de séjour, l'organisme assureur bruxellois en avise l'institution par lettre recommandée. Si l'institution n'a pas pris de mesure dans les 30 jours pour remédier aux manquements constatés, l'organisme assureur bruxellois en informe la Commission, laquelle délibère sur les mesures à prendre.

Article 7.

L'institution s'engage à:

a) fournir aux organismes assureurs bruxellois les documents qui leur sont nécessaires au remboursement des frais facturés et au contrôle des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles en la matière;

b) permettre aux collèges locaux, aux personnes et groupes de personnes habilités par Iriscare à effectuer les visites qu'ils jugent utiles pour l'accomplissement de leur mission;

c) fournir à Iriscare les données statistiques déterminées par la Commission;

d) permettre au personnel habilité par Iriscare, d'effectuer les visites et leur fournir les renseignements nécessaires afin qu'ils puissent contrôler les données qui, en exécution des arrêtés ministériels fixant l'intervention visée à l'article 37, § 12, de la loi du 14 juillet 1994, pour les prestations visées à l'article 34, 11° et 12°, de la même loi, doivent être transmises à Iriscare par l'institution.

En aucun cas, la fourniture de ces renseignements ne peut comporter le déplacement de pièces nécessaires à l'exercice de cette mission de contrôle.

e) informer, dans les trois jours ouvrables, le technologue orthopédique en aides à la mobilité qui loue une voiturette à un bénéficiaire de la date du décès de ce dernier, et informer le kinésithérapeute qui mentionne ses prestations dans le dossier de soins du bénéficiaire tenu dans l’institution, du transfert d’un bénéficiaire d’un lit MRPA vers un lit MRS. Si un différend concernant le respect de cet engagement est soumis à la Commission, la charge de la preuve incombe à l’institution;

f) communiquer et tenir à jour, dans l'application RaaS, le nom et le numéro NISS du directeur, qui est la personne chargée de la gestion journalière de l’institution. Son nom sera repris dans les sources authentiques en tant que personne habilitée à avoir accès à l’application « questionnaire électronique d’Iriscare » et aux applications via e-Health. Via e-Health, elle sera habilitée à déléguer éventuellement certaines missions.

Article 8.

L'institution s'engage à ne réclamer, ni aux bénéficiaires, ni à l'organisme assureur bruxellois pour les prestations couvertes par l'intervention, telle que visée, selon le cas, à l’article 3, § 1^er ou à l’article 4, § 1^er, aucun autre montant que celui visé à l'article 3 ou à l’article 4 de la présente convention. Il ne peut davantage être compris dans le prix de la journée d'hébergement de l'institution.

Dans le prix de la journée d'hébergement sont compris au minimum et ne peuvent dès lors pas faire l'objet d'une facturation distincte:

1. les frais de logement et/ou d'hôtellerie;
2. les alèses et l'entretien de la literie;

L’éventuelle mise à disposition, à l’intention des personnes qui ont des difficultés à se déplacer de manière autonome, de chaises roulantes (voiturettes manuelles standard), de béquilles ou de tribunes (cadres de marche adultes avec 4 appuis fixes ou avec 2 appuis fixes et 2 roues sans siège), ne peut pas être imputée séparément au bénéficiaire.

Dans les maisons de repos pour personnes âgées et les maisons de repos et de soins, le coût du matériel d'incontinence est désormais compris solidairement dans le prix de la journée d'hébergement. Une ristourne de 0,30 euro pour chaque journée d'hébergement, comme visé à l’article 3, § 2, est introduite par l’institution dans la note de frais individuelle de chaque bénéficiaire. Cette intervention est mise à charge de l’organisme assureur bruxellois du bénéficiaire sur la note de frais récapitulative sous le pseudocode 468115. Sur la note de frais individuelle destinée au bénéficiaire, ce montant est expressément porté en déduction de l’intervention personnelle du bénéficiaire dans le prix de la journée d’hébergement.

Ce montant est lié à l’indice pivot 112,72 dans la base 2004 = 100 et est adapté conformément aux dispositions de la loi du 1^er mars 1977 organisant un régime de liaison à l’indice des prix à la consommation du Royaume dans le secteur public.

Lors de l'admission dans l'institution, ainsi que lors de chaque modification de prix, le bénéficiaire ou sa famille doivent être informés de façon précise du prix de la journée d'hébergement et de tous les suppléments éventuels, dont le détail figure dans la note de frais individuelle, conformément à l'arrêté du Collège réuni du 3 décembre 2009 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements d'accueil ou d'hébergement pour personnes âgées et précisant les définitions de groupement et de fusion ainsi que les normes particulières qu'ils doivent respecter.

Toute adaptation du prix de journée d'hébergement dans l'institution doit être déclarée préalablement à Iriscare (la Direction), conformément à la réglementation en matière de prix, qui est précisée dans l'arrêté ministériel du 12 août 2005 portant dispositions particulières en matière de prix pour le secteur des établissements d’accueil pour personnes âgées.

Article 9.

La Commission intervient pour prévenir tout litige pouvant naître de l'application de la présente convention.

En cas d'infraction aux dispositions de la présente convention, l'institution ou l'organisme assureur bruxellois est tenu de verser à Iriscare, à titre de clause pénale, une indemnité forfaitaire de 125 euros par infraction.

Le Conseil décide de l'application des clauses pénales.

Article 10.

L'institution est tenue de reproduire sur tous les documents destinés aux bénéficiaires et aux organismes assureurs bruxellois le numéro INAMI qui lui a été attribué par le Service des soins de santé de l'INAMI, tel que prévu à l'article 14 de la loi du 14 juillet 1994.

Article 11.

§ 1^er. La présente convention, une fois approuvée par le Conseil, sera envoyée aux institutions et aux organismes assureurs bruxellois, ainsi qu'aux organisations représentatives des institutions, par voie électronique avec accusé de réception ou par courrier recommandé. La convention est conclue pour une période d'au moins deux ans et est renouvelée tacitement d'année en année, sauf dénonciation par voie électronique avec accusé de réception (professionels@iriscare.brussels) ou par courrier recommandé adressé au Département au plus tard trois mois avant la date d'expiration fixée.

§ 2. Les institutions sont réputées avoir adhéré à la présente convention pour sa durée, sauf si leur refus d'adhérer à ses dispositions a été notifié au Département. Ce refus ne prend effet que s'il a été notifié par voie électronique avec accusé de réception (professionnels@iriscare.brussels) ou par courrier recommandé pendant la période de trente jours à compter de la date d'envoi, telle que visée au § 1^er.

§ 3. La présente convention entre en vigueur pour les institutions adhérentes et pour les organismes assureurs bruxellois trente jours à compter de la date de sa transmission conformément au § 1^er.

§ 4. La présente convention prend fin automatiquement et de plein droit dès l’entrée en vigueur d’une nouvelle convention conclue au sein du Conseil. Lorsqu'une nouvelle convention est conclue et qu'elle couvre la période suivant immédiatement une convention expirée, les institutions conservent, en ce qui concerne leur adhésion ou leur refus d'adhésion, la situation dans laquelle elles se trouvaient le dernier jour de la convention, soit jusqu'au jour où elles notifient leur refus d'adhérer à la nouvelle convention, soit jusqu'au jour où elles sont réputées avoir adhéré à la nouvelle convention.

Article 12.

Par dérogation à l'article 11, l'adhésion à la présente convention par une institution nouvellement agréée ou par une institution ayant fait l'objet d'une reprise ou d'une fusion, produit ses effets le premier jour du mois suivant celui de la notification de l'adhésion de l'institution à cette convention au Département, sauf si cette adhésion a lieu dans les 30 jours suivant le jour de la réception de la présente convention par l'institution. Dans ce cas, l'adhésion produit ses effets à partir de la date de l'agrément, de la reprise ou de la fusion.

Article 13.

Dans le cadre de la présente convention, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (collectivement "la Législation relative à la vie privée").

La Législation relative à la vie privée s’applique tout au long de l’exécution des prestations de services relatifs à cette convention. Les données à caractère personnel traitées ne seront pas conservées plus de temps qu’il n’est nécessaire à la réalisation les finalités poursuivies et susmentionnées dans la présente convention, à moins qu’une obligation légale ou une règlementation professionnelle n’exige que lesdites données soient conservées plus longtemps.

Fait à Bruxelles, le 25 octobre 2022.

Annexes

1.Formulaire de demande d'intervention dans les coûts de transport pour les bénéficiaires admis dans un centre de soins de jour

2.a1. Demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière

2.a.2. Demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière dans le cadre de l'admission d'une personne âgée de moins de soixante ans

2.b. Notification et engagement de paiement de l’allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière

2.c. Refus de l’allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière

2.d.1. Demande d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission d'une personne âgée de moins de soixante ans

2.d.2. Notification d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission d'une personne âgée de moins de soixante ans

2.d.3. Refus d'autorisation préalable dans le cadre de l'admission d'une personne âgée de moins de soixante ans

3.a. Demande d'allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière dans un centre de soins de jour

3.b. Notification et engagement de paiement de l’allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière dans un centre de soins de jour

3.c. Refus de l’allocation pour soins et assistance dans les actes de la vie journalière dans un centre de soins de jour

4. Échelle d'évaluation justifiant la demande d'intervention dans une institution de soins

5. Notification de fin d'hébergement

6. Note de frais individuelle et récapitulative

7. Note de frais rectificative

8. Procédure de transfert électronique des données

9. Attestation du médecin traitant

10. Déclarations sur l'honneur