18 JANVIER 2024 – Arrêté fixant les normes d’agrément auxquelles doivent répondre les établissements pour aînés, et les normes spéciales applicables aux groupements et fusions d’établissements

TITRE V. - Normes spécifiques aux résidences-services en copropriété

CHAPITRE Ier. - Généralité

Art. 103.

§ 1er. Sans préjudice des normes générales définies au Titre II, la résidence-services en copropriété doit satisfaire aux dispositions du présent Titre.

§ 2. Aux fins de l'application du présent Titre, il faut entendre par "établissement", une résidence-services en copropriété au sens de l'article 1er, 10°.

CHAPITRE II. - Normes concernant la convention, le règlement d'ordre intérieur et le dossier confidentiel

Section 1re. - Convention spécifique conclue entre l'association des copropriétaires et le gestionnaire

Art. 104.

Une convention est conclue entre l'association des copropriétaires ou son mandataire et le gestionnaire, à laquelle tout habitant a l'obligation d'adhérer.

Elle stipule notamment :

1° la durée de la convention, la procédure et les délais de résiliation afin de désigner le nouveau gestionnaire permettant d'assurer la pérennité des services ainsi que la manière dont les habitants sont prévenus de ce changement ;

2° le coût mensuel des services obligatoires clairement et limitativement énumérés ;

3° les modalités de paiement et, en cas de paiement par voie bancaire, le numéro de compte bancaire de l'établissement ;

4° si un acompte est exigé, son montant sera déduit de la facture portant sur le premier mois d'hébergement.

Art. 105.

Si l'habitant est locataire, toutes les obligations existant entre le propriétaire du logement et le gestionnaire doivent figurer dans le contrat de bail. Pour les baux déjà conclus avant le 1er janvier 2010, ces obligations doivent être annexées au contrat de bail.

Art. 106.

Tout projet de convention ou toute modification de celle-ci est, après adoption de commun accord par l'association des copropriétaires ou son mandataire et le gestionnaire, préalablement soumis à l'approbation des Ministres. Ils disposent de nonante jours à dater de la réception du document pour statuer. A défaut d'approbation dans ce délai, la convention-type ou sa modification est réputée approuvée

Le récépissé valant prise de connaissance de la convention ou de toute modification y afférente, est joint au dossier confidentiel.

Toute clause contraire aux prescriptions susvisées est réputée nulle.

Section 2. - Coût des services obligatoires

Art. 107.

La convention reprend le coût mensuel des services obligatoires clairement et limitativement énumérés.

En ce qui concerne les services fournis par le gestionnaire dans les locaux communs mis à sa disposition par l'association des copropriétaires, ce prix mensuel inclut au moins :

1° l'entretien courant et le nettoyage des parties communes, en ce compris le matériel et les produits ;

2° l'usage du mobilier des parties communes ;

3° l'évacuation des déchets ;

4° l'utilisation de tout équipement sanitaire collectif ;

5° l'usage et l'entretien des installations électriques des parties communes ;

6° le cas échéant, l'usage des installations de téléphonie publique, à l'exclusion du prix coûtant des communications personnelles ;

7° les charges liées à l'organisation de la permanence prévue à l'article 119 ;

8° les assurances souscrites par le gestionnaire conformément à la législation, à l'exception de toute assurance personnelle souscrite par l'habitant.

Art. 108.

Lorsque l'habitant prend possession du logement dans le courant du mois, il est redevable, pour le premier mois, d'un montant proportionnel à la partie du mois restant à courir.

Art. 109.

La convention mentionne, concernant les services proposés visés au chapitre III, les conditions de réduction de l'intervention financière de l'habitant, en cas d'hospitalisation ou d'absence ininterrompue de plus de sept jours.

Section 3. - Règlement d'ordre intérieur

Art. 110.

Le règlement d'ordre intérieur comporte obligatoirement les mentions supplémentaires suivantes :

1° le libre accès, à tout moment, auprès d'un habitant, de la famille, des amis et des ministres des cultes ou conseillers laïcs demandés par cet habitant ;

2° le libre choix du personnel infirmier et paramédical ;

3° les modalités d'introduction et d'examen des suggestions ou observations, visées à l'article 21, et des plaintes, visées à l'article 16 ; il mentionne notamment l'endroit où est affiché le nom de la personne à qui les suggestions et observations peuvent être faites ;

4° les références du contrat d'assurance couvrant la responsabilité civile professionnelle du gestionnaire et de son personnel.

Section 4. - Le dossier confidentiel

Art. 111.

Un dossier confidentiel est établi pour chaque habitant, lors de son admission. La collecte des données y consignées, leur traitement et leur mise à jour se font conformément à loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et, s'il y a lieu, à l'article 458 du Code pénal.

Ce dossier confidentiel comprend :

1° une copie de la fiche individuelle ou un document qui reprend les informations contenues dans celle-ci ;

2° un exemplaire de la convention spécifique conclue entre l'association des copropriétaires ou son mandataire et le gestionnaire, à laquelle l'habitant a adhéré ;

3° un exemplaire du règlement d'ordre intérieur signé par le gestionnaire ou le directeur et l'habitant ;

4° le cas échéant, les dispositions concernant les modalités de fin de vie.

Sans préjudice du contrôle exercé par le service de contrôle et d'accompagnement, le dossier confidentiel, visé par l'habitant, ne peut être communiqué à des tiers. Il peut être consulté, à tout moment, par l'habitant.

Le dossier confidentiel de chaque habitant est conservé par l'établissement pendant une période minimale de trois ans après son décès ou son départ.

CHAPITRE III. - Normes concernant les services obligatoirement proposés

Art. 112.

L'entretien courant et le nettoyage des locaux communs visés au présent Titre sont assurés par le gestionnaire.

Art. 113.

L'établissement doit pouvoir assurer à l'habitant qui le désire, au minimum un repas chaud par jour, le midi ou le soir, lequel peut être pris en commun.

Les repas du midi et du soir doivent laisser le choix entre deux menus.

Art. 114.

Le menu est communiqué aux habitants et affiché à un endroit accessible et apparent, en français et en néerlandais, au moins sept jours à l'avance.

Il est conservé au moins deux mois pour consultation par le service de contrôle et d'accompagnement.

Art. 115.

La nourriture est saine et variée, elle est adaptée aux habitants.

Les régimes diététiques faisant l'objet d'une prescription médicale sont observés.

CHAPITRE IV. - Normes concernant l'hygiène

Art. 116.

Le gestionnaire est tenu d'apporter la preuve à Iriscare de l'acquittement de sa contribution forfaitaire annuelle auprès de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire.

L'établissement dispose du document de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaine Alimentaire attestant que les denrées périssables sont conservées, préparées et distribuées selon les règles les plus strictes en matière de propreté et d'hygiène.

Art. 117.

Les cuisines et buanderies sont organisées de façon à ne pas incommoder les habitants par leurs odeurs, leurs vapeurs et leurs bruits ; elles doivent être pourvues d'un système d'aération, dont l'entretien est assuré par le gestionnaire.

Art. 118.

Les animaux ne peuvent avoir accès ni aux cuisines, ni aux locaux où sont conservés les aliments.

CHAPITRE V. - Normes concernant le personnel et le directeur

Art. 119.

Un membre du personnel est toujours présent dans l'établissement de jour comme de nuit, afin de pouvoir répondre sans délai à tout appel d'un habitant. Il dispose, au minimum, d'une formation de secouriste.

Art. 120.

A la requête d'Iriscare, le gestionnaire fournit à Iriscare, pour lui-même et pour le directeur ou pour la personne physique qui assure cette tâche, un extrait de casier judiciaire.

Art. 121.

Lors de l'engagement d'un nouveau membre du personnel, le directeur exige la production d'un extrait de casier judiciaire, datant de moins d'un mois.

Art. 122.

Le directeur doit être joignable, pendant les heures de bureau ; par ailleurs, il doit être disponible sur rendez-vous, quatre heures par semaine au moins, réparties sur deux jours minimum, dont au moins une heure après dix-huit heures.

Art. 123.

Le directeur peut être directeur d'un autre établissement pour aînés au sens de l'article 2, 4°, de l'ordonnance, pour autant que les établissements se trouvent sur le même site, et gérés par le même gestionnaire.

Art. 124.

§ 1er. Le directeur prenant ses fonctions pour la première fois après le 1er janvier 2010 doit, préalablement à son entrée en fonction, être au minimum titulaire d'un diplôme d'enseignement supérieur non universitaire et suivre une formation de minimum 250 heures auprès d'une université ou d'un centre de formation reconnu par la Commission communautaire commune ou une autre Communauté ou Commission communautaire compétente.

Par dérogation à l'alinéa 1er, les titulaires d'une qualification reconnue pour l'exercice de la fonction de directeur d'une maison de repos et les titulaires d'un diplôme universitaire en gestion des institutions de soins sont dispensés de formation complémentaire.

§ 2. Sont dispensés des exigences visées au paragraphe 1er :

1° les directeurs en fonction avant le 1er janvier 2010, ayant satisfait avant cette date aux conditions d'accès à la profession prévues par l'arrêté du Collège réuni du 14 mars 1996 fixant les normes d'agrément auxquelles doivent répondre les établissements hébergeant des personnes âgées ;

2° les directeurs qui ont suivi la formation imposée par une décision ministérielle notifiée avant le 1er janvier 2010 ;

3° les directeurs ayant introduit, avant le 1er janvier 2010, une demande de dérogation auprès des Ministres, conformément à l'article 68 de l'arrêté du Collège réuni du 14 mars 1996 susvisé.

§ 3. Par dérogation au paragraphe 1er et pour une durée maximale de deux ans, le gestionnaire peut engager comme directeur une personne qui suit la formation de directeur.

§ 4. Le directeur en fonction d'une maison de repos ou d'une résidence-services agréée par l'autorité compétente dans un pays de l'union européenne ou de l'Espace économique européen est réputé disposer de la formation visée au paragraphe 1er.

§ 5. Il est répondu aux conditions visées au paragraphe 1er, s'il ressort d'une comparaison des diplômes, attestations, brevets, autres titres et expériences pertinentes dont dispose le candidat avec le diplôme et la formation exigés, que le candidat remplit les conditions requises.

Pour l'application de l'alinéa 1er, il faut entendre par expérience pertinente, l'expérience acquise dans les secteurs de l'hébergement des aînés, des maisons de repos et de soins, des hôpitaux ou de l'hébergement de personnes handicapées, pour autant qu'il s'agisse d'une fonction à responsabilités.

Art. 125.

La réussite des formations visées à l'article 124 dont le contenu est agréé par le fonctionnaire dirigeant d'Iriscare ou son délégué, est sanctionnée par une attestation, après l'évaluation du candidat tant sur le plan de son assiduité que de ses connaissances et de ses aptitudes.

Les Ministres peuvent dispenser le candidat-directeur ou le directeur en fonction de tout ou partie de ces formations, compte tenu de ses diplômes ou de son expérience acquise.

Art. 126.

Le directeur est tenu de participer à une formation continuée d'au moins 24 heures par an. Le programme de cette formation doit être agréé par le fonctionnaire dirigeant d'Iriscare ou son délégué, au plus tard un mois avant leur organisation.

Art. 127.

Le gestionnaire élabore, en collaboration avec le service d'incendie, un plan de sécurité ; pour les parties communes, ce plan s'intègre, le cas échéant, dans le plan de sécurité général du bâtiment.

Le gestionnaire organise la formation de son personnel en matière de prévention et de lutte contre l'incendie. Il doit être à tout moment à même d'en fournir la preuve.

CHAPITRE VI. - Conseil participatif

Art. 128.

§ 1er. Le syndic de la résidence-service en copropriété est invité à chaque réunion du conseil participatif.

§ 2. Le conseil participatif établit des contacts réguliers avec le syndic ou l'association des copropriétaires et leur propose, dans le respect scrupuleux des droits et des pouvoirs de chacun, une concertation sur tous les points qui pourraient, fût-ce partiellement, ressortir de la compétence de la copropriété.

Les modalités de la concertation sont reprises dans le règlement d'ordre intérieur.