LC Proc 05 – 31 JULI 2020 – Het verzamelen van statistische en financiële gegevens van de kinderbijslaginstellingen

Betreft: Het verzamelen van statistische en financiële gegevens van de kinderbijslaginstellingen.

Geachte mevrouw,
Geachte heer,

I. Context

De financiële en statistische gegevens worden vanaf 2020 maandelijks opgevraagd bij de verschillende kinderbijslaginstellingen. Deze nieuwe manier van opvraging zal voor een efficiëntere gegevensuitwisseling zorgen, waardoor Iriscare op een kwaliteitsvolle en betrouwbare manier deze gegevens kan beheren en monitoren.

De statistische gegevens worden opgevraagd via niet-geaggregeerde tabellen op het niveau van het rechtgevend kind, de bijslagtrekkende en de betalingen. Alle gegevens noodzakelijk om het recht op gezinsbijslag vast te stellen en welke een invloed hebben op de berekening van de totale verschuldigde gezinsbijslag worden opgevraagd. Daarnaast wordt het bedrag en type van de onverschuldigd betaalde gezinsbijslag en eventuele inhoudingen, de werkelijk uitbetaalde gezinsbijslag opgevraagd en tenslotte enkele relevante socio-demografische kenmerken.

De financiële gegevens worden gevraagd op basis van de boekhoudkundige transacties gegroepeerd in de globale tabellen. Die gegevens worden periodiek opgevraagd via:

de maandelijkse aangifte waarmee Iriscare de gegevens krijgt die enkel betrekking hebben op de financiering van de kinderbijslag;
de kwartaalaangifte waarmee men de gegevens verkrijgt met betrekking tot de financiering van de administratiekosten, maar ook specifieke gegevens over kinderbijslag (de evolutieve situaties van de terugvordering van onverschuldigde bedragen en van het Reservefonds);
een detail van de rekeninguittreksels met de bedragen van de dagelijkse banktransacties met betrekking tot de financiering van de kinderbijslag.

II. Timing voor het aanleveren van de gevraagde gegevens

De statistische en betalingsgegevens worden maandelijks tegelijkertijd meegedeeld voor de twintigste dag van de maand volgend op de maand waarin de betalingen en de terugvorderingen plaatsvinden.

Voorbeeld:

ten laatste op 19 juli worden de betalingen aangeleverd, uitgevoerd in de referentiemaand (t) = juni. De statistische gegevens hebben betrekking op de rechtsmaand (t-1) = mei.

Vanaf 2021 worden jaarlijks de eventuele herzieningen meegedeeld van de opgevraagde statistische gegevens, die betrekking hebben op de referentieperiodes in het voorgaande kalenderjaar. Deze referentieperiode omvat alle rechtsmaanden waarvoor een aangifte gebeurd is in het voorgaande kalenderjaar Deze rapportering dient plaats te vinden voor de laatste werkdag van januari.

De eerste mededeling in die zin betreft dus herzieningen die betrekking hebben op de rechtsmaanden januari tot en met oktober van het kalenderjaar 2020 en dient uiterlijk op 28 januari 2021 gerapporteerd te worden.

Vanaf 2023 worden ook de eventuele herzieningen meegedeeld van dezelfde gegevens die betrekking hebben op referentieperiodes in het kalenderjaar dat drie jaar voorafgaat aan het jaar waarin de mededeling moet plaatsvinden. Deze referentieperiode omvat alle rechtsmaanden van het kalenderjaar drie jaar voorafgaand aan het jaar van aangifte. Ook deze rapportering dient plaats te vinden voor de laatste werkdag van januari.

De eerste mededeling in die zin betreft dus herzieningen die betrekking hebben op de rechtsmaanden januari tot en met december van het kalenderjaar 2020 en dient uiterlijk op 30 januari 2023 gerapporteerd te worden.

De financiële rapportering van de kinderbijslaginstellingen moet gebeuren binnen de volgende termijnen:

een maandelijkse rapportering van de cijfers over de gezinsbijslag vόόr de 20ste van de maand na de referentiemaand. De referentiemaand is de maand waarin de gezinsbijslag wordt betaald. De eerste mededeling moet uiterlijk op 19 februari 2021 gebeuren.
Een rapportering per kwartaal van de gegevens over de administratiekosten uiterlijk de laatste dag van de eerste kalendermaand na het referentiekwartaal. Het referentiekwartaal is de periode waarop de administratiekosten betrekking hebben. De eerste mededeling moet uiterlijk op 31 januari 2021 gebeuren.
een maandelijkse rapportering van de cijfers met betrekking tot de uittreksels van de zichtrekeningen in verband met de gezinsbijslag, uiterlijk op de tiende dag van de maand na de referentiemaand. De eerste mededeling moet ten laatste op 10 februari 2021 gebeuren.

III. Procedure om rapporteringsgegevens¹ te vergaren via Secure File Transfer Protocol en XML bestanden

De rapportering van de gevraagde gegevens gebeurt via een SFTP transfer. Eerst dient een "beveiligingssleutel" aangemaakt te worden voor de beveiliging van de connectie. Na de aanmaak van deze sleutel kan een SFTP client opgezet worden en de verbinding geactiveerd worden. De procedures voor de aanmaak van het sleutelpaar en de SFTP verbinding kunt u terugvinden in bijlage 1 van deze dienstbrief.

IV. Beschrijving van de berichten

De technische details van de gevraagde berichten worden beschreven in het business requirement document, terug te vinden als bijlage 2 bij deze dienstbrief. Hieronder worden de berichten verder toegelicht en verduidelijkt aan de hand van voorbeelden.

Deel 1. Beschrijving van de betalingsberichten

In het gedeelte Header worden de algemene gegevens van de rapportering opgevraagd:

FundCode: Identificatiecode van de kinderbijslaginstelling
ReferenceMonth: Referentiemaand (t) = maand waarin de gezinsbijslag werd uitbetaald.
- Voorbeeld: bij de rapportering in de maand augustus 2020 (uiterste datum van rapportering in die maand is 19/08/2020), worden alle uitgevoerde betalingen die plaatsvonden in de referentiemaand (t) juli 2020 meegedeeld.
VersionType: Type aangifte van de opgeladen gegevens
- Voor de rapportering van de betalingen is enkel de waarde 1 = 'maandelijkse aangifte' mogelijk.
OriginalVersion: Gaat het al dan niet om een eerste aangifte voor de aangegeven referentiemaand (t)
- Wanneer er een correctie van een voorgaande aangifte wordt doorgestuurd, bijvoorbeeld omdat er een verkeerde codering was in (één van) de XML bestand(en), moet hier 'False' gerapporteerd worden. Opgelet, de ExtractionDate van de verbeterde versie moet dezelfde zijn als in de originele/vorige rapportering. De correctie moet dus gebeuren op het initieel verzonden databestand.
- Voorbeeld: op 25 augustus 2020 worden de data aangeleverd voor de referentiemaand juli 2020 (rechtsmaand juni 2020) met extractiedatum 20 augustus 2020. Op 15 september 2020 wordt er vastgesteld dat er in het bestand bijslagtrekkenden een verkeerde codering is gebeurd (Alle éénoudergezinnen werden onder code '3' gerapporteerd ipv onder code '1' bij de variabele MonoParentalFamily). Op 20 september 2020 wordt een correctie van doorgestuurd. Het is in dit geval niet nodig de 3 XML bestanden (betalingen, bijslagtrekkenden- en kindgegevens) door te sturen. Enkel de XML met betrekking tot de bijslagtrekkendegegevens is voldoende en de correctie moet dus op de originele data met extractiedatum 20 augustus 2020 gebeuren. Er mag geen nieuwe extractie van de gegevens gebeuren omdat er reeds wijzigingen kunnen plaatsvinden in de data tussen 20 augustus 2020 en 20 september 2020.
ExtractionDate: Datum waarop de gegevens van de rapportering uit de betalingsapplicatie werden opgehaald.

In het gedeelte Payment wordt een overzicht van de uitbetaalde en/of teruggevorderde gezinsbijslagen in de referentiemaand (t) volgens de betaalbestemmeling en volgens de toegepaste schaal of wetsartikel weergegeven:

UniqueRef: Unieke referentie die voor een samenhang zorgt met de gegevens gecommuniceerd in de bijslagtrekkende- en kindbestanden
- Niet alle betalingen worden rechtstreeks aan een bijslagtrekkende betaald en kunnen dus niet via het INSZ nummer aan de juiste bijslagtrekkende en bijgevolg aan het (de) juiste rechtgevend(e) kind(eren) gelinkt worden. Vandaar is een extra unieke referentie noodzakelijk.
PaymentDate: Datum van betaling.
Regularization: Er wordt aangegeven of de uitgevoerde betaling het gevolg is van een regularisatie voor een bepaalde rechtsmaand (dus inclusief regularisaties voor de rechtsmaand (t-1)).
- Voorbeeld: uitbetaling sociale toeslag voor het jaar 2018 na ontvangst van de fiscale flux in 2020.

In het gedeelte PaymentByPayRecipient worden de details van alle uitgevoerde betalingen in de referentiemaand (t) opgevraagd en gegroepeerd per betaalbestemmeling:

PayRecipientType: Het type betaalbestemmeling = bijslagtrekkende, spaarboekje, instelling of andere.
- Wanneer de gezinsbijslag uitbetaald wordt op een rekening van een sommendelegant, bewindvoerder, budgetrekening van het OCMW,… worden deze betalingen gerapporteerd onder de waarde 4 'Andere'.
PersonINSS: Uniek INSZ-nummer van de bijslagtrekkende aan wie betaald werd.
- Verplicht wanneer de betaalbestemmeling de bijslagtrekkende is. Ook wanneer er op een budgetrekening van het OCMW, aan een bewindvoerder,… (waarde '4' bij PayRecipientType) betaald wordt, dient hier het INSZ-nummer van de bijslagtrekkende ingevuld te worden.
PayedAmount: Werkelijk uitbetaald bedrag.
- De uitbetaalde gezinsbijslag aan een bijslagtrekkende, instelling, op een spaarboekje of andere betaalbestemmeling. Dit is het nettobedrag na aftrek van eventuele inhoudingen aan derden.

In het gedeelte Withholdings worden de uitgevoerde inhoudingen op de gerapporteerde betalingen meegedeeld:

WithholdingAmount: Dit is het bedrag welke werd ingehouden op de uitgevoerde betaling ten behoeve van een schuldaflossing.
- Voorbeeld: de bijslagtrekkende heeft een openstaande schuld van €1250. Deze schuld wordt afgelost door een maandelijkse inhouding op de verschuldigde kinderbijslag ten bedrage van €50. In dit geval moet de waarde 50 gerapporteerd worden onder WithholdingAmount.
RequestingFundCCC: Indien er werd ingehouden voor één van de vijf kinderbijslaginstellingen in de GGC, wordt hier de identificatiecode van deze instelling meegedeeld.
RequestingFundNotCCC: Wanneer er wordt ingehouden voor een instelling buiten de GGC wordt hier de identificatiecode van deze instelling meegedeeld.
- Wanneer het OCMW voorschotten heeft verleend op de gezinsbijslag in afwachting tot de goedkeuring van de asielaanvraag vluchtelingenstatus van de rechtgevende kinderen, moet de terugbetaling van deze voorschotten aan het OCMW hier onder de code '997' gerapporteerd worden.
- Wanneer er aan een andere instelling, zoals bijvoorbeeld de Europese Commissie een terugbetaling plaatsvond, kan deze gerapporteerd worden onder de code '999'.

Het gedeelte AllocatedAmountsByLawArticle geeft een overzicht van alle uitgevoerde betalingen in de referentiemaand (t), gegroepeerd per toegepast wetsartikel:

AppliedLawArticle: De toegepaste schaal volgens wetsartikel.
- Wanneer er nog een kraamgeld of adoptiepremie moet uitbetaald worden voor een kind geboren in 2019, mag dit gerapporteerd worden onder respectievelijk code '8' of '9'.
- Indien er bij een regularisatie nog een maandelijkse leeftijdstoeslag AKBW wordt toegekend, mag dit gerapporteerd worden onder de code '14'.
- Regularisaties m.b.t. de schaal 10G (wet gewaarborgde gezinsbijslag) moeten gerapporteerd worden onder de code '25'.
- De uitbetaling van de (éénmalige) Covid-19 premie wordt gerapporteerd onder code '3' : sociale toeslag.
AllocatedAmount: De verschuldigde gezinsbijslag, dit is het berekend bedrag van de gezinsbijslag vόόr de aftrek van eventuele inhoudingen.

Deel 2. Beschrijving van de berichten m.b.t de bijslagtrekkenden

De opgevraagde gegevens van alle bijslagtrekkenden waarvoor recht was op gezinsbijslag in de rechtsmaand (t-1) en/of in de referentiemaand (t) een uitbetaling gezinsbijslag (inclusief regularisaties, kraamgeld of adoptiepremie) werd uitgevoerd, en/of waarvoor er een openstaand schuldsaldo bestond op de 1ste dag van de referentiemaand (t) of waarvoor in de referentiemaand (t) schulden werden gecreëerd, moeten gerapporteerd worden.

Wanneer de bijslagtrekkende enkel een potentieel recht zou hebben, dient deze (nog niet) meegedeeld te worden, er moet effectief een betaling aan de bijslagtrekkende uitgevoerd zijn in de referentiemaand (t).

In het gedeelte Header worden de algemene gegevens van de rapportering opgevraagd, zijnde:

FundCode: Identificatiecode van de kinderbijslaginstelling
LegalMonth: Dit is de maand waarop de gerapporteerde gegevens betrekking hebben, namelijk de gegevens over de rechtsmaand (t-1).
ReferenceMonth: Referentiemaand (t) = maand waarin de gezinsbijslag werd uitbetaald.
- Voorbeeld: in de maand augustus 2020 (uiterste datum van rapportering in die maand is 19/08/2020), is de gerapporteerde referentiemaand (t) juli 2020 en de gerapporteerde rechtsmaand (t-1) juni 2020.
VersionType: Type aangifte van de opgeladen gegevens
- Er zijn drie soorten aangiften: de maandelijkse, de jaarlijkse en een aangifte naar aanleiding van een eventuele regularisatie als gevolg van de Fiscale Flux.
OriginalVersion: Gaat het al dan niet om een eerste aangifte voor de aangegeven referentiemaand (t).
- Hier gelden dezelfde principes als beschreven in Deel 1: betalingsberichten.
ExtractionDate: Datum waarop de gegevens van de rapportering werden aangelegd.

In het gedeelte Beneficiaries worden de gegevens met betrekking tot de geselecteerde bijslagtrekkenden gerapporteerd.

Alle bijslagtrekkenden met een (of meerdere) rechtgevend(e) kind(eren) waarvoor er recht is op gezinsbijslag in de rechtsmaand (t-1) en/of gezinsbijslag betaald werd in de referentiemaand (t), dienen geselecteerd te worden. Dit geldt ook indien enkel kraamgeld/adoptiepremie uitbetaald is of een betaling ten gevolge van een regularisatie.
Ook alle bijslagtrekkende waarvoor er een schuld gerapporteerd moet worden (cf. infra) worden geselecteerd.

Voor alle geselecteerde bijslagtrekkenden moeten volgende gegevens verplicht gerapporteerd worden:

UniqueRef: Unieke referentie die voor een samenhang zorgt met de gegevens gecommuniceerd in de betalings- en kindbestanden
- Niet alle betalingen worden rechtstreeks aan een bijslagtrekkende betaald en kunnen dus niet via het INSZ-nummer aan de juiste bijslagtrekkende en bijgevolg aan het (de) juiste rechtgevend(e) kind(eren) gelinkt worden. Vandaar is een extra unieke referentie noodzakelijk.
IdentificationData: Identificatiegegevens van de betrokken bijslagtrekkende voor de gerapporteerde rechtsmaand (t-1).
- Wanneer er bij het gegeven BirthDate enkel een geboortejaar gekend is, dient enkel het jaar verplicht meegedeeld te worden, geboortedag- en maand worden dan niet gerapporteerd.
NetAmountPaid: Dit is de netto-uitbetaalde gezinsbijslag (na aftrek van eventuele inhoudingen) aan de bijslagtrekkende.
- Ook wanneer er betaald wordt op een budgetrekening, voorlopig bewindvoerder,… dient hier de netto uitbetaalde gezinsbijslag vermeld te worden. Dus wanneer er bij PayRecipientType code 1 of 4 is aangegeven moet hier het netto uitbetaalde bedrag vermeld worden.
- Het verschil met de gevraagde PayedAmount onder de rubriek betalingen is dat het bedrag gerapporteerd onder deze laatste ook aan een instelling of op spaarboekje uitbetaald kan zijn. Wanneer dit het geval is, wordt dit bedrag dus niet onder NetAmountPaid gerapporteerd, wanneer er aan een bijslagtrekkende (rechtstreeks of onrechtstreeks) uitbetaald werd, wordt dit bedrag dus wel tweemaal gerapporteerd.

Enkel wanneer er kinderbijslag uitbetaald werd in de referentiemaand (t) voor de rechtsmaand (t-1) moeten de opgevraagde gegevens onder de rubriek ChildBenefit verplicht gerapporteerd worden.

Wanneer er in de referentiemaand (t) enkel een uitbetaling kinderbijslag ten gevolge van een regularisatie voor het verleden plaatsvond (al dan niet met betrekking op verschillende rechtsmaanden, verschillend van de rechtsmaand (t-1)) dienen de ChildBenefit gegevens dus niet gerapporteerd te worden. Hetzelfde geldt wanneer er in de referentiemaand (t) enkel uitbetaling van kraamgeld of adoptiepremie plaatsvond.

CadastralIncomeTest: bepaalt of het gezin al dan niet uitgesloten wordt van het recht op sociale toeslagen op basis van het Kadastraal inkomen
- Dit gegeven is pas (ten vroegste) vanaf 2021 van toepassing. Zolang is hier enkel de code '3' mogelijk.
- Wanneer de KI-test daadwerkelijk van toepassing is zal omtrent het correct invullen van dit gegeven meer in detail gecommuniceerd worden aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden.
MonoParentalFamily: Deze variabele geeft weer of het om een éénoudergezin gaat binnen de gezinsbijslagwetgeving, dwz is er al dan niet nog een andere persoon waarmee rekening gehouden wordt voor de berekening van bijvoorbeeld het gezamenlijk inkomen.
- Een gezin moet ofwel beschouwd worden als een eenoudergezin, ofwel niet. In het uitzonderlijke geval dat men in de onmogelijkheid is te bepalen of het al dan niet om een eenoudergezin gaat (bijvoorbeeld door een onderzoek naar domiciliefraude) kan de waarde '3' gerapporteerd worden, in alle andere gevallen moet de waarde '1' of '2' gerapporteerd worden.
FamilySize: Het aantal kinderen in het gezin, gegroepeerd rond de bijslagtrekkende, inclusief (fictieve) kinderen van een andere bijslagtrekkende (Art. 11 van de ordonnantie van 25 april 2019).
NetTaxableIncome: De categorie waarin het (bruto belastbaar) jaarlijks gezinsinkomen van het gezin zich situeert.
- Wanneer er geen enkel informatie beschikbaar is over het inkomen of de bijslagtrekkende gevraagd heeft om de fiscale flux af te wachten, moet hier code '4' aangegeven te worden.
- Wanneer de bijslagtrekkende verklaard heeft dat het inkomen boven het hoogte plafond ligt moet code '3' gerapporteerd worden, ook al blijkt 2 jaar na datum dat dit toch niet het geval is (adhv de informatie verkregen via de fiscale flux).
GroundNetTaxableIncome: Op welke basis werd de categorie bepaald waarin zicht het jaarlijks gezinsinkomen van het gezin situeert.
- Wannneer code '4' aangegeven werd bij het gegeven NetTaxableIncome in afwachting van de fiscale flux, wordt hier code '1' Ambtshalve inschatting gerapporteerd.
- Wanneer er via een onderzoeksformulier en Verklaring SUPPL formulier door het gezin zelf een inschatting werd gemaakt, is dit code '2' verklaring op eer'. Dit kan zowel bij een provisionele toekenning van de sociale toeslag (Toekenning YES)² als bij geen provisionele toekenning (Toekenning NO)2.
- Wanneer het inkomen niet gecontroleerd kan worden aan de hand van de fiscale flux moet er code '3' gerapporteerd worden (is het geval wanneer er (aanvullende) kinderbijslag verschuldigd is aan kinderen op basis van de Europese verordeningen of voor het personeel van internationale instellingen en bepaalde leden van het ambassadepersoneel).
- De laatste code '4' wordt gerapporteerd wanneer de inkomsten bekend zijn via de ontvangen fiscale flux. Bijgevolg zullen de codes '3' en '4' enkel gerapporteerd worden in de jaarlijkse aangiften X+1 en/of X+3.

Wanneer de bijslagtrekkende een nog openstaand saldo heeft op de 1ste dag van de referentiemaand (t) of er werd voor deze bijslagtrekkende in die referentiemaand (t) een (of meerdere) schulden gecreëerd (al dan niet met een nog openstaand saldo na de laatste dag van de referentiemaand (t)), moet de rubriek Debts verplicht gerapporteerd worden. Ook wanneer er geen gezinsbijslag werd uitbetaald aan deze bijslagtrekkende in de referentiemaand (t).

Ook wanneer er geen betalingen plaatsvonden aan de bijslagtrekkende in de referentiemaand (t) of er zijn niet langer rechtgevende kinderen voor deze bijslagtrekkende, dienen deze laatste wel gerapporteerd te worden indien er nog een openstaande schuld is of er een schuld werd gecreëerd in de referentiemaand (t).

InitialAmount: Het initieel bedrag van de schuld.
- Dit is het bedrag van de schuld op het moment van vaststelling en creatie van het debet, dus vόόr de aftrek van eventuele inhoudingen.
CreationDate: Datum eerste kennisgeving van de schuld aan de bijslagtrekkende.
OutstandingAmount: Dit is het nog openstaande saldo na de laatste dag van de referentiemaand (t).
- Voorbeeld: Er werd in de referentiemaand (t) op 1 augustus 2020 een schuld gecreëerd voor de bijslagtrekkende ten bedrage van €2517 (=InitialAmount) . Deze bijslagtrekkende heeft nog recht op kinderbijslag voor haar 2 kinderen. In de referentiemaand (t) (augustus 2020 in dit voorbeeld) werd €150 ingehouden op de verschuldigde kinderbijslag (voor rechtsmaand (t-1) juli 2020, met uitbetalingsdatum 08/08/2020) ter aanzuivering van deze schuld. Dit brengt het nog openstaand saldo op €2367 (=OutstandingAmount).
DebtMovementAmount: Het bedrag waarmee de schuld in de loop van de referentiemaand (t) gewijzigd is.
- Wanneer we bovenstaand voorbeeld hernemen: wordt hier €-150 gerapporteerd, er werd €150 ingehouden in de referentiemaand (t) augustus 2020 ter aanzuivering van de initiële schuld van €2517.
Fraud: hier wordt aangegeven of de schuld het gevolg is van fraude.
- Het type fraude moet hier niet vermeld worden, dit zal via een aparte bevraging plaatsvinden.

Deel 3. Beschrijving van de berichten m.b.t de rechtgevende kinderen

In deze aangifte moeten de gegevens van alle kinderen gerapporteerd worden waarvoor er recht op kinderbijslag (= exclusief kraamgeld of adoptiepremie) was in de rechtsmaand (t-1).

In het gedeelte Header worden de algemene gegevens van de rapportering opgevraagd.

Dit gedeelte stemt overeen met de algemene gegevens zoals opgevraagd op het niveau van de bijslagtrekkende.

In het gedeelte Children worden de gegevens met betrekking tot de geselecteerde kinderen gerapporteerd.

De gegevens van alle kinderen waarvoor er een recht op kinderbijslag was in de rechtsmaand (t-1) moeten gerapporteerd worden. Kinderen in onderzoek met een potentieel recht kunnen niet gerapporteerd worden. Voorbeeld: een kind in onderzoek voor de maand augustus 2020 en er blijkt in november 2020 dat er recht bestaat op kinderbijslag voor dat kind vanaf augustus 2020, dit wordt uitbetaald in december 2020, dan zal dat kind verschijnen in de aangifte van januari 2021, met de aangeleverde gegevens rechtsmaand november 2020, de maanden vόόr november 2020 zijn dan regularisaties en de gegevens over deze rechtsmaanden (augustus 2020-oktober 2020) zullen gerapporteerd worden bij de jaarlijkse aangifte in 2021 waarbij nogmaals alle gegevens van het voorbije jaar 2020 (maand/maand) opgevraagd worden.

UniqueRef: Unieke referentie die voor een samenhang zorgt met de gegevens gecommuniceerd in de betalings- en bijslagtrekkendebestanden.
- Ook hier is een unieke referentie noodzakelijk om alle betalingen en bijslagtrekkenden aan (de) juiste rechtgevend(e) kind(eren) te kunnen linken.
IdentificationData: Identificatiegegevens van het rechtgevend kind voor de gerapporteerde rechtsmaand (t-1).
- Ook hier: wanneer er bij het gegeven BirthDate enkel een geboortejaar gekend is, dient enkel het jaar verplicht meegedeeld te worden, geboortedag- en maand worden dan niet gerapporteerd.
- Wanneer de kinderbijslag ten behoeve van een geplaatst kind enkel op een spaarboekje betaald wordt en het kind bijgevolg niet gekoppeld is aan een bijslagtrekkende, moet er bij de het gegeven RelationshipWithBeneficiary code '5' gerapporteerd worden. Alles wat verschilt van de codes '1' tot en met '4' krijgt dus code '5' = andere.

Onder de rubriek ChildBenefit moeten verplicht de gegevens met betrekking op de rechtsmaand (t-1) gerapporteerd worden. Dit enkel voor de kinderen waarvoor er recht op kinderbijslag was in de rechtsmaand (t-1).

Wanneer er in de referentiemaand (t) een uitbetaling kinderbijslag ten gevolge van een regularisatie uit het verleden plaatsvond (al dan niet met betrekking op verschillende rechtsmaanden, verschillend van de rechtsmaand (t-1)) dienen de ChildBenefit gegevens niet gerapporteerd te worden. Hetzelfde geldt wanneer er in de referentiemaand (t) enkel uitbetaling van kraamgeld of adoptiepremie plaatsvond. Tenzij er naast een eventuele regularisatie en/of uitbetaling kraamgeld/adoptiepremie in de rechtsmaand (t) ook een uitbetaling kinderbijslag voor de rechtsmaand (t-1) plaatsvond.

OrphanType: Geeft aan of het kind één of beide ouders verloren heeft.
EntranceTicket: Hier wordt aangegeven op basis van welk verblijfsrecht het kind met een vreemde nationaliteit het recht op gezinsbijslag opent.
- Wanneer het kind bijvoorbeeld verblijfsrecht verkregen heeft op basis van gezinshereniging wordt hier code '4' andere gerapporteerd.
- Artikel 37 van de ordonnantie van 25 april 2019 stelt dat Buitenlandse kinderen met een recht op gezinsbijslag op grond van een Belgische kinderbijslagregeling voor de maand december 2019, geacht worden de voorwaarde omtrent het verblijfsrecht (artikel 4, 2° van de ordonnantie) te vervullen, en voor deze gevallen moet code '5' gerapporteerd worden.
ReasonRightCode: Hoedanigheid van het rechtgevend kind (Reden recht).
- Alle kinderen tussen 0 en 21 jaar met een beperking worden gerapporteerd onder de code '10'.
- Code '13' kan enkel gerapporteerd worden indien het om kinderen gaat geboren vόόr 1 juli 1966 (cfr. art 26 alinea 2 van de ordonnantie van 25 april 2019)
InternationalAgreement: Geeft aan op welke grond het kind dat niet in België verblijft een reden op gezinsbijslag opent.
- Een kind dat zijn studies in een andere lidstaat volgt, valt onder de toepassing van de Europese verordening (883/2004) en krijgt code '1'.
HigherEducationIncrease: Geeft aan of het kind recht heeft op een verhoging (€170 ipv €160) op basis van een inschrijving in het hoger onderwijs.
AbductedChild: Geeft aan of het kind al dan niet ontvoerd is.
MissingChild: Geeft aan of het kind al dan niet vermist is.

De rubriek AcquiredRight omvat de parameters in verband met een kind dat een verworven recht heeft en moeten verplicht gerapporteerd worden indien het kind nog steeds recht heeft op een barema uit de AKBW (= dezelfde selectie kinderen zoals gemaakt op het niveau van de 'ChildBenefits', maar dan beperkt tot het recht op een "verworven recht" (art. 39 van de ordonnantie van 25 april 2019).

De rubriek DisabilityAllowances heeft betrekking op de parameters omtrent een eventuele erkenning voor kinderen met een beperking (= dezelfde selectie kinderen zoals gemaakt op het niveau van de 'ChildBenefits', maar dan beperkt tot kinderen met een erkenning).

Deze rubriek is verplicht:
- Indien er een erkenning is voor kinderen met een beperking (art. 12 in de ordonnantie van 25 april 2019).
- En/of indien er binnen de verworven rechten een erkenning is voor kinderen met een beperking (art. 47 AKBW).
De mogelijke scenario's:
- Scenario 1: Het kind met een beperking ontvangt de kinderbijslag voor de referentiemaand in toepassing van art. 12:
  - De details van de medische beslissing (m.n. de inschaling van de beperking in de toepasselijke schaal) op basis waarvan de toeslag toegekend wordt voor de referentiemaand worden gerapporteerd.
- Scenario 2: Het kind met een beperking ontvangt de kinderbijslag voor de referentiemaand in toepassing van de overgangsmaatregel (art. 39 van de ordonnantie):
  - Subscenario 2.1: Het kind had recht op de toeslag voor kinderen met een beperking (art. 47 van de ordonnantie) voor 12/2019, en heeft bijgevolg een "verworven recht" op deze toeslag.
    - De details van de medische beslissing (m.n. de inschaling van de beperking in de toepasselijke schaal) op basis waarvan de toeslag daadwerkelijk toegekend wordt voor de referentiemaand worden gerapporteerd. Het gaat dus om de toeslag waarop het kind aanspraak maakt in functie van de modaliteiten van de overgangsmaatregel.
    - EN
    - Daarnaast worden ook de details van de medische beslissing (m.n. de inschaling van de beperking in de toepasselijke schaal) op basis waarvan de toeslag toegekend zou worden als de overgangsmaatregel niet van toepassing zou zijn gerapporteerd³.
  - Subscenario 2.2: Het kind heeft geen "verworven recht" op deze toeslag (hetzij omdat het geen recht had op de toeslag voor kinderen met een beperking voor 12/2019, hetzij - al zal dit zelden voorvallen - omdat het verworven recht op de toeslag uitgedoofd is door een onderbreking in de erkenning van de handicap). Ondanks de erkenning als kind met een beperking geniet het kind dus niet van de toeslag, omdat de overgangsmaatregel (zonder de toeslag) gunstiger is dan de nieuwe barema's (met de toeslag).
    - De details van de medische beslissing (m.n. de inschaling van de beperking in de toepasselijke schaal) op basis waarvan de toeslag toegekend zou worden indien de overgangsmaatregel niet van toepassing zou zijn worden gerapporteerd (Deze toeslag wordt dus de facto niet toegekend)
Synthese van de mogelijke scenario's:
- Als de toeslag daadwerkelijk toegekend wordt, worden de details van de beslissing waarop deze toeslag gestoeld is gerapporteerd.
- Als de overgangsmaatregel van toepassing is, worden de details meegedeeld van de beslissing op basis waarvan de toeslag toegekend zou worden als deze overgangsmaatregel niet van toepassing was.
- Afhankelijk van het (sub)scenario wordt er dus ofwel één beslissing meegedeeld (scenario 1, subscenario 2.2), ofwel twee beslissingen (subscenario 2.1), al zal het in dit laatste geval eigenlijk vaak over een en dezelfde beslissing gaan.

In de rubriek Placement worden de gegevens omtrent een eventuele plaatsing gerapporteerd (=dezelfde selectie kinderen zoals gemaakt op het niveau van de 'ChildBenefits', maar dan beperkt tot de kinderen die geplaatst zijn).

V. Beschrijving van de maandelijkse financiële aangifte

De mee te delen cijfergegevens moeten overeenstemmen met de boekhouding van de fondsen en moeten aan Iriscare worden bezorgd in de vorm van een maandelijkse financiële aangifte. Die moet de volgende bedragen omvatten:

1° de verschuldigde gezinsbijslag via de reële financiële stromen, namelijk de bedragen die de kinderbijslagfondsen moeten ontvangen van Iriscare, met onderscheid van de volgende subrubrieken:

a) de werkelijk uitbetaalde gezinsbijslag aan een wettelijke bijslagtrekkende op basis van rechten.

b) ingehouden gezinsbijslag voor terugbetaling aan de eigenlijke debiteurs. Het betreft ambtshalve inhoudingen (met andere woorden inhoudingen waartoe de schuldeiser beslist zonder toelating van de rechter), mogelijk op nog verschuldigde kinderbijslag. In principe mag men maximaal 10 % inhouden op nog verschuldigde kinderbijslag, tenzij het onverschuldigd bedrag het gevolg is van nalatigheid, verzuim of fraude van de bijslagtrekkende. In dat geval mag men inhouden aan 100 %.

c) de schrapping van (nieuwe) dossiers met onverschuldigde bedragen, aanvankelijk geïntegreerd in onverschuldigde bijslag.

d) de regularisaties die correcties zijn tussen verschillende barema's om een juiste statistische verdeling te krijgen van de financiële informatie. De regularisaties opgenomen in de verschuldigde bijslag moeten gelijk zijn aan de regularisaties geïntegreerd in de onverschuldigde bijslag.

e) diversen:
In die rubriek moeten de bedragen worden vermeld tot verbetering van vorige of nog niet definitief geïdentificeerde maandelijkse aangiften.

2° ten onrechte betaalde gezinsbijslag door reële financiële stromen, die bedragen zijn die de kinderbijslagfondsen moeten betalen aan Iriscare, met onderscheid tussen de volgende subrubrieken:

a) de nieuwe debiteurs die overeenkomen met de terugvordering van ten onrechte betaalde gezinsbijslag.

b) de teruggekeerde betaalorders die niet opnieuw betaalbaar moeten worden gesteld. Het betreft onbetaalde teruggekeerde bedragen waarvan na onderzoek bleek dat ze niet opnieuw moeten betaald worden. (verjaring, geen recht,...).

c) de regularisaties

Zoals gezegd bij de verschuldigde bijslag, moeten de in de onverschuldigde bijslag geïntegreerde regularisaties gelijk zijn aan de in de verschuldigde bijslag geïntegreerde regularisaties.

d) diversen;

Zoals gezegd in verband met de verschuldigde bijslag, in die rubriek moeten de bedragen worden vermeld tot verbetering van vorige of nog niet definitief geïdentificeerde maandelijkse aangiften.

3° de oninvorderbare onverschuldigde bedragen ten laste van de GGC, zoals bedoeld in artikel 20 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

4° de correcties van de bedragen vermeld in punt 3° hierboven, evenals de eventuele verhogingen, zoals bepaald in artikel 21, tweede lid, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

5° de voorschotten en bijkomende voorschotten op de sommen bedoeld in artikel 16, § 2, 1°, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

6° de terugbetalingen van overtollige sommen bestemd voor de betaling van de gezinsbijslag bedoeld in artikel 16, § 2, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag.

De maandelijkse aangifte is definitief. De eventuele wijzigingen die op een afgesloten periode betrekking hebben, worden ingevoegd in de aangifte met betrekking tot de maand waarin ze zich voordoen.

VI. Beschrijving van de trimestriële financiële aangifte

De mee te delen cijfergegevens moeten overeenstemmen met de boekhouding van de fondsen en moeten aan Iriscare worden bezorgd in de vorm van een financiële kwartaalaangifte. Die moet het volgende omvatten:

1° de cijfergegevens nodig tot bepaling van het aandeel van de globale toelage vastgesteld op basis van het kwantitatieve criterium bedoeld in artikel 17, § 2, 1°, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag. Dat bedrag blijft het enige berekeningscriterium van de globale toelage gedurende de jaren 2020 en 2021.

2° het jaarlijks bedrag van het aandeel van de globale toelage vastgesteld op basis van het kwalitatieve criterium bedoeld in artikel 17, § 2, 2°, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag, enkel op het einde van het laatste kwartaal van elk kalenderjaar. Dat aandeel van de globale toelage zal voor het eerst berekend worden op basis van de gegevens van 2022 en zal werkelijk worden toegekend in 2024.

3° de kosten van de medische expertises (medische onderzoeken en bijhorende administratiekosten) en het bedrag van de ambtshalve intresten bedoeld in artikel 38 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

4° de becijferde evolutie van de terugvordering van bedragen aan ten onrechte betaalde gezinsbijslag (bedrag en aantal gevallen) volgens hun aard en voor elk van de volgende categorieën:

a) de onverschuldigde betalingen van gezinsbijslag na een administratieve fout;

b) de onverschuldigde betalingen van gezinsbijslag die niet het gevolg zijn van een administratieve fout en die evenmin verricht werden in de plaats van een instelling van een andere kinderbijslagregeling;

c) de onverschuldigde betalingen wegens een betaling in de plaats van een instelling van een andere kinderbijslagregeling;

5° de berekening op het einde van het kwartaal van het reservefonds en van de administratieve reserve;

6° alle saldi van de beheersrekening bedoeld in artikel 24 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag. Men moet een onderscheid maken tussen de ontvangsten (rekeningen 7) van de uitgavenrekeningen (rekeningen 6) met een verdeling tussen directe en/of gemeenschappelijke kosten.

7° de balansgegevens in verband met punt 3°, punt 4° en punt 5°.

8° de kosten in verband met de betaalorders bedoeld in artikel 38 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

9° het bedrag van de maandelijkse voorschotten krachtens artikel 7, derde lid, van het besluit van 4 juli 2019 van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie betreffende de administratiekosten van de kinderbijslagfondsen (kwalitatieve en kwantitatieve aandelen).

De kwartaalaangifte is definitief. De eventuele wijzigingen met betrekking tot een afgesloten periode, worden ingevoegd in de aangifte in verband met het kwartaal waarin ze verschijnen. Deze wijzigingen zijn begrepen in de boekhoudkundige rekeningen met betrekking tot het jaar waarop de aangifte betrekking heeft.

VII. Rapportering van de rekeninguittreksels: enkel voor de kinderbijslagfondsen

De te communiceren cijfergegevens moeten conform de bankrekeninguittreksels zijn en moeten aan Iriscare worden bezorgd onder de vorm van een tabel per bankrekening voor de activiteit gezinsbijslag, die per dag de volgende gegevens vermeldt:

1° de betaalde voorschotten op de sommen bedoeld in artikel 16, § 2, 1°, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

2° de aanvullende betaalde voorschotten op de sommen bedoeld in artikel 16, § 2, 1°, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit van de gezinsbijslag;

3° de terugbetalingen van de overschotten van de voor de uitbetaling van de voor de gezinsbijslag bestemde sommen bedoeld in artikel 16, § 2, tweede lid, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag;

4° de bedragen van de werkelijk uitbetaalde gezinsbijslag;

5° de kosten met betrekking tot de betaalorders bedoeld in artikel 38 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag;

6° de diverse inkomsten, die alle inkomsten zijn behalve de voorschotten en aanvullende voorschotten;

7° de diverse uitgaven, die alle uitgaven zijn behalve de terugbetalingen van de overschotten aan Iriscare, de bedragen van de werkelijk uitbetaalde gezinsbijslag en de kosten met betrekking tot de betaalorders;

8° de saldi van de bankrekeningen aan het einde van de dag.

Bedankt voor uw medewerking.

Hoogachtend,

Tania Dekens
Leidend ambtenaar

Bijlage:

Rapportering gegevens Brusselse gezinsbijslag