LC Proc 18-2 – 17 JUNI 2024 – definitieve vaststelling van het recht op sociale toeslagen: aanpassing van de procedure bij een retroactieve inkanteling door de verwerking van de fiscale flux

Actuele versie

Betreft: definitieve vaststelling van het recht op sociale toeslagen: aanpassing van de procedure bij een retroactieve inkanteling door de verwerking van de fiscale flux 2022 (inkomsten van het jaar 2020), 2023 (inkomsten van het jaar 2021) of 2024 (inkomsten van het jaar 2022)

1. CONTEXT

De omzendbrief CO GB 21 van 12 mei 2022 beschreef de administratieve richtlijnen voor de definitieve vaststelling van het recht op sociale toeslag op de kinderbijslag vanaf 2020. Met de aanvullende dienstbrief LC Proc 16 van 22 mei 2022 ontvingen de kinderbijslaginstellingen de motiveringsbrieven voor de verschillende scenario's van de in CO GB 21 beschreven procedure.

De onderstaande instructies wijzigen de werkwijze voor dossiers waar de verwerking van de fiscale flux voor de hieronder genoemde jaren leidt tot een retroactieve inkanteling die mogelijk is vanaf januari van het jaar in kwestie. Het probleem werd aanvankelijk verduidelijkt op de vergadering van de BG in december 2022.

De jaren waarvoor de onderhavige instructie van toepassing is, worden aangeduid door de vermelding "X" voor het fiscale jaar waarin de inkanteling plaatsvond ("inkanteling in het jaar X"), terwijl de vermelding "X+2" verwijst naar het jaar waarin de fiscale flux voor het jaar X wordt ontvangen.

Jaar X in kwestie (jaar van de inkanteling)	Jaar X+2 waarin de fiscale flux wordt ontvangen met betrekking tot het jaar X
2020	2022
2021	2023
2022	2024

Deze instructie is in geen geval van toepassing voor de behandeling van de dossiers met betrekking tot andere jaren dan degene die hierboven worden vermeld.
Gezinnen met verworven rechten onder de oude federale regeling die het basistarief ontvangen, hebben recht op een sociale toeslag als hun inkomsten onder een bepaald grensbedrag vallen, op basis van de definitieve beslissing na de verwerking van de fiscale flux X+2 (inkomsten van het jaar X). In de meeste gevallen leidt dat tot een positieve regularisatie voor het jaar X.

Bij gebrek aan definitieve informatie over de gezinsinkomens sinds het jaar X+1 (inkanteling in het jaar X) moet, voor gezinnen die nog steeds het basistarief ontvangen onder de regeling van verworven rechten, het bedrag van de kinderbijslag voor de toekomst beperkt worden tot het basisbedrag onder de nieuwe regeling.

Bovendien moet door de retroactieve inkanteling de volledige periode vanaf het jaar X (inkanteling in het jaar X) herzien worden volgens de schalen van de nieuwe regeling. Het verschil tussen het toegekende federale basistarief en het verschuldigde basistarief op basis van artikel 7 van de ordonnantie is, bij gebrek aan informatie over de inkomsten van het gezin voor de periode X+1 tot X+2 (inkanteling in het jaar X), niet verschuldigd en moet in principe ingevorderd worden. Dat kan leiden tot een schuld die, afhankelijk van de gezinssamenstelling, zeer hoog kan zijn.

De verwerking van de fiscale flux ontvangen in het jaar X+2 met betrekking tot het jaar X bracht een aantal dossiers aan het licht waarbij de verwerking van de fiscale flux leidt tot het bovenstaande scenario van een retroactieve inkanteling in het jaar X met een debet voor de daaropvolgende jaren als gevolg.

De dienstbrief LC Proc 18 heeft bijsturingen voorzien aan de procedure van CO GB 21 om te voorkomen dat gezinnen bijkomende problemen krijgen door de kennisgeving van een debet. Daarnaast zijn aangepaste motiveringsbrieven toegevoegd (zie bijlagen 1 en 2 - zie punt 2.4.3) om de betrokken gezinnen op een begrijpelijke manier te informeren over de status van hun dossier.

Deze dienstbrief LC Proc 18/2 betreft een update van de dienstbrief LC Proc 18/1, die wordt opgeheven.

2. PRAKTISCHE RICHTLIJNEN

De verwerking van de fiscale flux moet als volgt gebeuren voor de betrokken dossiers.

2.1 INKANTELING VANAF JAAR X

De inkanteling van de gezinnen moet plaatsvinden vanaf het ontstaan van het recht op de sociale toeslag bedoeld in artikel 9, 1° of 2°, van de ordonnantie van 25 april 2019 in het jaar X (in de meeste gevallen vanaf 1 januari van het jaar waarop de flux betrekking heeft). De bedragen worden herberekend voor alle daaropvolgende maanden waarin de overgangsmaatregel werd toegepast op basis van artikel 39, tweede lid, van de ordonnantie (zie punt 2.3). De regularisatie voor het jaar X (inkanteling in het jaar X) moet uitgevoerd worden en aan de gezinnen meegedeeld worden (zie punt 2.4).

2.2 BEVRIEZING VAN DEBETTEN VOOR DE VOLGENDE JAREN, TOT DE ONTVANGST VAN DE FLUX

Debetten voor de periode volgend op het jaar X waarop de fiscale flux in kwestie betrekking heeft tot en met de maand waarin de verwerking van de flux plaatsvond, en die het gevolg zijn van het verschil tussen het federale basisbedrag en het verschuldigde bedrag volgens de nieuwe Brusselse regeling worden berekend, maar worden bevroren. Dat betekent dat de betrokken gezinnen hiervan niet in kennis worden gesteld vóór de verwerking van de fiscale flux van het overeenkomstige jaar x en dat ze pas op de hoogte worden gebracht van hun schuld wanneer de definitieve beslissing is genomen. De betalingen die tijdens de hierboven genoemde periode werden uitgevoerd, zullen dus worden herzien bij de verwerking van de overeenkomstige fiscale flux (bijbetaling tot het verhoogde bedrag bedoeld in art. 9 van de ordonnantie van 25 april 2019 of kennisgeving van de definitief geworden schuld).

Overeenkomstig de bepalingen van het BVC van 24 oktober 2019 zal elke aanvraag van het gezin om een sociale toeslag te verkrijgen echter moeten worden onderzocht op basis van bewijsstukken van de inkomsten voor de periode waarin het voornoemde debet wordt bevroren (zie punt 2.5).

Om een debet te betekenen voor die periode moet echter altijd gewacht worden op de definitieve gegevens over de inkomsten van het betrokken jaar via de fiscale flux (zie punt 2.7).

Volgens artikel 19, § 4, eerste lid, 1°, van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit moeten enkel de schulden die teruggevorderd worden voorlopig gedekt worden door het reservefonds van het kinderbijslagfonds. Zolang het gezin niet in kennis is gesteld van het debet, wordt ervan uitgegaan dat de schuld nog niet teruggevorderd wordt.

2.3 WIJZIGING VAN DE LOPENDE BETALINGEN NAAR HET BASISTARIEF ART. 7

Door de inkanteling vanaf het jaar X die ertoe leidt dat de volledige periode moet worden herzien, mogen enkel de bedragen volgens de nieuwe regeling in aanmerking worden genomen. Daarom moeten de betalingen vanaf de maand na de verwerking van de fiscale flux uitgevoerd worden tegen het basistarief van de nieuwe regeling (art. 7 van de ordonnantie van 25 april 2019).

2.4 BRIEF AAN GEZINNEN OVER REGULARISATIE VAN HET JAAR X (INKANTELING IN HET JAAR X) EN DE INKANTELING IN DE NIEUWE REGELING

Er moet een brief gestuurd worden naar de gezinnen om de situatie uit te leggen waarin het dossier zich bevindt na de verwerking van de fiscale flux van het jaar X en wat de gevolgen zijn. Om zo begrijpelijk mogelijk te zijn, bevat de brief een inleidende nota waarin de boodschap aan het gezin kort wordt samengevat. Daarnaast is er een gedetailleerde en verklarende brief met alle informatie (met name vereist door het Handvest van de Sociaal Verzekerde), met als bijlage de inkomensverklaringen om een aanvraag in te dienen voor de toekenning van een sociale toeslag voor de periode die volgt op het jaar X waarop de fiscale flux betrekking heeft, tot en met het moment waarop die flux wordt verwerkt.

2.4.1. Positieve regularisatie

Het gezin wordt geïnformeerd dat op basis van zijn inkomsten voor het jaar X (inkanteling in het jaar X) een sociale toeslag kan worden toegekend en dat zijn dossier daardoor definitief omschakelt naar de nieuwe regeling. De brief verduidelijkt dat het gezin na de controle van de inkomsten van het jaar X recht heeft op een sociale toeslag en dat de betalingen voor het jaar in kwestie geregulariseerd zullen worden. In dit stadium kunnen er geen regularisaties plaatsvinden voor de periode waarin het debet wordt bevroren overeenkomstig punt 2.2.

2.4.2. Daling van het provisionele maandelijkse bedrag

De brief vermeldt ook dat het gezin als gevolg van de herziening overschakelt naar de schalen van de nieuwe regeling en vanaf de volgende betaling de basisbedragen van de nieuwe regeling zal ontvangen.

2.4.3. Mogelijke schuld

Voor de meeste gezinnen zal de regularisatie van de sociale toeslag toegepast worden voor alle maanden van het jaar X (inkanteling in het jaar X). Zij zullen dus een hoger bedrag aan kinderbijslag ontvangen samen met de verklarende brief (zie punt 2.4.1). Het is echter ook mogelijk dat de retroactieve inkanteling toch leidt tot een definitieve schuld voor het bovengenoemde jaar. Dat is bijvoorbeeld het geval als het recht op sociale toeslag slechts voor een beperkte periode in dat jaar geldt en voor de overige maanden van het jaar een negatieve regularisatie moet plaatsvinden door de overgang naar het basisbedrag van art. 7 (bijvoorbeeld na een wijziging van de gezinssamenstelling waardoor de inkomensgrens wordt overschreden) zonder die toeslag.

Bij deze dienstbrief vindt u de motiveringsbrieven voor beide scenario's:

Brief (positief): retroactieve inkanteling na vaststelling van het recht op sociale toeslag in het jaar X (inkanteling in het jaar X) - regularisatie voor het jaar in kwestie - (zie bijlage 1).
Brief (negatief): retroactieve inkanteling na vaststelling van het recht op sociale toeslag in het jaar X (inkanteling in het jaar X) - debet voor het jaar in kwestie - (zie bijlage 2).

Met deze brief worden de betrokken gezinnen uitgenodigd om, als zij dat wensen, een verklaring te bezorgen met bewijsstukken over hun inkomsten van de periode die volgt op het jaar X waarop de fiscale flux in kwestie betrekking heeft tot en met het jaar waarin de flux wordt verwerkt, via de bijgevoegde formulieren voor de aanvraag van een provisionele toeslag. Voor sommige van deze gezinnen zal het gezinsinkomen in die jaren namelijk ook onder het grensbedrag liggen en kan de bevroren schuld geheel of gedeeltelijk gecompenseerd worden door een positieve regularisatie van de sociale toeslag voor die jaren.

Bij gezinnen waarvan de huidige inkomsten lager zijn dan het plafond kan het maandelijkse bedrag van de kinderbijslag provisioneel verhoogd worden met een sociale toeslag, in plaats van beperkt te blijven tot het basisbedrag van artikel 7, in afwachting van de fiscale gegevens.

In ieder geval moet erop gewezen worden dat de toekenning van de sociale toeslag op basis van de bijgevoegde formulieren nog steeds een provisionele betaling is, in afwachting van de definitieve gegevens over de inkomsten van de FOD Financiën.

2.5 INKOMENSONDERZOEK IN HET KADER VAN EEN PROVISIONELE TOESLAG

2.5.1. Voorzichtigheid bij het onderzoeken van bewijsstukken voor inkomsten

Aanvragen om een provisionele sociale toeslag te ontvangen moeten zeer zorgvuldig onderzocht worden, net als de bewijsstukken voor het gezinsinkomen van de jaren die volgen op het jaar X waarop de fiscale flux in kwestie betrekking heeft tot en met het jaar waarin de flux wordt verwerkt. In theorie bestaat er immers al een schuld in deze dossiers voor die periodes. Daarom moet alles in het werk gesteld worden om te voorkomen dat een bijkomende schuld ontstaat door een provisionele sociale toeslag toe te kennen waarvan later zou blijken dat die onterecht is uitbetaald en moet worden teruggevorderd van het gezin, naast de schuld die eerder was bevroren (zie punt 2.5.4.).

Een sociale toeslag kan alleen worden uitbetaald als het jaarlijkse inkomen van het gezin met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld. In geval van twijfel wordt aan het gezin meegedeeld dat gewacht wordt op de bevestiging op basis van de fiscale gegevens van de FOD Financiën voordat een effectieve regularisatie kan plaatsvinden.

2.5.2. Onderzoek op basis van de grensbedragen op 1 januari van het jaar in kwestie

Aangezien het recht op sociale toeslag voor elk inkomstenjaar afzonderlijk wordt vastgesteld, worden drie verschillende formulieren bijgevoegd waarmee de provisionele toeslag kan worden aangevraagd voor de jaren die volgen op het jaar X waarop de fiscale flux betrekking heeft tot en met het jaar waarin de flux wordt verwerkt.

Daarin worden echter enkel de grensbedragen vermeld die van toepassing zijn op 1 januari van het betrokken jaar. Om ervoor te zorgen dat deze controle beheersbaar blijft voor de dossierbeheerders en om het risico van bijkomende schulden uit te sluiten, worden de verhogingen van de grensbedragen van het jaarlijks gezinsinkomen als gevolg van indexeringen niet vermeld op het formulier en niet in aanmerking genomen bij het onderzoek van de bewijsstukken van het jaarlijkse inkomen in het kader van de toekenning van de provisionele toeslag.

2.5.3. Onderzoek van de bewijsstukken van de inkomsten ter staving van de aangifte

Voor het inkomstenjaar X+1 (inkanteling in het jaar X) wordt de gezinnen gevraagd om bij voorkeur het aanslagbiljet te bezorgen als bewijsstuk, voor zover het al beschikbaar zou zijn, aangezien dat het meest betrouwbaar is.

Voor de jaren in kwestie moeten de inkomsten zo volledig mogelijk geschat worden. Als de bewijsstukken van een aanvraag onvolledig lijken of als er na vergelijking met de gegevens in de databanken twijfel bestaat over het bedrag van het jaarlijkse inkomen, moet de aanvraag geweigerd worden.

Bijvoorbeeld: er kan geen provisionele sociale toeslag worden toegekend als de aanvraag enkel attesten van werkloosheidsuitkeringen bevat terwijl uit de databanken blijkt dat er een periode van tewerkstelling was. Zo is één loonbrief ook onvoldoende als bewijs om het jaarlijkse inkomen vast te stellen. Alle (relevante) loonbrieven van het betrokken jaar moeten bezorgd worden.

2.5.4. Bijzonder geval: Uit de bewijsstukken blijkt dat het totale kinderbijslagbedrag incl. provisionele toeslag lager is dan het eerder toegekende bedrag van de overgangsmaatregel

De provisionele toekenning van de sociale toeslag kan in uitzonderlijke gevallen¹ leiden tot de voorlopige toekenning van een totaal kinderbijslagbedrag dat alsnog lager ligt dan het bedrag dat het gezin op grond van artikel 39 van de ordonnantie van 25 april 2019 eerder ontving voor de periodes volgend op het jaar X waarop de fiscale flux in kwestie betrekking heeft tot en met de verwerking van de flux.

In dat geval wordt het gezin voorzichtigheidshalve met de motivatiemodule YES-NO Verworven recht overstijgt provisionele toeslag (zie bijlage 4) ingelicht dat het niet mogelijk is om de sociale toeslag voor die periodes op provisionele wijze te betalen. Als bijlage bij de motivatiemodule wordt de meeste recente versie van het Infoblad Sociale toeslagen mee verzonden. De module Toekenning_YES dient in dit geval niet te worden verzonden.

Pas na ontvangst van de fiscale gegevens van de FOD Financiën voor die periodes wordt naderhand een definitieve beslissing genomen voor het gecontroleerde jaar, waarbij:

Ofwel het gedeelte van het bedrag wordt teruggevorderd dat aanvankelijk voor de betreffende periode werd toegekend op grond van de overgangsmaatregel en dat hoger is dan het op grond van de fiscale flux toekenbare totaalbedrag (desgevallend incl. de sociale toeslag);
Ofwel het gedeelte van het bedrag van het op grond van de fiscale flux toekenbare totaalbedrag (incl. de sociale toeslag) wordt toegekend dat hoger is dan het bedrag dat aanvankelijk voor de betreffende periode werd toegekend op grond van de overgangsmaatregel. Dit is met name mogelijk als het gezin een aanvraag deed voor de provisionele toekenning van de toeslag bedoeld in artikel 9, 2°, van de ordonnantie, maar de fiscale flux aantoont dat alsnog de toeslag bedoeld in artikel 9, 1°, verschuldigd is.

Voor de rechtsperiodes die zich situeren vanaf de maand volgend op de maand waarin de fiscale flux (betreffende het jaar X) wordt verwerkt, wordt de normale procedure toegepast voor de provisionele toekenning van de sociale toeslagen.

Voorbeeld:

Een gezin bestaande uit twee ouders en 5 rechtgevende kinderen (tussen 18 en 24 jaar, ingeschreven in het hoger onderwijs) ontvangt kinderbijslag op grond van de overgangsmaatregel (schaal bedoeld in art. 40 AKBW) tot en met juni 2024.

De verwerking van de fiscale flux voor het inkomensjaar 2022, uitgevoerd in juli 2024, toont aan dat het jaarlijks gezinsinkomen zich onder het eerste inkomensplafond bevindt (inkanteling op 1 januari 2022). Voor het volledige jaar 2022 kan het gezin de kinderbijslag ontvangen die wordt verhoogd met de sociale toeslag die aan het eerste plafond is gekoppeld, hetgeen voordeliger is dan de kinderbijslag die op grond van de overgangsmaatregel is verschuldigd.

De periode die zich situeert vanaf 1 januari 2023 tot en met 30 juni 2024 moet als volgt worden verwerkt²:

Aanvangssituatie: het gezin heeft al de schaal AKBW ontvangen (1587,64 EUR per maand in 2023 en 1619,4 EUR tot en met juni 2024), terwijl het ingevolge de inkanteling de bedragen bedoeld in de artikelen 7 en volgende van de ordonnantie moest ontvangen, beperkt tot de basiskinderbijslag van 937,35 EUR per maand in 2023, hetzij 956,1 EUR per maand in 2024 (tot en met juni). Dit resulteert in een potentieel onverschuldigd bedrag per maand van 650,29 EUR in 2023 (937,35 EUR - 1587,64 EUR) en van 663,3 EUR in 2024 (956,1 EUR - 1619,4). Op deze bedragen wordt de bevriezing toegepast (zie punt 2.2 supra).

Ingevolge de verzending van de module FISC- retroactieve inkanteling pos/neg verstrekt het gezin bewijsstukken met betrekking tot zijn jaarlijks gezinsinkomen naar aanleiding van een aanvraag voor de voorlopige toekenning van de sociale toeslag, en dit voor de jaren 2023 en 2024:

Wat betreft het jaar 2023, duiden de bewijsstukken aan dat het jaarlijks gezinsinkomen zich onder de eerste inkomensgrens situeert. Het gezin maakt dus aanspraak op de voorlopige toekenning van de sociale toeslag die verbonden is met dat eerste grensbedrag (703 EUR). In combinatie met de basiskinderbijslag van 937,35 EUR, kan een totaal maandelijks kinderbijslagbedrag van 1640,35 EUR worden toegekend. Dit laat toe om de bevroren mogelijke schuld van 2023 volledig te neutraliseren, onder voorbehoud van de bevestiging van de toekenning van de voorlopige toekenning van de sociale toeslag door middel van de fiscale flux 2025 (inkomens 2023).
Wat betreft het jaar 2024, duiden de bewijsstukken aan dat het jaarlijks gezinsinkomen zich tussen de eerste en de tweede inkomensgrens situeert. Bijgevolg kan de sociale toeslag die verbonden is aan de tweede inkomensgrens (430,25 EUR) voorlopig worden toegekend. Het gezin maakt aanspraak op 1386,35 EUR kinderbijslag per maand (956,1 EUR + 430,25 EUR).

Aangezien het gezin echter al 1619,4 EUR kinderbijslag had ontvangen op grond van de overgangsmaatregel (schaal AKBW), is er een resterend debet (233,05 EUR per maand) dat nog niet mag worden betekend aan het gezin (1386,35 EUR - 1619,4 EUR= -233,05 EUR). Wat betreft de administratieve afhandeling, zie punt 2.5.4 hierboven.

Vanaf juli 2024 tot en met december 2024, kan op grond van dezelfde bewijsstukken de sociale toeslag verbonden aan de tweede inkomensgrens worden provisioneel toegekend én uitbetaald. Tijdens deze periode, en onder voorbehoud van de bevestiging door de fiscale flux van deze voorlopige toekenning, is er geen mogelijke schuld meer, aangezien enkel de bedragen op grond van de artikelen 7 en volgende van de ordonnantie werden toegekend (956,01 EUR).

2.6 LATERE REGULARISATIES MET BETREKKING TOT DE BEVROREN PERIODE

Na de definitieve inkanteling zijn enkel de bedragen van de nieuwe regeling van toepassing. Het zijn dus de bedragen van dit systeem die uiteindelijk moeten worden toegekend. Als er in het dossier een positieve of negatieve regularisatie is voor deze periode (bijvoorbeeld een nieuw kind, verhoging van de invaliditeitsgraad van het kind met een aandoening, overschrijding van de 240-urennorm, enz.), moeten die nieuwe bedragen in aanmerking worden genomen.

Dat kan technisch ingewikkeld zijn. De verschillende mogelijke situaties kunnen echter niet gedetailleerd beschreven worden in deze dienstbrief. Bij problematische herzieningen kan ad hoc overlegd worden met de regulator om een passende oplossing te vinden.

2.7 VERWERKING VAN DE FISCALE FLUX(EN) MET BETREKKING TOT DE BEVROREN PERIODE VAN HET DEBET

Wat de bevroren periode van het debet betreft worden de respectievelijke fiscale fluxen van de betrokken inkomensjaren afgewacht. Bij ontvangst daarvan zijn er twee scenario's mogelijk.

2.7.1 Het bevroren debet wordt geneutraliseerd door de vaststelling van het recht op een sociale toeslag

Indien ingevolge de ontvangst van de fiscale flux opnieuw een recht op de sociale toeslag bedoeld in artikel 9, 1° of 2° van de ordonnantie van 25 april 2019 kan worden vastgesteld en dit recht geeft op een hoger bedrag dan de bedragen die ten onrechte waren betaald in toepassing van artikel 39, wordt het debet geneutraliseerd voor de betrokken periode en ontvangt het gezin een bijpassing tot het hogere bedrag in toepassing van artikel 9. Deze beslissing wordt gemotiveerd met de brief FISC-REGUL_POSITIEF : bijpassing van de sociale toeslag (cf. bijlage bij dienstbrief LC Proc 16 van 5 mei 2022).

2.7.2 Het bevroren debet wordt een definitief debet

Indien aan de hand van de fiscale flux wordt bevestigd dat er geen recht op een sociale toeslag kan worden vastgesteld of indien een vastgesteld recht op de toeslag bedoeld in artikel 9, 2° van de ordonnantie van 25 april 2019 (de toeslag voor inkomens onder het tweede plafond) geen gunstiger bedrag oplevert dan de bedragen die ten onrechte waren betaald in toepassing van artikel 39, dan wordt het bevroren debet een definitief debet. Als bijlage 3 vindt u de briefmodule FISC - retroactieve inkanteling in jaar X - definitief debet voor jaar X+1 of (bijkomend) definitief debet voor jaar X+2 , waarmee aan het gezin wordt meegedeeld dat uit die definitieve gegevens met betrekking tot het jaar x + 1 of x+2 is gebleken dat het gezin geen recht heeft op een sociale toeslag voor het laatst vermelde jaar.

Ik dank u voor uw medewerking.

Met vriendelijke groeten,

Tania Dekens
Leidend ambtenaar