LC Proc 21 – 27 OKTOBER 2023 – Afschaffing van de circulaire cheques voor de betaling van de gezinsbijslag – Invoering van de prepaid betaalkaart als nieuw betaalmiddel
Betreft: Afschaffing van de circulaire cheques voor de betaling van de gezinsbijslag - Invoering van de prepaid betaalkaart als nieuw betaalmiddel
Geachte mevrouw,
Geachte heer,
I. Context
Artikel 24, lid 4 van de ordonnantie van 25 april 2019 tot regeling van de toekenning van gezinsbijslag voorzag in de betaling per circulaire cheque als, om technische of sociale redenen, niet per overschrijving kan betaald worden. Sinds 1 juni 2023 heft de ordonnantie van 15 december 2022 tot wijziging van voornoemde ordonnantie deze bepaling voor de betaling van de gezinsbijslagen op.
Echter, artikel 1, 1° van het besluit van het Verenigd College (BVC) van 4 mei 2023 staat het gebruik van circulaire cheques nog toe als betaalmiddel tot 31 december 2023. Circulaire cheques mogen niet meer gebruikt worden vanaf 1 januari 2024. Deze maatregel betreft enkel de circulaire cheque, en niet de internationale bankcheque.
Tegelijkertijd wordt vanaf juni 2023 een nieuwe betaalwijze ingevoerd: de prepaid betaalkaart.
Deze wijziging in het gebruik van de betaalmiddelen moet dan ook uiterlijk op 31 december 2023 effectief zijn. Vanaf 1 januari 2024 kunnen betalingen aan de gezinnen dus niet meer per circulaire cheque worden uitgevoerd en moeten deze via bankoverschrijving (bij voorkeur) of prepaid betaalkaart worden uitgevoerd.
Aangezien het niet aan de regulator is om tussen te komen in de relaties van de kinderbijslaginstellingen met hun bankoperator, is het aan de kinderbijslaginstellingen om een bankoperator te zoeken en een overeenkomst te sluiten met het oog op de toepassing van deze maatregel.
Om praktische vragen te beantwoorden en operatoren te ondersteunen bij deze overgang, geeft deze dienstbrief informatie over de uitvoering van de afschaffing van de circulaire cheque en de invoering van de prepaid betaalkaart als nieuwe betaalwijze voor gezinsbijslag.
II. Prepaid betaalkaart als nieuw betaalmiddel
De kinderbijslaginstellingen kunnen kiezen tussen de betaalwijzen bepaald in artikel 1 van het BVC van 4 mei 2023. Een nieuw betaalmiddel, dat al gebruikt wordt door overheidsdiensten zoals OCMW's, werd toegevoegd: de prepaid betaalkaart, waarbij de verrichtingen niet worden gedebiteerd van een bankrekening op naam van de gebruiker. Afhankelijk van de bankoperatoren zijn er verschillende opties beschikbaar, elk met zijn eigen specifieke kenmerken. Elke kinderbijslaginstelling werd verzocht om het bankproduct dat aangepast is aan haar behoeften te identificeren en ervoor te kiezen.
Het principe van de prepaid betaalkaart is dat de kinderbijslaginstelling een rekening heeft bij een bank die dit product aanbiedt. Aan deze rekening worden prepaid betaalkaarten gekoppeld die rechtstreeks door de kinderbijslaginstelling kunnen worden opgeladen. Deze kaarten zullen worden toegekend aan bijslagtrekkenden die om technische of sociale redenen de kinderbijslag niet via een overschrijving op een persoonlijke bankrekening kunnen ontvangen.
De kinderbijslaginstellingen beheren dus zelf de kaarten, overeenkomstig het gekozen product en de getroffen overeenkomst met de bank die het product aanbiedt. Dit beheer wordt op voorzichtige en zorgvuldige wijze uitgevoerd door en onder de verantwoordelijkheid van de kinderbijslaginstelling, zowel in de relaties met de bankinstelling als met de bijslagtrekkende die een prepaid betaalkaart aanvraagt als hij of zij de gezinsbijslag niet via andere door de reglementering voorziene betaalmiddelen kan ontvangen (toewijzen/verwijderen van een kaart, herladen van de kaart met het bedrag van de verschuldigde gezinsbijslag, toekennen van een nieuwe pincode, te ondernemen acties in geval van verlies of diefstal van de kaart, enz.).
De kinderbijslaginstelling stelt alles in het werk om altijd te kunnen ingaan op een aanvraag van een bijslagtrekkende.
Wanneer een aanvraag om een kinderbijslagdossier te openen of een aanvraag om kraamgeld of adoptiebijslag geen geldige bankrekening bevat, en het blijkt dat de bijslagtrekkende niet in de mogelijkheid is om een bankrekening mee te delen met het oog op de betaling via bankoverschrijving, dan dient de kinderbijslaginstelling een afspraak te maken met de bijslagtrekkende om hem of haar een prepaid betaalkaart te bezorgen. Dat neemt niet weg dat de kinderbijslaginstellingen aangemoedigd worden om zoveel mogelijk gebruik te maken van bankoverschrijvingen en om dit betaalmiddel met voorrang voor te stellen aan de bijslagtrekkenden.
De kinderbijslaginstelling is verantwoordelijk voor de kaarten, de toewijzings- en opvolgingsprocedure, de naleving van de Algemene Verordering Gegevensbescherming (hierna "AVG" genoemd) en de communicatie met de gezinnen (zie hieronder).
Wat de AVG betreft, zal de instelling een document betreffende de geïnformeerde toestemming opstellen en door de bijslagtrekkenden laten ondertekenen. Dit document vermeldt de modaliteiten voor de gegevensverwerking en verwijst naar haar algemeen beleid voor gegevensbescherming. De kaarthouder moet ook worden geïnformeerd over zijn of haar verantwoordelijkheid voor het gebruik van de kaart.
Invoering van dit nieuwe betaalmiddel - Tijdschema
Om dit betaalmiddel uit te rollen, moeten de kinderbijslaginstellingen dus :
- een geldig bankproduct zoeken dat voldoet aan de hun behoeften inzake prepaid betaalkaarten en een overeenkomst afsluiten voor het beheer van prepaid betaalkaarten.
- een brief sturen naar de gezinnen die hun kinderbijslag nu per circulaire cheque ontvangen, waarin ze worden geïnformeerd over de afschaffing van de circulaire cheque en waarin ze worden gevraagd een bankrekeningnummer op te geven voor de betaling van hun kinderbijslag. Als de betaling nog steeds niet mogelijk is via overschrijving, moet de bijslagtrekkende uitgenodigd worden om contact te nemen met zijn of haar dossierbeheerder. De uitbetaling via prepaid betaalkaart wordt dan aangeboden en geregeld.
- de betrokken bijslagtrekkenden informeren dat de gekozen procedure aan de AVG voldoet, en hen inlichten over de gegevens die nodig zijn om de kaart aan te maken en te beheren. Wanneer de bijslagtrekkende zich aanmeldt om de kaart op te halen, moet de kinderbijslaginstelling hem of haar een document laten ondertekenen overeenkomstig de AVG voor de gegevens die worden verwerkt in verband met het gebruik van de prepaid betaalkaart.
De uitbetaling via prepaid betaalkaart moet uiterlijk op 01/01/2024 operationeel zijn. Vanaf deze datum kunnen er geen betalingen meer uitgevoerd worden per circulaire cheque. De betalingen voor de maand december 2023, die ten vroegste op 2 januari 2024 zullen gebeuren, moeten dus worden verricht met één van de andere door de reglementering voorziene betaalmiddelen dan de circulaire cheque.
De kosten van de uitgifte van de kaart als betaalmiddel, alsmede de eventuele hernieuwing ervan, zijn ten laste van Iriscare, overeenkomstig art. 38 van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit. De dagelijkse beheerskosten van de prepaid betaalkaart worden gedragen door de kinderbijslaginstellingen, naar analogie van het beheer van de circulaire cheques.Tot slot worden de kinderbijslaginstellingen gevraagd om hun brieven en websites aan te passen om alle verwijzingen naar de circulaire cheque te verwijderen.
Informatie aan de gezinnen
Gezinnen die nog steeds per circulaire cheque worden uitbetaald, moeten op de hoogte worden gebracht van de verandering in betaalwijzen en het verdwijnen van de circulaire cheque. Tevens dient de bijslagtrekkende die een nieuw recht opent een betaalwijze aan te geven, waarbij de prepaid betaalkaart als alternatief moet worden voorzien wanneer de mogelijkheid om te betalen via bankoverschrijving (of internationale betaling) ontbreekt.
Hieronder vinden de instellingen twee briefmodules voor de gezinnen in het kader van deze hypotheses.
Twee modules: opening van het recht of wijziging betaalmiddel.
(Opening van het recht)
U hebt een recht op kinderbijslag/kraamgeld/adoptiebijslag bij onze kinderbijslaginstelling geopend. U deelde ons echter geen bankrekeningnummer mee om de betalingen van de kinderbijslag/van het kraamgeld/de adoptiebijslag te storten.
Er zijn verschillende manieren waarop we u de verschuldigde bedragen kunnen betalen:
(Wijziging betaalwijze)
Vanaf 1 juni 2023 wordt een nieuw betaalmiddel ingevoerd in de Brusselse kinderbijslagregeling. Tegelijkertijd zal de circulaire cheque als betaalmiddel definitief verdwijnen na 31 december 2023.
Aangezien u ons geen bankrekeningnummer heeft meegedeeld voor de uitbetaling van uw kinderbijslag, wordt de betaling momenteel via circulaire cheque verricht. Deze betaalmogelijkheid eindigt in december 2023. Om uw kinderbijslag verder te kunnen ontvangen, zijn er verschillende opties :
- Als uw situatie veranderd is en uw kinderbijslag op een rekening op uw naam kan worden gestort, geef ons dan dit rekeningnummer door voor de volgende uitbetaling van uw kinderbijslag.
- Als dit niet mogelijk is, neem dan contact op met uw dossierbeheerder, die samen met u een reglementaire oplossing zal vinden zodat u uw toekomstige kinderbijslag alsnog kan ontvangen.
Gelieve ons spoedig een te antwoord te bezorgen zodat wij de betaalwijze van uw kinderbijslag kunnen aanpassen en vertragingen in de betaling van uw kinderbijslag/kraamgeld kunnen vermijden.
Gelieve ons spoedig een antwoord te bezorgen om ervoor te zorgen dat het nieuwe betaalmiddel effectief wordt en dat de betaling van uw kinderbijslag geen vertraging oploopt.
Voor bijkomende inlichtingen kunt u steeds bij uw dossierbeheerder terecht.
Alvast bedankt voor uw medewerking.
Hoogachtend,
Tania Dekens
Leidend ambtenaar