CO GB 18 – 18 NOVEMBER 2021 – Regels betreffende de aansluiting van de bijslagtrekkende bij een kinderbijslaginstelling

Betreft: Regels betreffende de aansluiting van de bijslagtrekkende bij een kinderbijslaginstelling

Geachte mevrouw,
Geachte heer,

1. Context

In deze omzendbrief worden de principes toegelicht van het aansluitingsmechanisme van de bijslagtrekkende, in toepassing van art. 26 en 27 van de Ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag.

2. Aansluitingsscenario's

2.1. Eerste aansluiting

2.1.1. Naar aanleiding van een aanvraag door de bijslagtrekkende

Art. 26, §1, tweede lid van de Ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag bepaalt dat elke bijslagtrekkende beschikt over een termijn van 120 kalenderdagen om een aanvraag in te dienen tot aansluiting bij de kinderbijslaginstelling van zijn keuze, te rekenen vanaf de dag waarop hij de hoedanigheid van bijslagtrekkende verwerft. Dat impliceert a priori dat een aanvraag die vóór deze datum ingediend wordt, geen aanleiding kan geven tot een aansluiting in de zin van dit artikel.

Het derde lid van dezelfde paragraaf bepaalt evenwel dat een aanvraag tot aansluiting alsnog eerder ingediend kan worden, volgens de regels bepaald door het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, waarmee de volgende concrete situaties beoogd worden:

In de context van een voorafbetaling van het kraamgeld kan de aanvraag tot aansluiting ingediend worden vanaf de zesde maand van de zwangerschap, wat overeenkomt met de termijn beschreven in art. 16 §2 van de ordonnantie van 25 april 2019 tot regeling van de toekenning van gezinsbijslag.
In alle andere gevallen kan de aanvraag tot aansluiting bij een kinderbijslagsinstelling niet vroeger ingediend worden dan één maand vóór de datum waarop de hoedanigheid van bijslagtrekkende verworven wordt¹ .

Voorbeelden:

Een Brussels gezin verwacht een eerste kind. De aanstaande moeder is nog niet aangesloten bij een kinderbijslaginstelling. Zij kan een aanvraag tot aansluiting indienen zodra de zesde maand van de zwangerschap ingaat, hetgeen gestaafd wordt met een medische attest. Een aanvraag die vóór de zesde maand van de zwangerschap ingediend wordt, moet door de kinderbijslaginstelling afgewezen worden. Er kan geen enkel gevolg aan verleend worden.
Een gezin met twee rechtgevende kinderen verhuist op 15 november 2020 van Vlaanderen naar het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De aanvraag tot aansluiting bij een Brusselse kinderbijslaginstelling kan in toepassing van het besluit van het Verenigd College pas ten vroegste ingediend worden vanaf 1 november 2020. Een aanvraag die vóór deze datum ingediend wordt, moet afgewezen worden door de kinderbijslaginstelling. Er kan geen enkel gevolg aan verleend worden.

2.1.2. Aansluiting van rechtswege

Bij de publieke operator

Wanneer een bijslagtrekkende binnen de termijn van 120 kalenderdagen vanaf het verwerven van deze hoedanigheid geen geldige aanvraag indient om zich aan te sluiten, wordt deze van rechtswege aangesloten bij de publieke operator, voor zover de rechtgevende kinderen waarvoor deze persoon de hoedanigheid van bijslagtrekkende verworven heeft, bij het verstrijken van de termijn van 120 dagen geen van allen gekend zijn in een betaaldossier bij een Brusselse kinderbijslaginstelling² .

Dit impliceert dat er geen gevolg gegeven kan worden aan een aanvraag die eventueel toch nog ingediend zou worden na het verstrijken van deze termijn.

Voorbeelden:

De publieke operator stelt op datum van 5 december 2020 vast dat een sociaal verzekerde reeds sinds 1 augustus 2020 de hoedanigheid van bijslagtrekkende heeft verworven voor haar 2 kinderen, maar zich niet heeft aangesloten bij een Brusselse kinderbijslaginstelling. Deze persoon is van rechtswege aangesloten bij de publieke operator.
De private kinderbijslaginstelling A ontvangt op 19 oktober 2020 een aanvraag tot aansluiting. Na onderzoek van het dossier blijkt dat de bijslagtrekkende reeds sinds 1 maart 2020 de hoedanigheid van bijslagtrekkende heeft, maar nog geen aanvraag had ingediend bij een Brusselse kinderbijslaginstelling. Kinderbijslagsinstelling A maakt het dossier over aan de publieke operator, aangezien de termijn van 120 kalenderdagen verstreken was op het ogenblik van de aanvraag.

Bij de voorgaande kinderbijslaginstelling van de rechtgevende kinderen

Wanneer een bijslagtrekkende geen aanvraag tot aansluiting indiende vóór het verstrijken van de termijn van 120 kalenderdagen na het verwerven van deze hoedanigheid, maar één of meer van de kinderen in kwestie op dat ogenblik al gekend was als rechtgevend kind in een betaaldossier van een Brusselse kinderbijslaginstelling, dan wordt de bijslagtrekkende van ambtswege aangesloten bij deze instelling. Dit kan zich met name voordoen bij een retroactieve wijziging van bijslagtrekkende.

In het geval niet alle betrokken kinderen gekend waren in een betaaldossier van eenzelfde kinderbijslaginstelling, dan wordt de bijslagtrekkende aangesloten bij de kinderbijslaginstelling van het jongste kind (art. 26 §1, vijfde lid van de ordonnantie).

In de ordonnantie van 4 april 2019 wordt bepaald dat de nieuwe bijslagtrekkende in dit specifieke scenario bij uitzondering de termijn van 24 maanden (cf. infra) niet hoeft af te wachten, maar desgewenst al eerder een aanvraag tot wijziging van aansluiting kan indienen.

Voorbeeld:

Een bijslagtrekkende is aangesloten bij kinderbijslaginstelling A. Er wordt echter vastgesteld dat deze bijslagtrekkende niet de wettelijke bijslagtrekkende is voor de kinderen in het betaaldossier bij kinderbijslaginstelling A. Indien de werkelijke wettelijke bijslagtrekkende reeds aangesloten is bij een andere kinderbijslaginstelling, dan is deze instelling bevoegd voor de uitbetaling van de kinderbijslag voor deze kinderen. Als de wettelijke bijslagtrekkende nog niet is aangesloten bij een kinderbijslaginstelling, en deze persoon de hoedanigheid van bijslagtrekkende al meer dan 120 kalenderdagen geleden verworven heeft, dan wordt hij of zij van ambtswege aangesloten bij kinderbijslaginstelling A, aangezien de kinderen gekend zijn in een betaaldossier van deze instelling. De werkelijke bijslagtrekkende beschikt in dit laatste geval wel over de mogelijkheid om desgewenst zonder enige wachttermijn een aanvraag in te dienen om de aansluiting te wijzigen.

2.2. Wijziging van een bestaande aansluiting

Een aanvraag tot wijziging van aansluiting kan (behoudens het uitzonderlijke scenario van een aansluiting van ambtswege voor reeds rechtgevende kinderen, cf. supra) pas ingediend worden door de bijslagtrekkende na het verstrijken van een termijn van 24 kalendermaanden, te rekenen vanaf de begindatum van de aansluiting bij de vorige kinderbijslaginstelling. Een vroegtijdige aanvraag heeft geen waarde, en kan dus niet gebruikt worden om na het verstrijken van de termijn van 24 maanden een wijziging van aansluiting te initiëren.

De begindatum van een aansluiting is afhankelijk van het aansluitingsscenario:

Een eerste aansluiting naar aanleiding van een aanvraag door de bijslagtrekkende gaat in op de datum van de (geldige) aanvraag tot aansluiting.
Een aansluiting van rechtswege gaat in op de datum van de vaststelling van het feit dat de bijslagtrekkende niet tijdig een (geldige) aanvraag heeft ingediend.
Een aansluiting naar aanleiding van een (geldige) aanvraag tot wijziging van de aansluiting, gaat in op datum waarop deze aanvraag uitwerking heeft, en de nieuwe kinderbijslaginstelling dus bevoegd wordt voor het dossier.

Een aanvraag tot wijziging wordt ingediend bij de toekomstige kinderbijslaginstelling. Een geldige aanvraag bij deze toekomstige instelling heeft uitwerking vanaf het eerstvolgende kwartaal, tenzij de aanvraag ingediend werd tijdens de laatste 15 kalenderdagen van een kwartaal. In dat geval heeft de aanvraag pas uitwerking vanaf het daaropvolgende kwartaal (art. 26 §2 van de ordonnantie).

Voorbeelden:

De bijslagtrekkende is sinds 12 februari 2020 aangesloten bij kinderbijslaginstelling A en dient op 5 maart 2022 een geldige aanvraag tot wijziging van aansluiting in bij kinderbijslaginstelling B. Deze aanvraag heeft zijn uitwerking vanaf 1 april 2022.
De bijslagtrekkende is sinds 12 februari 2020 aangesloten bij kinderbijslaginstelling A en dient op 26 maart 2022 een geldige aanvraag tot wijziging van aansluiting in bij kinderbijslaginstelling B. Deze aanvraag heeft zijn uitwerking vanaf 1 juli 2022.
De bijslagtrekkende is sinds 12 februari 2020 aangesloten bij kinderbijslaginstelling A en dient op 16 juni 2022 een geldige aanvraag tot wijziging van aansluiting in bij kinderbijslaginstelling B. Deze aanvraag heeft zijn uitwerking vanaf 1 oktober 2022.

3. Geldigheidscriteria voor een aanvraag tot aansluiting

Een geldige aanvraag wordt gedefinieerd als zijnde een expliciete, geïnformeerde aanvraag door de bijslagtrekkende, die binnen de toepasselijke termijnen is ingediend en die niet in tegenspraak is met een eerdere geldige aanvraag.

Een aanvraag tot aansluiting kan uitsluitend ingediend worden door middel van een elektronisch of papieren aanvraagformulier, en dient aan de volgende formele verplichtingen te voldoen³ :

een expliciete, geïnformeerde aanvraag door de bijslagtrekkende
- De aanvraag moet ingediend en gedagtekend worden door de bijslagtrekkende zelf (of desgevallend door diens wettelijke vertegenwoordiger) en dient expliciet en ondubbelzinnig te vermelden dat de betrokkene zich wenst aan te sluiten bij de kinderbijslaginstelling die in het aanvraagformulier wordt vermeld.
- De bijslagtrekkende is bij het indienen van de aanvraag ingelicht over de modaliteiten en de gevolgen van deze aanvraag⁴.
ingediend binnen de termijnen
- De toepasselijke termijn is afhankelijk van het aansluitingsscenario (cf. supra). Een vroegtijdig of laattijdig ingediende aanvraag heeft geen enkel gevolg. De kinderbijslaginstelling dient de aanvrager in dit geval in te lichten over de reden waarom de aanvraag afgewezen wordt.
- Voor aanvragen via een papieren formulier geldt de postdatum als datum van de aanvraag. Indien deze ontbreekt, geldt de datum van de gedagtekende ontvangstbevestiging, die door de kinderbijslaginstelling aan de aanvrager overhandigd of verstuurd wordt bij ontvangst van de aanvraag.
- Voor een aanvraag die digitaal ingediend wordt, geldt de datum van de verzending van het elektronisch bericht als aanvraagdatum. Als de aanvraag ingediend werd via een online formulier, wordt als aanvraagdatum de datum gehanteerd waarop de aanvrager het ingevulde formulier geregistreerd heeft.
niet in tegenspraak met een eerdere geldige aanvraag
- Eens een (toekomstige) bijslagtrekkende een geldige aanvraag ingediend heeft om zich bij een kinderbijslagsinstelling aan te sluiten, voorziet de ordonnantie geen mogelijkheid om nog op deze keuze terug te komen. Dit impliceert dat wanneer een bijslagtrekkende meerdere aanvragen zou indienen, het de vroegst gedateerde, geldige aanvraag is die voorrang krijgt. Alle later ingediende aanvragen worden als ongeldig beschouwd, en moeten zonder gevolg afgewezen worden. Dit geldt ongeacht in welke volgorde deze aanvragen geregistreerd werden bij de regulator.
- In het uitzonderlijke geval dat een bijslagtrekkende meerdere aanvragen op dezelfde datum zou indienen, waardoor het niet mogelijk is om de vroegst gedateerde aanvraag te identificeren, zal de regulator bemiddelen door de betrokkene te vragen om alsnog een voorkeur uit te spreken.
- Hetzelfde geldt evenzeer voor de wijziging van aansluiting. Eens een bijslagtrekkende een geldige aanvraag ingediend heeft om de aansluiting te wijzigen, is het niet mogelijk om hierop terug te komen, noch om de gekozen nieuwe instelling te vervangen door een andere instelling, noch om de overstap te annuleren.

4. Impact op de betalingsbevoegdheid

De regelgeving voorziet dat betalingen uitgevoerd worden door de instelling waar de bijslagtrekkende bij aangesloten is (art. 27 §1 van de ordonnantie van 4 april 2019).
Betalingen die uitgevoerd worden door een instelling bij wie de bijslagtrekkende niet aangesloten is voor de betrokken periode, zijn dus per definitie ongeldig, en dienen herroepen te worden. De enige uitzondering op dit principe vormen betalingen die te goeder trouw uitgevoerd werden door een kinderbijslaginstelling die naderhand niet de bevoegde instelling bleek te zijn. In dat geval hoeft er geen regularisatie tussen de betrokken kinderbijslaginstellingen te gebeuren (art. 27 §3 van de ordonnantie van 4 april 2019).

Teneinde onterechte betalingen te voorkomen, vereist Iriscare dat elke geldige aanvraag tot aansluiting onverwijld ter kennis gebracht wordt aan de dienst Beheer en beleid gezinsbijslag, volgens de modaliteiten die door deze dienst voorgeschreven worden. Pas wanneer aan deze verplichting voldaan is, kan overgegaan worden tot de registratie van de betaalperiodes in het kadaster van de kinderbijslag, tot slot gevolgd door de daadwerkelijke uitvoering van de betalingen.

Bij een wijziging van aansluiting blijft de voorgaande kinderbijslaginstelling integraal bevoegd voor het beheer en de uitbetaling van de gezinsbijslag van de rechtsperiode die loopt tot aan de datum van uitwerking van deze wijziging. De mogelijkheid tot provisionele betalingen is niet voorzien, noch voor de toekomstige kinderbijslaginstelling m.b.t. periodes voorafgaand aan de datum van wijziging, noch voor de voorgaande instelling m.b.t. periodes na deze datum. Deze strikte afbakening van de bevoegdheidsperiodes geldt ook voor latere regularisaties met betrekking tot deze periodes.

Voorbeeld:

Een bijslagtrekkende is sinds 12 februari 2020 aangesloten bij kinderbijslaginstelling A en dient op 26 maart 2022 een geldige aanvraag tot wijziging van aansluiting aan bij kinderbijslaginstelling B. Deze aanvraag heeft zijn uitwerking vanaf 1 juli 2022. Tot deze datum blijft kinderbijslaginstelling A integraal bevoegd. Op 15 september 2022 blijkt, na ontvangst van de fiscale flux, een regularisatie noodzakelijk voor de periode van augustus 2020 tot december 2020. Ook voor deze regularisatie is kinderbijslaginstelling A bevoegd.

5. Geldigheidsduur van een aansluiting

De aansluiting van een bijslagtrekkende bij een kinderbijslagsinstelling, op basis van een geldige aanvraag of van rechtswege, blijft zonder beperking in de tijd van kracht, ook als de bijslagtrekkende deze hoedanigheid voor een korte of langere periode verliest (art. 26 §1 van de ordonnantie van 25 april 2019s).

Dit impliceert dat een bijslagtrekkende zelfs bij het opnieuw verwerven van zijn hoedanigheid na een periode van verschillende jaren geen nieuwe aanvraag tot aansluiting dient in te dienen. Deze persoon beschikt echter wel over de mogelijkheid om de aansluiting te wijzigen naar een andere kinderbijslagsinstelling, op voorwaarde dat de initiële termijn van 24 maanden verstreken is, en met inachtneming van de termijn die van toepassing is bij een overdracht van aansluiting (uitwerking vanaf het volgende kwartaal).

Voorbeeld:

De bijslagtrekkende is sinds 15 maart 2022 aangesloten bij kinderbijslaginstelling A, maar heeft sinds 30 september 2023 geen recht meer op kinderbijslag. Op 1 september 2024 verwerft zij opnieuw de hoedanigheid van bijslagtrekkende. Op 26 juli 2024 dient deze bijslagtrekkende een aanvraag tot aansluiting in bij kinderbijslaginstelling B. De aansluiting bij kinderbijslaginstelling B gaat in vanaf 1 oktober 2024, voor de maand september 2024 is kinderbijslaginstelling A nog bevoegd voor de uitbetaling van de kinderbijslag.

6. Praktische modaliteiten

De ontvangst van een aanvraag tot aansluiting moet steeds aan de aanvrager bevestigd worden door middel van een gedagtekende ontvangstbevestiging (art. 27 §2 van de ordonnantie van 4 april 2019). Wanneer een aanvraag afgewezen wordt, omdat deze niet aan de geldigheidscriteria voldoet, dan dient de kinderbijslaginstelling de aanvrager te informeren over de reden van de afwijzing.

Wanneer een bijslagtrekkende van rechtswege bij een kinderbijslaginstelling wordt aangesloten, licht deze instelling de bijslagtrekkende hierover in, met vermelding van de reden en de aanvangsdatum van de aansluiting, evenals de relevante bepalingen uit de regelgeving⁵ .

Wanneer een kinderbijslaginstelling een geldige aanvraag ontvangt tot wijziging van de aansluiting van een bijslagtrekkende, dan neemt deze instelling onverwijld schriftelijk of elektronisch contact op met kinderbijslaginstelling bij wie de bijslagtrekkende voorheen aangesloten was. Deze communicatie vermeldt de relevante parameters (INSZ van de bijslagtrekkende, datum van de aanvraag, datum van uitwerking van de wijziging van aansluiting) en staaft deze met een afschrift van de aanvraag tot wijziging.

De tweede instelling maakt onverwijld, en uiterlijk binnen een termijn van 10 werkdagen na ontvangst van deze communicatie, een brevet over aan de eerste instelling. Hiervoor wordt het model gebruikt dat door Iriscare ter beschikking gesteld wordt.

7. Aansluiting van geplaatste kinderen

Voor kinderen die geplaatst zijn met betaling van het één derde op een spaarboekje, blijft de instelling die meteen vόόr de plaatsing instond voor de uitbetaling van de kinderbijslag verder bevoegd.
In het uitzonderlijke geval dat er geen voorgaande kinderbijslagsinstelling is, staat de publieke operator in voor de uitbetaling tijdens de periode van de plaatsing.

8. Overgangsmaatregel

De ordonnantie voorziet een overgangsmaatregel (art. 39 van de ordonnantie van 4 april 2019) voor bijslagtrekkenden die in de maand december 2019 afhangen van een federale kinderbijslaginstelling. Dit artikel stelt dat er vanaf 1 januari 2020 gedurende twee jaar geen verandering van de aansluiting kan gebeuren voor bijslagtrekkenden die voor de maand december 2019 afhangen van een bevoegde federale kinderbijslaginstelling. Deze bijslagtrekkenden kunnen pas ten vroegste een aanvraag tot wijziging van de aansluiting indienen vanaf 1 januari 2022, met uitwerking vanaf het daaropvolgende kwartaal, zoals bepaald in art. 26, §2 van de ordonnantie van 4 april 2019.

Bijslagtrekkenden die voor de maand december 2019 afhangen van meerdere bevoegde federale kinderbijslaginstellingen, zijn op basis van ditzelfde art. 39 aangesloten bij de kinderbijslaginstelling die de federale kinderbijslaginstelling opvolgt die voor deze maand bevoegd was voor het jongste rechtgevende kind.

Bedankt voor uw medewerking.

Hoogachtend,

Tania Dekens
Leidend ambtenaar