Algemene voorwaarden van de overheidsopdrachtencentrale van Iriscare, goedgekeurd door het Algemeen Beheerscomité op 8 OKTOBER 2020

1. Definities

Overheidsopdrachtencentrale: De centrale voor de aankoop van persoonlijke beschermingsmiddelen, georganiseerd door Iriscare, overeenkomstig de wet van 17 juni 2016 voor overheidsopdrachten (artikelen 2,6°, a), 2, 7°, b) en 47, § 2) en de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag (artikel 4, § 8, ingevoegd door de ordonnantie van 4 december 2020 houdende bekrachtiging van de besluiten van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie tot uitvoering van de ordonnantie van 19 maart 2020 om bijzondere machten toe te kennen aan het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie in het kader van de gezondheidscrisis COVID-19 en voor het toekennen van bijkomende opdrachten aan de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag, artikel 13);

Iriscare: De bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag, zoals bedoeld in artikel 2, § 1 van de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag;

Toegetreden lid: De aanbestedende overheid die behoort tot de doelgroep die effectief is toegetreden tot de overheidsopdrachtencentrale overeenkomstig de in punt 3.5. bedoelde procedure;

Doelgroep: De aanbestedende overheden die behoren tot een van de volgende categorieën:

1. Rusthuizen en rust- en verzorgingstehuizen die van Iriscare afhangen;

2. Zorginstellingen en -diensten erkend door de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC) (Iriscare, de Diensten van het Verenigd College (DVC)), de Franse Gemeenschapscommissie (FGC), de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) en de zorginstellingen en -diensten erkend door de Vlaamse Gemeenschap of de Franse Gemeenschap die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gevestigd zijn:

2.1. Iriscare: de centra voor dagverzorging voor ouderen, de dagcentra voor ouderen, de residenties met assistentiewoningen, de instellingen voor personen met een handicap, begeleid wonen voor personen met een handicap, de diensten voor hulpverlening bij activiteiten in het dagelijks leven (ADL-diensten), de dagcentra voor personen met een handicap, de thuishulpdiensten, de thuisoppasdiensten, de revalidatiecentra, de multidisciplinaire palliatieve verzorgingsteams en de centra voor gezinsplanning;

2.2. DVC: de psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT’s), de initiatieven voor beschut wonen (IBW’s), de diensten voor geestelijke gezondheidszorg en ziekenhuizen;

2.3. FGC: de instellingen voor personen met een handicap (kinderen en volwassenen), begeleid wonen voor personen met een handicap, de begeleidingsdiensten voor personen met een handicap, de dagcentra voor personen met een handicap, de diensten voor geestelijke gezondheidszorg, de twee psychiatrische ziekenhuizen Parhélie en l’Equipe, het IBW Juan Luiz Vivez, de residenties met assistentiewoningen, de multidisciplinaire palliatieve verzorgingsteams, de wijkgezondheidscentra, de thuishulpdiensten, de centra voor gezinsplanning en de ziekenhuizen;

2.4 Vlaamse Gemeenschap: de woonzorgcentra, de serviceflats, de dagverzorgingscentra, de centra voor dagverblijf, de centra voor kortverblijf, de initiatieven voor beschut wonen, de revalidatiecentra en de ziekenhuizen;

2.5. Franse Gemeenschap: de revalidatiecentra en de ziekenhuizen.

3. De actieve zorgverleners op het grondgebied van het Brussels Gewest, namelijk natuurlijke personen die beroepsmatig zorg verlenen op het grondgebied van het Brussels Gewest en daartoe gemachtigd zijn door de bevoegde overheid.

4. Andere opvangstructuren dan onder punt 2 en erkend door de GGC (inclusief de OCMW's), de FGC, de VGC en de structuren die erkend zijn door de Vlaamse Gemeenschap of de Franse Gemeenschap die gevestigd zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waaronder de daklozencentra;

5. Administraties:

5.1. Gewestelijke en gemeentelijke administraties behorende tot het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BHG);

5.2. De administraties van de FGC en de VGC;

5.3 De besturen van de Vlaamse Gemeenschap en de Franse Gemeenschap die in het Brusselse Gewest zijn gevestigd.

6. Alle diensten erkend/gesubsidieerd door het BHG, Iriscare, de DVC, de FGC en de VGC in volgende sectoren en alle diensten die worden erkend/gesubsidieerd door de Vlaamse Gemeenschap of de Franse Gemeenschap die gesitueerd zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest:

6.1. Sociale sector

6.2. Sociale economie

6.3. Culturele sector

6.4. Sport

6.5. …

7. Evenementen erkend/gesubsidieerd door het BHG, Iriscare, de DVC, de FGC en de VGC en evenementen die worden erkend/gesubsidieerd door de Vlaamse Gemeenschap of de Franse Gemeenschap die plaatsvinden in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Persoonlijke beschermingsmiddelen: Uitrusting die de werknemer draagt of vasthoudt om hem of haar te beschermen tegen één of meerdere risico's die zijn of haar veiligheid of gezondheid in het gedrang kunnen brengen en ook alle aanvullingen of accessoires die daartoe kunnen bijdragen.

Algemeen beheerscomité: Het Algemeen Beheerscomité, opgericht bij artikel 9, § 1 van de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag. Dit orgaan is in het bijzonder bevoegd om overheidsopdrachten voor de aankoop van persoonlijke beschermingsmiddelen goed te keuren en om de overheidsopdrachtencentrale te organiseren.

Gebruikersraad (punt 3.3): De door het Algemeen Beheerscomité opgerichte Gebruikersraad bij Iriscare. Het betreft het orgaan waarin (groepen van) gebruikers zijn vertegenwoordigd om te adviseren over de behoeften en prioritering aan persoonlijke beschermingsmiddelen (volume & specificaties van een beperkt aantal producten).

Expertenpanel (punt 3.4): Het door het Algemeen Beheerscomité opgerichte deskundigenpanel bij Iriscare. Het betreft het orgaan waarin (medisch/technisch) experten zetelen om te adviseren over de (medische/technische) productspecificaties en eventueel noodzakelijke prioritering in de bevoorrading van instellingen.

2. Doel van de overheidsopdrachtencentrale

De overheidsopdrachtencentrale laat toe aan de leden gebruik te maken van de door Iriscare in dit kader afgesloten raamcontracten met leveranciers.

De overheidsopdrachtencentrale garandeert het toegetreden lid dat de voorschriften voor overheidsopdrachten in acht worden genomen voor de overheidsopdrachten die ze gunt.

Het toegetreden lid dat persoonlijke beschermingsmiddelen verwerft via de door de overheidsopdrachtencentrale gegunde overheidsopdrachten wordt dan ook geacht de verplichtingen voor de gunning van overheidsopdrachten te hebben nageleefd.

De overheidsopdrachtencentrale betekent dat Iriscare de overheidsopdrachten (openbare aanbesteding, afsluiten raamcontracten) organiseert, zodat de deelnemers aan de overheidsopdrachtencentrale direct en voor eigen rekening bestellingen kunnen plaatsen bij de leveranciers met wie een raamcontract is afgesloten.

Iriscare komt dus tussen in de overheidsopdracht, maar niet in de bestelling (onder voorbehoud van de in punt 3 bedoelde nadere regels voor de werking van de overheidsopdrachtencentrale), levering, opslag en facturatie van de producten.

De overheidsopdrachtencentrale heeft als doel om in de toekomst te garanderen dat alle instellingen, diensten en administraties van de doelgroep binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest tijdig de beschikking hebben over noodzakelijk, kwalitatief toereikende en zo voordelig mogelijke persoonlijke beschermingsmiddelen (in tijden van crisis, maar ook in ‘normale’ omstandigheden).

Bepaalde producten die beschikbaar zijn in het kader van de overheidsopdrachtencentrale zijn trouwens getest en/of gecertificeerd.

3. Werking van de overheidsopdrachtencentrale

3.1. De eCat

Iriscare voert een elektronische catalogus (de eCat) in van de producten die beschikbaar zijn in het kader van de overheidsopdrachtencentrale. Die producten worden uitgekozen op basis van de modaliteiten in de punten 3.2 tot 3.4.

Voor elk product dat beschikbaar is op de eCat voorziet Iriscare in:

- richtlijnen voor proportioneel en efficiënt gebruik;

- de technische specificaties van de producten.

3.2. Het Algemeen Beheerscomité:

Het Algemeen Beheerscomité organiseert de overheidsopdrachtencentrale. Hiertoe keurt het de overheidsopdrachten voor persoonlijke beschermingsmiddelen goed en bepaalt het de producten die in eCat worden aangeboden. Het kan hiervoor steunen op de adviezen van de Gebruikersraad (zie punt 3.3) en van het Expertenpanel (zie punt 3.4).

3.3. De Gebruikersraad

De Gebruikersraad kan het Algemeen Beheerscomité adviseren over de behoeften bij de opmaak van lastenboeken die moeten resulteren in nieuwe raamcontracten. De Gebruikersraad adviseert over persoonlijke beschermingsmiddelen (met name de behoeften voor materiaal, de specificiteiten en de hoeveelheden…). De Gebruikersraad kan ook adviseren over de prioritaire verdeling van persoonlijke beschermingsmiddelen in geval van schaarste en/of crisis (zie punt 7.), eventueel op advies van het Expertenpanel (zie punt 3.4).

De samenstelling van de Gebruikersraad voorziet in een vertegenwoordiging van de federaties van instellingen en de administraties die participeren in de overheidsopdrachtencentrale.

3.4. Het Expertenpanel

Het Expertenpanel adviseert rechtstreeks het Algemeen Beheerscomité en eventueel de Gebruikersraad (zie punt 3.3). Deze adviezen worden gebruikt voor de opmaak van lastenboeken voor nieuwe overheidsopdrachten (over persoonlijke beschermingsmiddelen: met name specificaties, richtlijnen, volumes…), en voor de opvolging van de uitvoering van de raamcontracten (prioritering).

Het Expertenpanel bestaat uit 4 experten met een complementaire en praktijkgerichte expertise op het vlak van persoonlijke beschermingsmiddelen gebruikt in de zorginstellingen.

3.5. Procedure voor aanmelden bij de overheidsopdrachtencentrale

Op de website van Iriscare (www.iriscare.brussels) is een aanvraagformulier tot deelname beschikbaar, dat online kan worden ingevuld en ingediend. w

Naast het aanvraagformulier zal het kandiderend lid ook de contactgegevens van de twee aankopers waarvoor toegang tot de eCat wordt gevraagd moeten aanleveren.

Iriscare verifieert de aanvraag en maakt zijn beslissing bekend aan het kandiderend lid. Bij gebrek aan een schriftelijke weigering van Iriscare binnen dertig kalenderdagen nadat een kandiderend lid van de doelgroep zijn toetredingsaanvraag heeft verstuurd, wordt Iriscare geacht de toetreding tot de overheidsopdrachtencentrale te hebben aanvaard.

Voor elke aanvaarde aanvraag zal Iriscare de organisatie creëren in de eCat en de twee aankopers in het systeem (de eCat) aan de organisatie koppelen nadat de aankopers zich hebben geregistreerd met zijn/haar/hun identiteitskaart (eID) of via Itsme op de site van de eCat.

Na validatie en koppeling door Iriscare van de aankopers kunnen de deelnemers bestellingen plaatsen via de eCat.

Iriscare informeert het Algemeen Beheerscomité over de nieuwe aanmelding, zodat het Algemeen Beheerscomité dit (eventueel achteraf) kan bekrachtigen.

3.6. De operationele werking voor bestelling, facturatie en rapportering

- Elke deelnemer duidt 2 administratief beheerders (= aankopers) aan die aankoopbevoegdheid hebben en die toegang krijgen tot de eCat (zie punt 3.5).

- Voor elke bestelling zal de aankoper zich moeten identificeren met zijn identiteitskaart (eID) of via Itsme, zodat automatisch geverifieerd kan worden of zij geregistreerd en geautoriseerd aankoper zijn.

- De aankoper kan voor alle beschikbare producten in de eCat bestellingen plaatsen. De eCat laat de geregistreerde aankopers van de deelnemers aan de overheidsopdrachtencentrale toe om rechtstreeks en online bestellingen te plaatsen bij de leverancier(s).

- De leveranciers worden via de eCat geïnformeerd over de bestellingen en zullen deze rechtstreeks leveren bij de deelnemer en ook rechtstreeks aan de deelnemer factureren. Iriscare zal instaan voor het beheer van de aankopers en de rapportering over bestellingen.

- Als de bestelling is afgerond, dient de aankoper voor de finale bevestiging altijd de algemene voorwaarden opnieuw te bevestigen.

- Elke aankoper zal de gebruikshandleiding voor het gebruik van de eCat bestuderen en respecteren.

- Elke deelnemer volgt zelf de bestellingen op; hij ziet wat dit betreft erop toe dat de leveringen en facturaties gebeuren overeenkomstig de voorwaarden van het lastenboek.

3.7. Uitschrijvingsprocedure

Om zich uit te schrijven uit de overheidsopdrachtencentrale moet het toegetreden lid een mail sturen naar: ecat@iriscare.brussels. Elke aanvraag om zich uit te schrijven door een aankoper zal als onontvankelijk worden beschouwd.

4. Verplichtingen van het toegetreden lid

4.1. Exclusief gebruik van de eCat

In het kader van de overheidsopdrachtencentrale plaatst het toegetreden lid zijn bestellingen altijd via de door Iriscare ingevoerde eCat.

In het kader van de overheidsopdrachtencentrale mogen er geen bestellingen rechtstreeks bij de leveranciers worden gedaan.

4.2. Richtlijnen voor de prioritaire en proportionele verdeling van de producten

De deelnemer respecteert de richtlijnen van Iriscare voor proportioneel en efficiënt gebruik van de producten (en volgt daarbij de gebruiksprotocols) en het aanhouden van beperkte, roterende strategische voorraden op het niveau van de deelnemer als leidraad voor het plaatsen van bestellingen.

4.3. Technische specificaties van de producten

Het toegetreden lid verbindt zich ertoe kennis te nemen van de technische specificaties van de producten op de eCat en die na te leven. Die technische specificaties worden per product vermeld in de eCat.

4.4. Strategische voorraad

De toegetreden leden die tot categorie 1 van de doelgroep behoren, worden geacht voor persoonlijke beschermingsmiddelen een strategische stock voor één maand gebruik aan te houden voor crisissituaties.

4.5. Voorrangsclausule

De deelnemer accepteert de voorwaarde dat de voor producten bij voorrang worden aangekocht via de overheidsopdrachtencentrale van Iriscare. De deelnemer kan elders bestellen indien de leverancier uit de eCat niet binnen een redelijke termijn kan leveren, in geval de in punt 7 bedoelde prioriteitsregels worden toegepast, of als de prijzen bij andere leveranciers lager zijn.

4.6. Kennisgevingen

Elke deelnemer signaleert aan Iriscare onregelmatigheden met betrekking tot de kwaliteit, volumes en/of leveringen en geschillen. De meldingen worden gedaan door een e-mail te versturen naar ecat@iriscare.brussels.

Deze meldingsplicht heeft betrekking op onderstaande en vergelijkbare gevallen:

- de kwaliteit van de geleverde producten wijkt af van de productspecificaties of van de eerder geleverde producten;

- de levering is meer dan vijf werkdagen te laat (ten opzichte van de maximale levertermijn die de leverancier heeft gegarandeerd);

- de facturatie komt niet overeen met de levering;

- er is een geschil met de leverancier;

- de gebruikers van de geleverde producten zijn structureel ontevreden over de productkwaliteit;

- de werking van de eCat is niet zoals voorzien of in redelijke mate mag worden verwacht.

5. Verantwoordelijkheid van Iriscare

- Iriscare neemt geen verantwoordelijkheid tot verificatie van de aankoopbevoegdheid van de deelnemer;

- Iriscare levert de technische productspecificaties in de eCat aan;

Iriscare kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de in punt 4.6 bedoelde situaties, met uitzondering van incidenten met betrekking tot de werking van de eCat.

6. Deelname aan de kosten

Het gebruik van de overheidsopdrachtencentrale is kosteloos voor de toegetreden leden.

7. Prioriteitsregels in geval van schade

- Het lid accepteert de mogelijkheid tot (tijdelijke) beperking van de bestelmogelijkheden na beslissing door Iriscare omwille van de prioritaire en proportionele verdeling van beschikbare producten.

- Het lid accepteert de prioritaire verdeling van beschikbare producten in functie van de behoeften en de urgentie van andere deelnemers zoals vastgelegd op advies van het Expertenpanel en de Gebruikersraad door het Algemeen Beheerscomité.

Dit is vooral van belang als de vraag op enig moment groter is dan het aanbod dat de leveranciers van de overheidsopdrachtencentrale kunnen leveren.

- De deelnemer accepteert eveneens het voorrangsrecht van Iriscare vanuit haar brede verantwoordelijkheid voor de zorginstellingen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de daarvoor aan te houden strategische voorraad.

8. Geschillenregeling

8.1. Geschillen met de opdrachtnemer of een derde:

Alle geschillen over de toewijzing en de uitvoering van een door Iriscare in het kader van de overheidsopdrachtencentrale gegunde opdracht zullen autonoom door Iriscare afgehandeld worden.

Het toegetreden lid zal geschillen met de opdrachtnemer van een opdracht in het kader van een door het toegetreden lid op de eCat geplaatste bestelling beheren en opvolgen.

Elk toegetreden lid dat betrokken is bij een geschil met de opdrachtnemer van een door Iriscare in het kader van de overheidsopdrachtencentrale gegunde opdracht of een derde houdt Iriscare op de hoogte.

8.2. Geschillen tussen Iriscare en een toegetreden lid

De partijen verbinden zich ertoe een minnelijke oplossing te zoeken voor ieder geschil dat voortvloeit uit de interpretatie of toepassing van deze algemene voorwaarden.
Als een minnelijke oplossing echter niet mogelijk is, verbinden de partijen zich ertoe hun geschil voor de bevoegde hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel te brengen en enkel het Belgisch recht zal van toepassing zijn.