Huishoudelijk reglement van het expertenpanel van de overheidsopdrachtencentrale
HOOFDSTUK 1 - ZITTINGEN
Artikel 1
Het Expertenpanel vergadert als zijn advies vereist is.
Het wordt samengeroepen door zijn voorzitter, en in diens afwezigheid, het hiertoe door hem aangewezen lid van de Dienst.
Het Expertenpanel vergadert op de zetel van de Dienst of virtueel.
De zittingen duren, indien mogelijk, niet langer dan twee uur.
Artikel 2
De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, en in diens afwezigheid, het hiertoe door hem aangewezen lid van de Dienst.
De experten worden per e-mail uitgenodigd ten minste 5 werkdagen vóór de datum van de zitting.
De agenda en alle bijhorende documenten worden ten minste 3 werkdagen voor de datum van de zitting per e-mail naar de experten gezonden.
HOOFDSTUK 2 - BERAADSLAGINGEN EN ADVIEZEN
Artikel 3
Het Expertenpanel kan maar geldig een advies verstrekken als er ten minste 2 experten aanwezig zijn.
De notulen, die de lijst met de aanwezige experten bevatten, geeft aan dat het quorum is bereikt.
Artikel 4
De adviezen worden bij consensus aangenomen.
Bij gebrek aan consensus bestaat het advies van het Expertenpanel uit een rapportering van de verschillende adviezen.
Het advies, of eventueel de rapportering van de verschillende adviezen, wordt opgenomen in de notulen.
Artikel 5
Elke expert die, in welke hoedanigheid ook, de zittingen bijwoont en rechtstreeks een professioneel of persoonlijk belang of een belang van vermogensrechtelijke aard heeft bij de beraadslaging van een agendapunt van het Expertenpanel moet de voorzitter hiervan op de hoogte brengen. Als de voorzitter meent dat er een belangenconflict is, is het de expert verboden deel te nemen aan de beraadslaging over dat punt.
HOOFDSTUK 3 - ORGANISATIE
Artikel 6
Het Expertenpanel wordt voorgezeten door de directeur van het departement Algemene Diensten van de Dienst.
De voorzitter opent de zittingen, schort ze op en sluit ze. Hij leidt de discussies, geeft het woord en neemt het af, zorgt voor orde tijdens de zittingen en ziet toe op de naleving van het huishoudelijk reglement.
Als de voorzitter verhinderd is, worden de krachtens dit artikel aan hem toegekende voorrechten uitgeoefend door de voorzitter van de zitting.
De voorzitter van de zitting is het hiertoe door de voorzitter aangewezen lid van de Dienst.
De voorzitter en de voorzitter van de zitting nemen geen deel aan de beraadslaging.
Artikel 7
Het secretariaat van het Expertenpanel wordt waargenomen door de directie Facility van het departement Algemene Diensten van de Dienst.
Het secretariaat maakt de agenda op en deelt de documenten mee. Zij zorgt voor de logistieke aspecten van de zittingen.
Het secretariaat stelt de notulen op. De notulen geven een kort verslag van de beraadslagingen weer en gelden als advies.
De notulen worden per e-mail naar de experten verstuurd ten laatste 5 werkdagen na de zitting.
Bij gebrek aan opmerkingen van de experten binnen 2 werkdagen na de verzending per e-mail van de notulen, worden deze als goedgekeurd door de experten beschouwd.
Artikel 8
De aan het Expertenpanel voorgelegde documenten, de beraadslagingen en de notulen zijn vertrouwelijk.
Artikel 9
De voorzitter van het Expertenpanel, of bij afwezigheid, het hiertoe door hem aangewezen lid van de Dienst, kan wegens de technische aard van de agenda en de behandelde vragen voor de zittingen van het Expertenpanel, interne of externe experten van de Dienst oproepen.
Deze experten worden opgeroepen overeenkomstig de regels voorzien in artikel 2 van dit huishoudelijk reglement.
Deze experten zijn enkel aanwezig op de zitting bij de bespreking van het agendapunt waarvoor ze opgeroepen worden.
De leidend ambtenaar en de adjunct-leidend ambtenaar van de Dienst mogen aan de zittingen deelnemen.
Deze experten en de (adjunct-)leidend ambtenaar van de Dienst nemen geen deel aan de beraadslaging.
HOOFDSTUK 4 - STROMEN
Artikel 10
Van zodra de notulen van de zitting door de experten van het Expertenpanel worden goedgekeurd, worden zij als advies meegedeeld aan het Algemeen Beheerscomité en kunnen zij ter informatie aan de Gebruikersraad worden meegedeeld.
Als het Expertenpanel in gebreke blijft, mag het Algemeen Beheerscomité van de Dienst zich uitspreken zonder te wachten op zijn advies.
HOOFDSTUK 5 - INWERKINGTREDING EN WIJZIGINGEN
Artikel 11
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag dat het Algemeen Beheerscomité van de Dienst het goedkeurt.
Artikel 12
Als het Expertenpanel het nodig acht of op verzoek van om het even welke expert kan het huishoudelijk reglement geheel of gedeeltelijk gewijzigd worden.
Een wijziging heeft pas uitwerking na goedkeuring door het Algemeen Beheerscomité van de Dienst.