Huishoudelijk reglement van de gebruikersraad van de overheidsopdrachtencentrale
HOOFDSTUK 1 - DEFINITIES
Artikel 1
Voor de toepassing van onderhavig huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
1° leden: de federaties van instellingen, vertegenwoordigd door de personen die zij aanduiden, en de administraties van de deelentiteiten, vertegenwoordigd door vaste en plaatsvervangende vertegenwoordigers, zoals aangeduid in artikel 6 van de beslissing van het Algemeen Beheerscomité van 12 november 2020 houdende de oprichting van de Gebruikersraad van de overheidsopdrachtencentrale;
2° coördinatoren: de twee contactpersonen die elke federatie van instellingen aanstelt, zoals aangeduid in artikel 6 van de voormelde beslissing van het Algemeen Beheerscomité;
3° vertegenwoordigers: de vaste en plaatsvervangende vertegenwoordigers van de administraties van de deelentiteiten, zoals aangeduid in artikel 6 van de voormelde beslissing van het Algemeen Beheerscomité, en de personen die door de federaties van instellingen zijn aangeduid om hen te vertegenwoordigen.
HOOFDSTUK 2 - ZITTINGEN
Artikel 2
De Gebruikersraad vergadert als zijn advies vereist is.
Hij wordt samengeroepen door zijn voorzitter, en in diens afwezigheid, het hiertoe door hem aangewezen lid van de Dienst.
De Gebruikersraad vergadert op de zetel van de Dienst of virtueel.
De zittingen duren, indien mogelijk, niet langer dan twee uur.
Artikel 3
De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, en in diens afwezigheid, het hiertoe door hem aangewezen lid van de Dienst.
De leden worden per e-mail uitgenodigd ten minste 5 werkdagen vóór de datum van de zitting.
De uitnodiging, de agenda en alle bijhorende documenten worden ten minste 3 werkdagen voor de datum van de zitting per e-mail naar de vertegenwoordigers van de administraties en de coördinatoren gezonden.
Artikel 4
De coördinatoren delen het secretariaat minstens twee dagen voor de datum van de zitting de naam van de vertegenwoordiger van hun federatie van instellingen mee.
Indien zij verhinderd zijn, zorgen de vaste vertegenwoordigers van de administraties ervoor dat zij vervangen worden door de plaatsvervangende vertegenwoordigers.
De plaatsvervangende vertegenwoordigers zetelen enkel bij afwezigheid van de vaste vertegenwoordigers.
HOOFDSTUK 3 - BERAADSLAGINGEN EN ADVIEZEN
Artikel 5
De Gebruikersraad kan maar geldig een advies verstrekken als er ten minste 4 leden aanwezig zijn.
De notulen, die de lijst met de aanwezige leden bevatten, geven aan dat het quorum is bereikt.
Artikel 6
De adviezen worden bij consensus aangenomen.
Bij gebrek aan consensus bestaat het advies van de Gebruikersraad uit een rapportering van de verschillende adviezen.
Het advies, of eventueel de rapportering van de verschillende adviezen, wordt opgenomen in de notulen.
Artikel 7
Elke vertegenwoordiger dat, in welke hoedanigheid ook, de zittingen bijwoont en rechtstreeks een persoonlijk belang of een belang van vermogensrechtelijke aard heeft bij de beraadslaging van een agendapunt van de Gebruikersraad, moet de voorzitter hiervan op de hoogte brengen. Als de voorzitter meent dat er een belangenconflict is, is het de vertegenwoordiger verboden deel te nemen aan de beraadslaging over dat punt.
HOOFDSTUK 3 - ORGANISATIE
Artikel 8
De Gebruikersraad wordt voorgezeten door de directeur van het departement Algemene Diensten van de Dienst.
De voorzitter opent de zittingen, schort ze op en sluit ze. Hij leidt de discussies, geeft het woord en neemt het af, zorgt voor orde tijdens de zittingen en ziet toe op de naleving van het huishoudelijk reglement.
Als de voorzitter verhinderd is, worden de krachtens dit artikel aan hem toegekende voorrechten uitgeoefend door de voorzitter van de zitting.
De voorzitter van de zitting is het hiertoe door de voorzitter aangewezen lid van de Dienst.
De voorzitter en de voorzitter van de zitting nemen geen deel aan de beraadslaging.
Artikel 9
Het secretariaat van de Gebruikersraad wordt waargenomen door de directie Facility van het departement Algemene Diensten van de Dienst.
Het secretariaat maakt de agenda op en deelt de documenten mee. Zij zorgt voor de logistieke aspecten van de zittingen.
Het secretariaat stelt de notulen op. De notulen geven een kort verslag van de beraadslagingen weer en gelden als advies.
De notulen worden per e-mail naar de vertegenwoordigers van de administraties en coördinatoren verstuurd ten laatste 5 werkdagen na de zitting.
Bij gebrek aan opmerkingen binnen de 2 werkdagen na de verzending per e-mail van de notulen, worden deze als goedgekeurd beschouwd.
Artikel 10
De aan de Gebruikersraad voorgelegde documenten, de beraadslagingen en de notulen zijn vertrouwelijk.
Artikel 11
De voorzitter van de Gebruikersraad, of in diens afwezigheid, het hiertoe door hem aangewezen lid van de Dienst, kan wegens de technische aard van de agenda en de behandelde vragen, voor de zittingen van de Gebruikersraad, interne of externe experten van de Dienst oproepen.
Deze experten worden opgeroepen overeenkomstig de regels voorzien in artikel 3 van dit huishoudelijk reglement.
Deze experten zijn enkel aanwezig op de zitting bij de bespreking van het agendapunt waarvoor ze opgeroepen worden.
De leidend ambtenaar en de adjunct-leidend ambtenaar van de Dienst mogen aan de zittingen deelnemen.
Deze experten en de (adjunct-)leidend ambtenaar van de Dienst nemen geen deel aan de beraadslaging.
HOOFDSTUK 5 - STROMEN
Artikel 12
Van zodra de notulen van de zitting worden goedgekeurd, worden zij als advies meegedeeld aan het Algemeen Beheerscomité van de Dienst.
Als de Gebruikersraad in gebreke blijft, mag het Algemeen Beheerscomité van de Dienst zich uitspreken zonder te wachten op zijn advies.
HOOFDSTUK 6 - INWERKINGTREDING EN WIJZIGINGEN
Artikel 13
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag dat het Algemeen Beheerscomité van de Dienst het goedkeurt.
Artikel 14
Als de Gebruikersraad het nodig acht of op verzoek van om het even welke vertegenwoordiger kan het huishoudelijk reglement geheel of gedeeltelijk gewijzigd worden.
Een wijziging heeft pas uitwerking na goedkeuring door het Algemeen Beheerscomité van de Dienst.