Huishoudelijk reglement van de expertencommissie in mobiliteitshulpmiddelen

HOOFDSTUK 1: ZITTINGEN

Art. 1

De commissie vergadert op de zetel van de Dienst of via een verbinding op afstand die voldoende garanties biedt op het gebied van veiligheid en vertrouwelijkheid en die voldoet aan de voorwaarden van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna "de regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens" genoemd) en de aanbevelingen van de verantwoordelijke informatieveiligheid van de Dienst (hierna "de DPO" genoemd).

In principe vergadert de commissie een keer per maand op een vaste dag, behalve in de maand augustus, echter met inachtneming van de onderstaande nadere regels.

Onverminderd het tweede lid, kan het aantal vergaderingen worden verhoogd, met name voor de behandeling van een dossier bedoeld in artikel 27/1, § 2, eerste lid, 1°, a), van de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag (hierna "de ordonnantie" genoemd ), en wanneer dit vereist is voor de uitvoering van de opdrachten van de commissie, of kan het aantal worden verminderd.

Art. 2

De leden worden voor vergaderingen uitgenodigd via een elektronische uitnodiging die vijf werkdagen voor de vergadering wordt verstuurd.

Art. 3

Wanneer, overeenkomstig artikel 23, § 3, tweede lid, van de ordonnantie, om aangelegenheden van gemeenschappelijk belang te regelen, gezamenlijke vergaderingen worden georganiseerd met het Multidisciplinair College of een of meer technische commissies of een andere expertencommissie bedoeld in de artikelen 23/1 tot en met 27/0/1 van de voornoemde ordonnantie, worden deze vergaderingen bijeengeroepen en georganiseerd volgens de regels van hun respectieve huishoudelijke reglementen.

Art. 4

Verzoeken om punten op de agenda van een vergadering te plaatsen moeten ten minste acht werkdagen voor de betrokken vergadering worden meegedeeld door de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen, het Multidisciplinair College, de paritaire of adviserende commissie "Personen met een handicap" of de expertencommissie in individuele hulpmiddelen.

De agenda wordt opgesteld door de voorzitter, in samenspraak met de secretaris, bedoeld in de artikelen 15 en 16, en eventueel met de personeelsleden van de Dienst die de organen voorzitten die overeenkomstig het eerste lid om de opneming van punten hebben verzocht.

De agenda voorziet in de mogelijkheid om varia te onderzoeken.

De agenda en alle documenten die er betrekking op hebben worden ten minste vijf werkdagen voor de datum van de vergadering aan de leden bezorgd.

De in het tweede lid bedoelde termijn kan worden ingekort als de behandeling van een dossier bedoeld in artikel 27/1, § 2, eerste lid, 1°, a), van de ordonnantie dit vereist.

HOOFDSTUK 2: BERAADSLAGINGEN EN GOEDKEURING VAN TECHNISCHE ADVIEZEN

Art. 5

De quorums en meerderheden worden naar boven afgerond bij een decimaal getal vanaf 0,5.

Art. 6

Voor de toepassing van dit hoofdstuk en in geval van onbekwaamheid van de leden die zijn aangewezen in de artikelen 6 en 7 van de beslissing van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen, kunnen zij zich laten vervangen door een andere persoon van dezelfde organisatie.

Om te voldoen aan de regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, moeten de leden uiterlijk de dag vóór de vergadering waarvoor de vervanging moet plaatsvinden de naam van de persoon meedelen die hen daadwerkelijk zal vervangen.

Art. 7

De commissie kan slechts geldig technische adviezen uitbrengen indien ten minste de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is in de groep van de Brusselse verzekeringsinstellingen enerzijds en in de groep van de orthopedisch technologen in mobiliteitshulpmiddelen anderzijds.

Elk lid kan een volmacht krijgen van een ander lid van dezelfde groep.

Een aanwezigheidslijst bijgehouden door de secretaris, geeft aan dat het quorum bereikt is en vermeldt de volmachten bedoeld in het tweede lid.

Art. 8

Voor de toepassing van artikel 9, tweede en derde lid:

- zijn de Brusselse verzekeringsinstellingen stemgerechtigd;

- zijn, in de groep van de experten, enkel de orthopedisch technologen in mobiliteitshulpmiddelen stemgerechtigd. De andere leden hebben een raadgevende stem.

De waarnemers bedoeld in artikel 8 van de beslissing van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen van 27 maart 2024 zijn niet stemgerechtigd en hebben ook geen raadgevende stem.

Art. 9

De technische adviezen van de commissie worden in principe bij consensus goedgekeurd.

Als minstens één van de leden een stemming vraagt of als de voorzitter geen consensus vaststelt, worden deze technische adviezen goedgekeurd met absolute meerderheid van stemmen, inclusief eventuele volmachten, van de aanwezige of vertegenwoordigde leden in de groep van de Brusselse verzekeringsinstellingen enerzijds en in de groep van de orthopedisch technologen in mobiliteitshulpmiddelen anderzijds.

De onthoudingen worden meegeteld in het aantal aanwezige leden; er wordt geen rekening mee gehouden om de meerderheid van de stemmen te bepalen.

Als het vereiste quorum is bereikt, maar er geen meerderheid zoals bedoeld in het tweede lid is, kan de beslissing worden uitgesteld tot de volgende vergadering of plaatsvinden via een elektronische stemming overeenkomstig artikel 11. De redenen voor het ontbreken van een meerderheid worden in de notulen vermeld.

Wanneer de termijnen het niet toelaten, is het vierde lid niet van toepassing wanneer de commissie een dossier behandelt zoals bedoeld in artikel 27/1, § 2, eerste lid, 1°, a), van de ordonnantie.

Art. 10

Als er tijdens een vergadering wordt gestemd, worden de adviezen en beslissingen goedgekeurd met handopsteking of op een andere manier die het mogelijk maakt om met zekerheid zijn wil kenbaar te maken, of met geheime stemming als een lid dat vraagt.

Art. 11

De voorzitter kan beslissen een elektronische stemming te houden over een agendapunt in een van de volgende gevallen:

- het quorum werd niet bereikt tijdens de vergadering;

- het agendapunt kon niet of niet volledig worden behandeld;

- de commissie verzoekt er unaniem om;

- bij dringende gevallen vastgesteld door de voorzitter en de secretaris, wanneer de commissie niet tijdig kan vergaderen;

- voor beslissingen door het Multidisciplinair College over de dossiers bedoeld in artikel 27/1, § 2, eerste lid, 1°, a), van de ordonnantie, als het dossier niet op de volgende vergadering kan worden behandeld.

De stemming wordt dan via elektronische weg gehouden. De leden stemmen via email als antwoord binnen de door de vraag om elektronische beraadslaging vastgestelde termijn. Bij gebrek aan antwoord binnen de vastgestelde termijn, wordt het betrokken lid geacht een geldige stem voor te hebben uitgebracht.

Deze stemming is geldig onder dezelfde omstandigheden als die in hoofdstuk 2.

Het secretariaat deelt het resultaat van de stemming aan de voorzitter mee en mailt het vervolgens naar de leden.

Dit resultaat wordt vermeld in de notulen van een latere vergadering van de commissie.

Art. 12

Elk lid dat, ongeacht zijn hoedanigheid, de vergaderingen bijwoont en zich met betrekking tot een agendapunt van de commissie in een van de volgende twee situaties bevindt:

1° rechtstreeks een professioneel of persoonlijk belang of een belang van vermogensrechtelijke aard hebben

2° de echtgeno(o)t(e) of samenwonende partner, bloed- of aanverwante zijn van een persoon die betrokken is bij een dossier dat wordt voorgelegd voor beraadslaging

moet dit meedelen aan de andere leden van de commissie. Hij mag niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de stemming over deze punten en hij verlaat de vergadering op die momenten.

De leden die betrokken zijn bij de indiening van aanvragen om inschrijving op de lijst van de producten die voor terugbetaling in aanmerking komen, verlaten de vergadering, als aanvragen van de betrokken fabrikant(en) worden behandeld.

HOOFDSTUK 3: ORGANISATIE

Art. 13

Documenten die geen gevoelige persoonsgegevens bevatten, zoals agenda's, nota's en verslagen van vergaderingen, worden via de toepassing BOS naar de leden gestuurd (en, indien nodig, naar alle personen die de vergaderingen bijwonen).

De documenten die gevoelige persoonsgegevens bevatten (dossiers bedoeld in artikel 27/1, § 2, eerste lid, 1°, a), van de ordonnantie), worden aan de leden (en indien nodig aan alle personen die de vergaderingen bijwonen) bezorgd via de toepassing Tresorit (of in een beveiligd elektronisch formaat volgens de voorwaarden die zijn bepaald door de regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens en na overleg met de DPO).

Art. 14

Het tijdens de vergadering goedgekeurde technisch advies wordt in voorkomend geval rechtstreeks bezorgd:

- aan de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen;

- aan het Multidisciplinair College, dat het vervolgens, naargelang het geval, op de agenda van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen plaatst;

- aan de paritaire of adviserende commissie "Personen met een handicap", dat het vervolgens op de agenda van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen plaatst.

De technische adviezen van de commissie:

- vermelden dat het quorum werd bereikt;

- moeten voldoende worden gerechtvaardigd.

Art. 15

De commissie wordt voorgezeten door een lid dat tot het personeel van de Dienst behoort.

De voorzitter opent de vergaderingen, schort ze op en sluit ze. Hij leidt de discussies, geeft het woord en neemt het af, zorgt voor orde tijdens de vergaderingen en ziet toe op de naleving van het huishoudelijk reglement.

Wanneer de voorzitter verhinderd is, worden de prerogatieven die hem bij dit huishoudelijk reglement worden toegekend, uitgeoefend door de vergaderingsvoorzitter, een personeelslid van de Dienst, aangewezen door de verhinderde voorzitter of, bij gebreke, op de vergadering zelf.

Het personeel van de Dienst neemt niet deel aan de stemming.

Art. 16

De secretaris maakt deel uit van het personeel van de Dienst. Hij is verantwoordelijk voor de agenda en de notulen en stelt die op. Hij bereidt ook de dossiers voor de punten voor die op de agenda van de vergadering van de commissie staan.

De notulen bevatten ten minste een kort verslag van de debatten, de resultaten van de beraadslagingen en stemmingen, en de aanwezigheidslijst zoals bedoeld in artikel 7, derde lid, waaruit blijkt dat het quorum bereikt werd. Ze vermelden ook de opmerkingen, als een lid erom verzoekt, en afwijkende meningen.

De notulen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de commissie tijdens de volgende vergadering.

Elk lid kan opmerkingen formuleren in verband met de tekst van de notulen. Als de opmerking door de commissie wordt aanvaard, vermeldt de secretaris die in de notulen van de vergadering waarin de opmerking werd gemaakt.

Art. 17

De andere experten van buiten de commissie, bedoeld in artikel 9 van de beslissing van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen van 27 maart 2024, die eventueel worden geraadpleegd, zijn niet stemgerechtigd.

Zij mogen niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de stemming en verlaten de vergadering op die momenten.

Het kan met name gaan om een bijzonder bevoegde persoon van de Brusselse verzekeringsinstelling die betrokken is bij de behandeling van een dossier bedoeld in artikel 27/1, § 2, eerste lid, 1°, a), van de ordonnantie, voor de voorstelling en toelichting van dat dossier, of een lid van een ander advies- of besluitvormingsorgaan van de Dienst, voor dezelfde doeleinden.

De Dienst kan experten van buiten de commissie voorstellen.

De andere experten van buiten de commissie worden aangewezen volgens de nadere regels in hoofdstuk 2.

HOOFDSTUK 5 : VERTROUWELIJKHEID

Art. 18

De aan de leden van de commissie en de personen die de vergaderingen bijwonen, voorgelegde agenda, documenten en notulen zijn vertrouwelijk.

Hetzelfde geldt voor beraadslagingen en inlichtingen waarvan ze tijdens de vergadering van de Commissie kennis nemen.